Le respect du cadre juridique de la caisse enregistreuse est important, notamment en cas de contrôle. Voici quelques pistes pour mieux connaître et mieux comprendre ce cadre juridique bien spécifique.
Cadre juridique de la caisse enregistreuse : pourquoi ?
En offrant un cadre juridique à la caisse enregistreuse, l’État s’assure que les commerçants tiennent une comptabilité claire et juste. Avec le développement des systèmes d’enregistrement informatisés, les contrôles ont en effet évolué : le cadre juridique permet d’éviter les fraudes et de simplifier les vérifications. Grâce à un cadre juridique précis applicable à la caisse enregistreuse, le commerçant est mieux informé de la marche à suivre pour tenir une comptabilité dans les règles.
Les obligations de l’entreprise
Bien que les chefs d’entreprise restent libres de choisir le système d’information et de comptabilité qui leur conviennent, ils doivent toutefois respecter le cadre juridique mis en place pour la caisse enregistreuse. Parmi les obligations qui incombent aux entreprises figurent notamment :
• L’obligation de garder toutes les données générées par ce système si elles sont pertinentes d’un point de vue fiscal ;
• L’obligation pour le responsable de l’entreprise de vérifier que la comptabilité est tenue sous une forme qui permet la vérification des données dans un délai raisonnable ;
• L’obligation d’autoriser la conversion sur papier des données traitées de façon numérique.
Par ailleurs, les contrôleurs fiscaux exigent des entreprises qu’elles :
• Conservent électroniquement les données détaillées de chaque transaction ;
• Assurent la tenue de registres comptables détaillés et pouvant être mis à la disposition des contrôleurs ;
• Adoptent des mesures efficaces pour éviter que les données s’abîment.
A noter : les données présentées lors d’un contrôle doivent refléter avec exactitude toutes les ventes effectuées.
Durée de conservation des documents
Les différentes pièces comptables d’une entreprise (registre comptable, factures, etc.) doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice. Les documents fiscaux, notamment ceux précisant la TVA, doivent quant à eux être consultables pendant 6 ans à partir de la dernière opération mentionnée sur le document.
Bon à savoir : ces durées de conservation correspondent aux délais dont dispose l’administration pour réaliser des contrôles auprès des entreprises.