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Caisses enregistreuses et TPV : guide d’achat 2018

D’un point de vue purement pratique, une caisse, c’est d’abord le premier et souvent le seul équipement bureautique qu’un commerçant utilisera pour son activité, quelle qu’elle soit.

Mais c’est aussi bien plus qu’un accessoire : c’est le symbole de l’activité, un outil que chaque gérant de commerce, chaque jour, passera de longs moments à disséquer pour en étudier les rapports.

Enfin, une caisse, c’est aujourd’hui bien plus qu’une solution d’encaissement. La popularisation du terme de « terminal de point de vente » est en effet tout sauf un habillage marketing : les modèles récents regorgent de fonctionnalités les transformant en véritables outils de gestion commerciale.

Or malgré le caractère indispensable de cet équipement, les commerçants restent parfois très mal informés des critères leur permettant de choisir la caisse la plus adaptée à leurs besoins. Ironiquement, au moment de passer à la caisse, ils ont souvent des difficultés à évaluer le budget nécessaire pour s’équiper.

La présentation du marché des caisses enregistreuses en 2018 dans ce guide permet de réaliser pourquoi s’équiper d’un modèle moderne est aujourd’hui essentiel pour chaque commerçant :

-        Ils sont devenus de véritables terminaux de point de vente, qui peuvent prendre de multiples formes pour s’adapter aux besoins des commerçants,

-        Ils ne sont plus de simples solutions d’encaissement, mais proposent un grand nombre de fonctionnalités avancées utiles pour la gestion d’un commerce,

-        Ils assurent une conformité avec les exigences légales promulguées en janvier 2018.

 

Bien choisir sa caisse automatique suppose alors :

-        De bien maîtriser un certain nombre de critères à rapprocher de l’analyse de ses besoins,

-        D’avoir une idée suffisamment précise des prix à l’achat,

-        Et de comparer ces prix aux solutions alternatives pour s’équiper, représentées par les formules de location de caisse enregistreuse.

Pourquoi s’équiper d’une caisse enregistreuse moderne ?

Sous différentes formes, les caisses enregistreuses professionnelles modernes sont devenues de véritables terminaux de points de vente, avec un grand nombre de fonctionnalités avancées. Aussi et surtout, elles sont conformes aux nouvelles obligations légales.

Parce que les caisses enregistreuses sont devenues de véritables terminaux de point de vente

A mesure que les attentes des clients, la diversité des moyens de paiement et les technologies en tant que telles ont progressé, les caisses ont évolué, devenant de véritables terminaux de point de vente (ou TPV).

Cette évolution implique une diversification des modèles de caisses, non seulement selon leurs fonctionnalités, mais aussi selon leur format.

Pour établir des distinctions de base, les caisses actuelles peuvent être classées en trois catégories :

-        Les caisses numériques, modèles plus basiques et plus anciens, guère plus évoluées que des calculatrices auxquelles ont aurait ajouté un tiroir et une imprimante,

-        Les caisses alphanumériques, qui prennent en charge différents taux de taxes, remises, et listes de produits enregistrées,

-        Les terminaux de point de vente à proprement parler, qui fonctionnent avec un logiciel de caisse, et dont les possibilités et fonctionnalités sont déterminées par la richesse de ce logiciel.

 

Les multiples fonctionnalités permises par ces nouvelles caisses, associées aux périphériques et accessoires requis pour utiliser ces fonctionnalités, ont un impact sur le format de ces terminaux.

Les caisses modernes peuvent ainsi être :

-        Des solutions modulaires, composées uniquement d’une unité centrale à laquelle il faut connecter des périphériques (écran, imprimante, lecteur de carte...). Ces modèles bénéficient d’une grande évolutivité, de nombreuses connexions possibles et d’une grande capacité d'adaptation au point de vente ;

-        Des solutions semi-intégrées, qui réunissent (au choix) écran, unité centrale, imprimante, tiroir… Ces modèles sont un peu plus encombrants mais aussi plus simples à prendre en main ;

-        Des solutions intégrées ou « tout-en-un », l’unité centrale et l’écran ne faisant qu’un, et intégrant souvent également l’imprimante et un lecteur de carte. C’est la solution la moins évolutive, la plus pratique et la plus chère.

Que la solution soit intégrée ou modulaire, le commerçant peut choisir pour la saisie un modèle à clavier ou une caisse tactile, ergonomique et intuitive.

Parce qu’elles ne servent plus seulement qu’à encaisser

L’avènement des TPV et des logiciels dédiés a permis de considérablement élargir les fonctionnalités traditionnelles.

Un bon modèle de caisse moderne ne sert donc plus uniquement à encaisser, mais aussi à gérer :

-        Les différents moyens de paiement comme les cartes bleues du monde entier grâce aux terminaux de paiement électroniques,

-        Les moyens de paiement traditionnels de façon sécurisée et autonome avec les monnayeurs automatiques,

-        Les programmes de fidélité et les différents bons présentés par les clients, grâce aux lecteurs de codes barres ou de codes QR ou de cartes de fidélités,

-        Certains programmes marketing, en bénéficiant des possibilités offertes par les tickets intelligents, qui deviennent d’excellents supports pour toute campagne promotionnelle, au bénéfice du commerçant ou de tiers partenaires,

-        L’approvisionnement, en renseignant l’opérateur en temps réel sur les stocks disponibles, certains modèles permettant même d’effectuer des commandes,

-        Les recettes et les commandes en cuisine pour les restaurants par exemple (consulter notre article sur le choix d'une caisse enregistreuse restaurant),

-        Les salles complexes avec les plans de table, et les affectations des commandes à des serveurs spécifiques,

-        D’une façon plus générale, le personnel et la division des tâches,

-        Les commandes en ligne et les livraisons, en plus des commandes sur site,

-        Toute une série de rapports d’activité et pré-comptables génériques ou personnalisés, qui peuvent être suivis en temps réel,

 

Enfin et surtout, le logiciel dédié peut être spécifiquement destiné à telle ou telle activité commerciale, adaptant ainsi tous ces avantages aux besoins spécifiques de métiers comme la restauration, l’hôtellerie, le commerce alimentaire etc.

Grâce à ces fonctionnalités, le commerçant est en mesure de profiter :

-        D’une attente réduite aux caisses,

-        D’une meilleure relation client et une meilleure satisfaction client,

-        D’une meilleure productivité.

Parce qu’un commerçant déjà équipé doit se mettre à jour des nouvelles obligations légales

Il faut savoir que les caisses automatiques sont désormais visées par une législation entrée en vigueur le 1er janvier 2018 en France, spécifiant un certain nombre de garanties techniques contre la fraude fiscale et plus particulièrement la fraude à la TVA.

Ces garanties, détaillées dans la norme pour caisses enregistreuses NF525, visent à assurer :

-        L’inaltérabilité des comptes,

-        Leur sécurisation,

-        Leur bonne conservation,

-        Leur bon archivage.

 

Concrètement, le fabricant de la caisse ou son revendeur doit avoir obtenu auprès d’un organisme indépendant un certificat attestant de la conformité du modèle, et le commerçant doit être en mesure de fournir ce certificat à l’administration lors de tout contrôle.

Si le matériel est trop ancien et donc non conforme et que le commerçant soumis à la TVA ne peut produire une telle attestation, le commerçant peut être obligé de payer une amende allant jusqu’à 7 500 euros – donc bien plus cher qu’une nouvelle caisse !

 TPV

Comment choisir son terminal de point de vente ?

Le choix d’une caisse est donc rendu délicat par les différents types et modèles de caisses. En étudiant soigneusement ses besoins et en les évaluant à l’aune d’un certain nombre de critères simples, un commerçant est en mesure de faire une sélection éclairée. Encore faut-il que le modèle soit compatible avec son budget. Si alors l’achat apparaît comme une solution trop ambitieuse à court terme, il faut savoir que différentes formules de location existent, qui peuvent s’avérer intéressantes.

Les critères de choix

Plusieurs critères permettent au commerçant de ne pas être totalement perdu au milieu de la jungle des différents modèles de caisse au moment de faire son choix.

Ainsi, il gagnera à faire tout particulièrement attention :

-        A l’ergonomie du matériel, un facteur d’autant plus important qu’un grand nombre d’opérateurs peuvent être amenés à utiliser le matériel pendant sa durée de vie, qui devront pouvoir se familiariser rapidement avec son utilisation ;

-        La présence d’une formation gratuite dans le package à l’utilisation de la caisse étant définitivement un plus, tout comme l’installation et le paramétrage ;

-        De même qu’une éventuelle période d’essai sans engagement du matériel ;

-        A ce que sur la période d’utilisation normale, un service facilement joignable de maintenance et de dépannage soit disponible ;

-        A ce que les mises à jour du logiciel soient comprises ;

-        A ce que les fonctionnalités de reporting correspondent à ses besoins ;

-        De même que les fonctionnalités de gestion de la relation client, qui doivent idéalement correspondre aux programmes de fidélité déjà mis en place par le commerçant, surtout s’ils consistent en chèques cadeaux ou en cartes de fidélité ;

-        Surtout, à ce que le matériel soit suffisamment évolutif, à la fois sur le plan du « hardware » (connexions pour extensions) que du « software » (mises à jour logicielles).

Les prix à l’achat des caisses enregistreuses

Le commerçant qui envisage de faire l’acquisition d’une caisse moderne doit bien garder à l’esprit le fait que son budget devra prendre en compte non seulement le prix de la caisse, mais aussi celui de tous les accessoires et celui des services liés à l’utilisation de la caisse.

Pour ce qui concerne le prix de la caisse elle-même, les ordres de grandeur suivants peuvent être évoqués comme exemples, selon le type de caisse :

Caisse numérique 

A partir de 100 euros

Caisse alphanumérique

Entre 400 et 700 euros

Caisse modulaire

Entre 500 et 2 000 € pour l’unité centrale seule

Caisse semi-intégrée (écran + clavier + unité centrale) 

A partir de 600 euros

Caisse intégrées complètes 

A partir de 2 000 euros

Caisse enregistreuse tactile 

Entre 800 et 5 000 euros

 

Au prix du TPV, il faudra donc également ajouter celui des accessoires, selon les besoins :

-        Imprimante à tickets de caisse : à partir de 140 euros sans les consommables,

-        Tiroir-caisse : à partir de 60 euros,

-        Lecteur de codes-barres : à partir de 75 euros,

-        Terminal de paiement électronique ou lecteur de carte bancaires : à partir de 400 euros,

-        Balance : à partir de 190 euros,

-        Logiciel de caisse pour caisse enregistreuse : entre 200 à 600 euros, voire plus.

 

Si ces prix laissent entrevoir un budget hors d’atteinte pour certains commerçants, il est essentiel de savoir que chacun de ces outils peut être acheté d’occasion : le marché bureautique interentreprises et en pleine croissance.

De plus, de nouveaux acteurs en ligne on fait leur apparition, qui proposent des solutions « intelligentes », souvent basées sur l’équipement matériel et logiciel d’une simple tablette iOS ou Android, qui vendent leur matériel propriétaire à des tarifs extrêmement intéressants. La rémunération du fournisseur se fait alors souvent par des commissions sur chaque transaction.

Pour les services, il faudra enfin ajouter :

-        Un service de maintenance et de réparation : les abonnements coûtent en général entre 100 et 200 euros par mois,

-        Les frais de connexion pour l’utilisation d’un TPE : simple abonnement ADSL ou mobile selon la technologie utilisée,

-        Pour l’utilisation d’un TPE également, les frais bancaires, inévitablement prélevés par la banque du commerçant, souvent en pourcentage des transactions réalisées.

L’option de la location

Une autre solution pour minimiser l’investissement initial est évidemment la location du matériel. C’est même parfois de très loin la solution préférée pour certains outils, comme les terminaux de paiement électroniques.

Tout ou partie du matériel peut être loué sur des durées variables, généralement sur deux ou trois ans, mais parfois sur une base mensuelle, hebdomadaire ou même pour un week-end pour les activités très saisonnières.

Les tarifs de ces locations sont en général proportionnellement de plus en plus élevés à mesure que la durée de location est réduite.

Ainsi, une solution de TPV complète pourra coûter 70 euros par mois dans le cadre d’un contrat sur 4 ans… comme 150 euros pour un contrat couvrant seulement un week-end.

La différence avec l’investissement total représenté par l’achat de matériel neuf doit donc être attentivement étudiée, d’autant que les financements bancaires sont possibles, et peuvent souvent revenir moins cher que la location auprès d’un distributeur spécialisé.

Dans tous les cas, la location apportera plusieurs avantages :

-        La maintenance et les interventions techniques sont comprises,

-        Tout comme, généralement, l’installation et le paramétrage,

-        Le matériel est remplacé en cas de défaillance,

-        Il est possible de changer de caisse en cours de contrat pour un modèle plus évolué ou plus adapté à ses besoins. 

Les terminaux de paiement électroniques

Les TPE sont des lecteurs de cartes bancaires mais quel est leur fonctionnement et comment les choisir ?

Fixe ou portable ?

  • TPE fixe : Les terminaux de paiement fixes sont connectés à une prise électrique. Ils ne peuvent donc pas être déplacés à l’intérieur d’un magasin et sont déconseillés si vous avez besoin de mobilité.
  • TPE mobile : A infrarouge (en contact avec le socle) ou radio (communication à distance avec la base) les terminaux mobiles permettent d’encaisser le client n’importe où dans le point de vente et même à l’extérieur.

Quel mode de connexion ?

Technologie RTC

- Mode de connexion : Ligne téléphonique classique

- Délai d'autorisation : 30 secondes 

- Type de facturation : Facture téléphonique de l’opérateur

- Points forts / points faibles : Peu adapté à une utilisation fréquente (puisque facturation à la communication). Abonnement téléphonique obligatoire

- Fixe ou mobile ? Plutôt pour les activités ne nécessitant pas de déplacement

Technologie IP

- Mode de connexion : Connexion internet ADSL

- Délai d'autorisation : 2 à 5 secondes

- Type de facturation : Abonnement passerelle monétique

- Points forts / points faibles : Plus économique en cas de transactions bancaires nombreuses.

- Fixe ou mobile ? A la fois fixe et mobile

Technologie GPRS

- Mode de connexion : Réseau mobile du point de vente (carte Sim)

- Délai d'autorisation : 7 secondes

- Type de facturation : Forfait au volume de données (2 Mo en général)

- Points forts / points faibles : Système rapide. Coûts de communication inclus dans le forfait.

- Fixe ou mobile ? Utile pour les activités mobiles.

Louer ou acheter ? 

La location du TPE (plébiscitée par plus de 80 % des utilisateurs) :

  • plus souple,
  • ponctuelle ou annuelle (contrat de 4 ans en général),
  • maintenance comprise.
  • remplacement du matériel en cas de défaillance,
  • attention, nombre de transactions limité. Passé un certain seuil, une demande d’autorisation auprès de la banque est nécessaire.

L’achat du TPE :

  • investissement de 400 € minimum.
  • prévoir un contrat de maintenance en plus (à partir de 120 €/mois).
  • risque d’indisponibilité du matériel en cas de panne.
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