Terminal de point de vente : les différents modèles et leur fonctionnement​

Il fut un temps où les caisses ne servaient qu’à encaisser, avec cette petite musique caractéristique qui a fait la gloire des Pink Floyd avec leur tube Money. Certes, quelques modèles modernes permettaient d’enregistrer la recette sur une très longue période, de calculer diverses taxes, voire d’incorporer certains tarifs spéciaux et de prendre en charge plusieurs vendeurs différents.

Mais ça, c’était avant que la caisse enregistreuse se transforme en Terminal Point de Vente. Car cette nouvelle appellation n’est pas une simple reformulation marketing. Les « TPV » sont en effet bien plus qu’une caisse : ce sont de véritables outils de gestion commerciale à destination des magasins.

Mais qu’est ce que ces terminaux apportent vraiment ? Comment se distinguent-ils des caisses enregistreuses ? Comment les choisir ?

Afin de pouvoir répondre à ces questions, il est essentiel de comprendre le fonctionnement des terminaux de points de vente et de connaître leurs différents types.

Fonctionnement et avantages d’un terminal de point de vente

Les principaux critères permettant de guider son choix concernent la technologie d’impression, la résolution et la vitesse d’impression, les interfaces et connexions, et pour les modèles multifonctions, les caractéristiques du scanner au premier rang desquelles sa résolution.

Voici comment évaluer ces critères.

Fonctionnement d’un terminal de point de vente

Le terminal de point de vente (TPV) également appelé PoS ou « Point of Sale » en anglais, regroupe des configurations matérielles et logicielles d’encaissement, pouvant intégrer des fonctions de gestion commerciale. Une génération qui marque une telle révolution par rapport à la précédente qu’il est possible de se demander s’il s’agit toujours d’une caisse enregistreuse…

Tout d’abord, elle n’en a plus vraiment la forme.

Un terminal point de vente peut être constitué d’un ordinateur ou d’une unité intégrée, avec des périphériques optionnels. La présence d’un tiroir-caisse, d’un terminal de paiement ou d’un lecteur de codes-barres n’est pas systématiquement obligatoire… bref, c’est un peu une caisse en kit.

Mais un kit qui fait beaucoup plus de choses qu’une simple caisse.

En effet, relié à un système informatique, il bénéficie de toute une gamme de fonctionnalités de gestion commerciale.

Dans leurs fonctions comme dans leur aspect extérieur, ces machines sont donc plus des ordinateurs capables de gérer des fonctionnalités d’encaissement que des caisses améliorées.

A l’usage, ils s’avèrent pratiques, compacts, puissants, intelligents et simples d’utilisation.

Les solutions de point de vente sont utilisées dans des entreprises de tailles et de secteurs variés, selon leurs besoins.

Avantages d’un terminal de point de vente

Ces caisses bénéficient ainsi d’une liste d’avantages aussi longue que celle de leurs fonctionnalités, totalement inatteignables par les caisses classiques.

Ils peuvent en effet :

-  Encaisser le client, mais aussi de le reconnaître,

-  Notamment en gérant les programmes de fidélisation,

-  Gérer les promotions et coupons,

-  Suivre les commandes, en magasin comme en ligne,

-  Gérer les différents vendeurs,

-  Gérer les stocks dans une perspective d’inventaires complètement simplifiés,

-  Demander et des suivre les réassorts…

En somme, certains logiciels de point de vente permettent de centraliser les données clients et commerciales, selon leurs fonctions, leur paramétrage et les règles applicables en matière de protection des données.

Et par-dessus le marché ces machines sont en mesure d’adapter toutes les fonctionnalités de back office précédemment citées aux besoins spécifiques de toute une série de secteurs économiques.

Tout cela, sans oublier les avantages liés au matériel lui-même, plus qu’au logiciel, c’est un outil :

-  Les caractéristiques de robustesse et de performance dépendent du modèle, de ses spécifications et de son environnement d’utilisation,

-  Rapide,

-  Moderne, qui donne une image de pointe du commerce aux clients.

Au final, ils se font fort d’apporter :

-  Une meilleure productivité au commerçant,

-  Un meilleur confort aux vendeurs,

-  Une meilleure satisfaction client aux consommateurs.

Les différents types de TPV contre les différentes catégories de caisses enregistreuses

Le marché a donc totalement changé avec l’arrivée des caisses de ce type.

Elles sont à opposer aux caisses traditionnelles non seulement dans leur fonctionnement et leurs avantages, mais aussi dans leurs typologies.

Rappel des différentes catégories de caisses classiques

Il n’y a pas si longtemps, le client pouvait s’y retrouver assez facilement dans le marché des caisses.

Les caisses enregistreuses peuvent être décrites selon différentes classifications ; aucune limitation actuelle du marché à deux familles ne peut être établie. Les caisses numériques sont en quelque sorte des calculatrices améliorées.

Elles sont pourvues, pour les plus simples d’entre elles, des fonctions suivantes :

-  Un clavier numérique,

-  Un afficheur digital des prix,

-  Une imprimante ticket,

-  Un tiroir-caisse.

Elles permettent, outre l’encaissement,

-  Le calcul de la TVA,

-  Des codes vendeurs pour certaines d’entre elles,

-  La compilation d’une petite base de produits.

De leur côté, et du point de vue matériel, les caisses alphanumériques se caractérisent par un clavier divisé en trois zones :

-  Une zone pour la saisie manuelle des produits ou articles ;

-  Une zone pour les modes d’encaissement (chèque, espèces, cartes) ;

-  Une zone pour les opérations spéciales que seul le manager a l’autorisation d’effectuer.

Plus évoluées, elles peuvent prendre en charge :

-  Les remises,

-  La double tarification,

-  Les rapports de vente,

-  Et une liste de produits allant jusqu’au millier d’articles environ.

L’adéquation d’une caisse dépend du volume d’activité, des moyens de paiement, des fonctionnalités requises et des contraintes réglementaires de l’entreprise.

Les prix dépendent du modèle, des périphériques, du logiciel et du mode d’acquisition. Des équipements de point de vente actuellement commercialisés sont proposés à quelques centaines d’euros HT, tandis que des systèmes professionnels peuvent dépasser 1 000 euros HT ; le prix ne permet pas à lui seul de déduire une capacité de plus de 600 clients par jour.

Les différents types de terminaux modernes

En ce qui les concerne, les terminaux de point de vente peuvent délivrer les fonctionnalités et avantages précédemment évoqués en prenant plusieurs formes physiques.

Les TPV peuvent ainsi être dits :

-  Modulaires : un TPV modulaire sépare généralement l’unité informatique des périphériques, mais sa taille, son évolutivité et ses interfaces varient selon le modèle ;

-  Semi-intégrés : un modèle semi-intégré associe généralement plusieurs composants dans un même ensemble ; sa compacité et sa connectivité dépendent de sa conception ;

-  Intégrés ou « tout-en-un » et pratiquement équivalents pour la plupart des modèles aux caisses enregistreuses tactiles . Pour ces modèles, l’unité centrale se trouve dans l’écran. De plus en plus, le système d’impression ou le lecteur de codes-barres  sont aussi intégrés à l’appareil. Un peu plus chers à l’achat, les modèles intégrés sont les moins encombrants de tous.

Critères d’achat

Les critères de choix peuvent notamment inclure le matériel, les périphériques, les fonctionnalités, l’ergonomie, le support, la sécurité et le coût total.

Facteur de forme

Le premier critère de choix correspond au facteur de forme, ou plus simplement au type de terminal, tel que selon les trois grandes familles décrites plus haut.

Ainsi, un utilisateur qui souhaite sélectionner chaque outil, du tiroir-caisse  au monnayeur en passant par l’imprimante et l’écran sera plus intéressé par un modèle modulaire.

À l’inverse, un commerçant qui cherche son premier équipement, simple, accessible, se dirigera plus naturellement vers un modèle tout-en-un.

Comparer les configurations de TPV

La question du besoin ou non d’un écran tactile fait partie de cette famille de critères, de même que celle du type de clavier (plat ou à touches).

Accessoires et périphériques

Ce critère est lié au précédent. Il s’agit de se demander de quels accessoires exactement la caisse devra être équipée, en plus du matériel livré d’origine.

Terminal de paiement pour cartes bancaires, monnayeur automatique , écrans supplémentaires pour que les clients puissent voir les décompte, liaison avec des terminaux secondaires déportés ou sans fil… Ce critère est d’autant plus difficile à évaluer puisqu’il est conseillé de penser non seulement aux accessoires qui sont nécessaires au moment de l’acquisition du matériel, mais aussi à ceux qui pourraient le devenir….

Le nombre et la variété des ports et des moyens de connexions est donc un critère important.

Prise en main

C’est un critère extrêmement important : l’utilisateur doit pouvoir se familiariser rapidement avec les principales fonctions de la caisse.

Un grand nombre de personnes peuvent être amenées à manipuler cette caisse, même dans un petit commerce.

Or tout particulièrement avec ce type de caisses, moderne, regorgeant de fonctionnalités, il est essentiel que la prise en main soit rapide et intuitive.

Fonctionnalités

Le critère de fonctionnalité correspond pour ce type de matériel plus à des fonctionnalités logicielles.

Et ces fonctionnalités peuvent être infiniment variées, de la gestion du personnel à celle des stocks en passant par les fonctions comptables.

Un bon critère est alors de savoir si le modèle considéré est équipé d’un logiciel « métier », regroupant toutes les fonctionnalités les plus utiles à une activité donnée.

Services

Acheter une caisse, ce n’est pas qu’acheter une machine.

Etant donnée l’importance cruciale de cet équipement pour la conduite quotidienne des affaires dans un commerce, il est essentiel de bien étudier le paquet de services qui sera proposé par le vendeur ou le constructeur.

Mises à jour, service après vente, garanties, intervention de dépannages…

Points à vérifier dans les services

• Les mises à jour du système
• Le service après-vente
• Les garanties proposées
• Les interventions de dépannage
• Les services inclus dans le mode d’acquisition

Ce sont souvent ce type de services qui font la différence.

Prix

Enfin, le prix d’un terminal de point de vente est évidemment un des critères les plus importants si ce n’est le plus important pour beaucoup d’acheteurs.

Or la grande variété des types de caisses et des modèles est reflétée par une grande diversité de prix, de moins de 1 000 euros à plus de 4 000 euros.

De plus, outre l’achat de caisse enregistreuse, existe l’option de la location de caisse enregistreuse qui change complètement la donne.

Afin de se renseigner précisément sur cet élément capital, il est donc nécessaire de faire plusieurs demandes de devis en terminal de point de vente .

Questions fréquentes

Les périphériques sont-ils obligatoires avec un terminal de point de vente ? Non. Un TPV peut être constitué d’un ordinateur ou d’une unité intégrée, avec des périphériques optionnels. Le tiroir-caisse, le terminal de paiement et le lecteur de codes-barres ne sont donc pas systématiquement nécessaires.

Mon entreprise doit-elle utiliser un système de caisse sécurisé ? L’obligation concerne les entreprises assujetties à la TVA qui ont des clients particuliers et enregistrent leurs paiements au moyen d’un logiciel ou système de caisse. Des dispenses existent notamment pour la franchise en base de TVA et certaines opérations exonérées.