Guide pratique des caisses enregistreuses : installation et paramétrage

Installation d’une caisse enregistreuse

La caisse enregistreuse fait aujourd’hui partie des équipements indispensables pour les commerçants. Toutefois, son utilisation ne date pas d’hier ! La première caisse enregistreuse fut créée en 1880 par James Ritty, le gérant d’un saloon à Dayton dans l’Ohio. Au début mécanique, la caisse enregistreuse a traversé les époques. C’est en 1985 lança sa première caisse électronique basée sur PC. L’année suivante, Gene Mosher lança sur le marché la première caisse composée d’une interface tactile. Les modèles actuels s’inscrivent dans la continuité de ces innovations.

Aujourd’hui pour la plupart des caisses sont tactiles et certains systèmes proposent même des interfaces sur mobiles ou tablettes. Il faut dire que les fonctionnalités ont bien évolués.
La caisse enregistreuse permet certes d’encaisser les paiements des clients, mais pas que !

Elle permet notamment de contrôler facilement les stocks, grâce à un suivi des transactions en temps réel. Il est également possible de recueillir des statistiques sur la productivité de chaque employé et y intégrer un système de pointage pour simplifier la gestion du temps de travail.

Depuis le 1er janvier 2018, la loi impose aux commerçants d’utiliser un système de caisse certifié LNE ou NF525. L’objectif de cette mesure est de lutter contre la fraude à la TVA, en rendant impossible l’annulation de l’historique des transactions.

L’installation d’une caisse enregistreuse doit donc être prise très au sérieux. Il y a beaucoup de choses à prendre en compte, tant au niveau législatif, que fiscal ou fiscal. Suivre le manuel d’installation n’est pas toujours suffisant. La partie sur le paramétrage du paiement par carte est notamment une étape ardue. C’est pourquoi si vous n’êtes pas spécialiste en programmation informatique, il est préférable de faire appel à un professionnel. Au-delà de la brancher, le prestataire se chargera de paramétrer et personnaliser l’ensemble des fonctionnalités. Il vous apportera également de nombreux conseils d’utilisation et saura choisir le meilleur endroit pour installer votre caisse.

Bon à savoir : si vous faites appel à un professionnel pour l’installation de votre caisse, sachez qu’il peut également se charger du branchement des appareils périphériques (tiroir-caisse, afficheur client, lecteur code barre, imprimante, etc.).

Notre conseil : pour connaître les tarifs, n’hésitez pas à contacter plusieurs prestataires.
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Paramétrage d’une caisse enregistreuse

Le paramétrage d’une caisse enregistreuse peut se faire par un professionnel ou par le commerçant lui-même. La plupart des commerces n’utilisent que peu de fonctionnalités, par manque de temps ou de formation. Il faut dire qu’au-delà de la caisse en elle-même, il faut parfois paramétrer d’autres systèmes, comme les imprimantes, les balances ou les terminaux de paiement. Autant d’étapes susceptibles de retarder la mise en service de votre caisse.

Parallèlement à cela, les nouvelles caisses tactiles proposent un large panel d’options personnalisables (tableaux de bord, rapports d'activité, suivi des stocks en temps réel, gestion du personnel…). Il serait donc dommage de ne pas en profiter par manque de temps !

Pour vous aider à paramétrer votre caisse, sachez que de nombreux organismes proposent des formations. Ces dernières ont pour thématiques la maîtrise des commandes de base et du logiciel, l’utilisation spécifique selon le type d’activité ou encore l’optimisation des méthodes de travail. Alors pourquoi s’en priver ?

Bon à savoir : les formations sont rarement gratuites. Toutefois, le budget alloué peut être en partie récupéré, au titre de votre activité professionnelle et budget formation, selon votre statut.

Comment utiliser une caisse enregistreuse ?

Votre caisse enregistreuse est installée ? Il faut maintenant passer à la phase de découverte. Pour savoir comment utiliser votre caisse, référez-vous au manuel ou posez vos questions au prestataire. En effet, tous les systèmes ne s’utilisent pas de la même manière. Tout dépend du modèle, mais également du type de caisse. Évidemment, une caisse tactile est bien plus facile à manier qu’une caisse électronique traditionnelle.

Grâce à elle, vous pourrez obtenir des statistiques journalières, hebdomadaires, mensuelles et annuelles sur l’activité globale de votre entreprise. Comme le système enregistre automatiquement les dépenses, les revenus, le calcul des marges, les taxes, tout comme les stratégies de remises se font facilement. Son menu personnalisable est conçu pour être intuitif, afin d’améliorer la productivité des employés. L’interface peut également vous faire gagner du temps lors de la formation de nouveaux employés.

Enfin, certains modèles permettent de recueillir des statistiques sur la productivité de chaque employé, en y intégrant un système de pointage qui facilitera la gestion du temps de travail.

Maintenance d’une caisse enregistreuse

La plupart du temps, la maintenance d’une caisse enregistreuse se fait par le fournisseur lui-même. C’est surtout le cas si vous optez pour la location. Les mensualités englobent le plus souvent les frais liés à une maintenance régulière de l’appareil. En cas d’achat, tout dépend de votre contrat. Généralement, le prestataire propose un forfait global comprenant le prix d’achat, l’installation, le paramétrage et la maintenance. Toutefois, la maintenance peut également être en option. Dans ce cas, vous devrez soit revenir vers votre fournisseur le moment venu. Certaines sociétés sont également spécialisées dans les interventions de maintenance. Seul bémol, elles ne sont pas toujours habilitées à intervenir sur l’ensemble des marques.

En d’autres termes, il est préférable de faire effectuer la maintenance de votre caisse par la société qui vous l’a vendu. Les mises à jour seront plus régulières et mieux effectuées.

Bon à savoir : dans tous les cas, ne vous lancez pas seul dans la maintenance de votre caisse. Vous risqueriez de faire des erreurs ou encore de dérégler la caisse.