Qu'est-ce qu'une caisse NF525 pour commerçants ?

Qu’est-ce que la norme NF525 pour les caisses enregistreuses ?

Pour diriger un commerce, certains équipements sont indispensables à avoir. La caisse enregistreuse fait partie de ces indispensables. Quel que soit le modèle, elle permet de valider les achats de chaque client, tout en suivant de près votre chiffre d’affaires. Jusqu’ici, rien de bien nouveau me direz-vous !
Il faut dire que la première caisse de l’histoire ne date pas d’hier ! Cet équipement a vu le jour en 1879 dans un saloon aux Etats-Unis. Il faudra attendre 1906 pour voir apparaître la première caisse enregistreuse électronique, créée par l’inventeur Charles F Kettering, alors ingénieur à la National Cash Register.
Depuis ce jour, les caisses se sont considérablement modernisées. La majeure partie d’entre elles sont aujourd’hui tactiles et offrent un large panel d’options à personnaliser.
La réglementation a elle aussi beaucoup évoluée. Dernière en date, la loi des Finances n° 2015-1785 du 29 décembre 2015. Entrée en vigueur le 1er janvier 2018, elle s’adresse à tous les professionnels assujettis à la TVA et permet de lutter efficacement contre la fraude à la TVA. En effet, certains commerçants utilisaient jusque-là des logiciels qui effaçaient l’historique des transactions. Une technique bien entendue illégale, mais difficile à contrôler. Les fraudeurs restaient le plus souvent impunis et le montant de la fraude ne cessait d’augmenter.
Depuis l’instauration de la norme NF525, cette falsification est devenue quasiment impossible.
À noter : cette norme ne modifie en rien l’encaissement des clients. Autrement dit, les paiements effectués sur une caisse enregistreuse NF525 s’effectuent de la même manière qu’autrefois.

Quelles sont les obligations légales pour les caisses enregistreuses NF525 ?

Depuis le 1er janvier 2018, tous les commerçants assujettis à la TVA doivent utiliser une caisse certifiée LNE ou NF525. Ces deux certifications se valent et permettent de répondre aux nouvelles normes en matière de sécurisation, conservation et archivage des données. L’objectif consiste à lutter contre la fraude à la TVA. Grâce aux caisses LNE ou NF525, la suppression des transactions est devenue impossible et suffit à dissuader les commerçants peu scrupuleux.
Il est donc primordial de vérifier que votre caisse comporte la mention « certifiée LNE ou NF525 ». Pour vous aider, sachez que votre fournisseur a l’obligation de vous transmettre le certificat de la caisse. Ce certificat de conformité est le plus souvent délivré par l’AFNOR (l’Association Française de Normalisation ou le LNE). Il sera à conserver précieusement, car il pourra vous être demandé en cas de contrôle.

Bon à savoir : les commerçants ne possédant pas ce certificat de conformité NF525 (ou utilisant une caisse non conforme), s’exposent à une amende de 7 500 € par machine. Par ailleurs, ils devront obligatoirement remplacer leur matériel pour une caisse conforme LNE ou NF525 dans un délai 60 jours. Si l’infraction persiste, le commerçant s’expose alors à des sanctions plus lourdes.

Aujourd’hui, la quasi-totalité des fournisseurs se sont adaptés à cette loi de 2018. Vous n’aurez donc aucun mal à trouver une caisse enregistreuse certifiée LNE ou NF525. Toutefois, n’hésitez pas à demander confirmation auprès de votre fournisseur de caisse.

Les avantages des caisses digitales certifiées NF525

Vous l’aurez compris, utiliser une caisse certifiée NF525 est obligatoire pour tous les professionnels assujettis à la TVA. Le non-respect de cette norme entraîne une amende de 7 500 € par machine. Mieux vaut donc ne pas jouer avec le feu.
Pour vous mettre en conformité, deux possibilités s’offrent à vous. Vous pouvez soit acheter une nouvelle caisse comportant la certification NF525, ou simplement installer une application permettant de mettre votre matériel actuel en conformité. Cette deuxième solution est plus intéressante sur le plan économique, mais également écologique puisque vous offrez une deuxième vie à votre caisse actuelle. L’installation d’une application est par ailleurs très rapide et vous donne accès à toutes les fonctionnalités d’une caisse traditionnelle (plusieurs solutions de paiement, suivi des stocks en temps réel, accès facile aux archives fiscales pour les transmettre à votre expert-comptable…).
Notre conseil : si votre caisse n’est plus toute jeune, profitez de la norme NF525 pour directement en changer. Bien que cela soit légèrement plus cher que d’installer une simple application, sachez que l’utilisation d’une caisse dernière génération peut s’avérer très rentable pour votre commerce !
Pour cause, les technologies ont beaucoup évolué. Il est aujourd’hui possible de personnaliser votre caisse selon votre secteur et vos besoins. Vous pouvez également réduire de 50% le temps d’attente en simplifiant les encaissements, mieux gérer vos stocks, programmer d’éventuelles remises, créer un fichier de fidélisation, suivre l’historique des ventes, obtenir des rapports sur la productivité de vos employés, ou encore simplifier vos démarches comptables.
Bon à savoir : si vous cherchez une application ou une caisse certifiée NF525, rendez-vous sur notre site companeo.com

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