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Guide d'achat des imprimantes multifonction

À l’ère du numérique et face à la nécessité de sauvegarder l’environnement, le papier peut sembler n’être un choix ni pratique ni écologique : pourquoi donc continuer à utiliser des imprimantes et ainsi empiler toujours plus de papier ?

Un des arguments des constructeurs est que les imprimantes modernes ne servent plus uniquement à imprimer. Qu’il s’agisse d’imprimer des photos depuis son smartphone ou sa tablette, des documents administratifs ou de travail, d’envoyer des télécopies ou de scanner une pièce importante, se doter d’une imprimante multifonction représente une solution efficace pour diverses tâches du quotidien. Le panorama des modèles, des fonctions et des prix offerts par le marché étant vaste, il est cependant difficile de s’orienter dans le choix de la multifonction la plus adaptée à ses exigences. Les critères à prendre en compte sont nombreux et varient en fonction de l’usage privilégié de la machine, de la technologie employée, et bien entendu des besoins.

Faudra-t-il choisir une imprimante multifonction ou un photocopieur ? Quelle technologie d’impression sera privilégiée ? Quels seront les dispositifs connectés à l’appareil ? Comment évaluer le rapport qualité/prix ?

Cet article détaillera les caractéristiques techniques principales de ce genre d’imprimantes, les paramètres qui déterminent les différentes gammes de prix en vigueur, ainsi que les options disponibles en termes d’achat ou de location.

L’imprimante multifonction : un seul objectif, plusieurs types de modèles

Les imprimantes les plus compactes peuvent aujourd’hui accomplir bien d’autres tâches. Mais les photocopieuses aussi.

Une imprimante multifonction, pour quoi faire ?

Comme son nom l’indique, une imprimante multifonction permet de réaliser des tâches différentes en utilisant un seul et unique dispositif.

Les imprimantes multifonction se divisent en « 3 en 1 » ou en « 4 en 1 » selon le nombre d’opérations incluses dans chaque modèle.

Les fonctions partagées actuellement par la plupart des modèles sont les suivantes :

-        l’impression de documents texte et de photos,

-        la photocopie de documents,

-        la numérisation de documents (texte et photo),

-        dans le cas du « 4 en 1 », s’ajoute la fonction télécopie (fax).

 

Enfin, une cinquième fonction, à savoir l’impression en 3D, est également présente sur le marché, même si elle reste l’apanage de modèles très couteux, à destination d’usages professionnels et industriels.

Ces appareils sont désormais relativement compacts et peu encombrants (un peu plus que 2kg pour un modèle standard et au-dessus de 6kg pour une imprimante multifonction A3).

Ce dernier point ayant permis une large ouverture au marché des particuliers, qui a accueilli avec enthousiasme ces nouvelles possibilités, les prix ont largement baissé pour les entreprises.

Photocopieuse multifonction ou imprimante multitâche ?

Pour autant, si l’explosion du marché B2C a permis l’arrivée des imprimantes « personnelles » dans les bureaux, les évolutions technologiques ont continué d’améliorer les « grosses » photocopieuses de bureau.

Le résultat ? Aujourd’hui, une photocopieuse multifonction et une imprimante de bureau multifonction peuvent accomplir les mêmes tâches.

En effet, raccordées au réseau de l’entreprise, les photocopieuses traditionnelles peuvent aussi se transformer en scanner et en fax et être pilotées depuis un poste de travail.

La différence ? Il y en a en fait deux principales : le volume et la technologie d’impression.

Alors que la plupart des imprimantes de bureau, et surtout les multifonctions, utilisent le jet d’encre, les photocopieuses utilisent presque toutes l’impression laser (plus de détail dans le point suivant).

Mais la principale différence vient du volume : alors que les imprimantes tiennent sur un bureau, les photocopieuses les plus compactes pèsent rarement moins de 50 kilos…

Une troisième différence doit être ajoutée au tableau : le prix ! Prix qui reste beaucoup plus abordable pour une imprimante (voir plus loin).

 Guide d'achat imprimantes et photocopieurs

Quelle technologie d’impression privilégier ?

Le premier élément de choix d’une imprimante, c’est la technologie d’impression : à jet d’encre, laser ou à sublimation thermique.  A chacun de ces choix correspond des priorités d’usage bien définies.

Les imprimantes multifonction à jet d’encre

Ces appareils sont dotés de cartouches d’encre : il s’agit des modèles les plus répandus à destination du grand public. Cette technologie s’adapte aussi bien à des impressions en noir et blanc qu’en couleur. Elle permet notamment d’atteindre une bonne qualité pour l’impression de photos.

Néanmoins, en cas d’usage fréquent et d’impressions d’haute qualité en termes de résolution, il faudra prévoir le coût du rechargement ou de remplacement des cartouches, dont la durée est limitée. Dès lors, dans le choix d’une imprimante multifonction à jet d’encre, il faudra pondérer l’accessibilité du prix de l’appareil, à priori plus attractif, avec le coût de son fonctionnement effectif.

Les imprimantes multifonction laser

La technologie laser emploie des toners qui se fixent sur le papier à travers la chaleur.

Les imprimantes sont plus coûteuses au départ, surtout en couleur, mais réputées pour leur vitesse d’impression, ce qui est indiqué pour un usage intensif de l’imprimante.

De la même manière, les toners lasers assurent une durée de vie supérieure par rapport aux cartouches jet d’encre, pour un coût plus élevé.

Il faut donc bien calculer le volume d’impression prévisible pour départager le coût d’usage d’une imprimante jet d’encre et d’une imprimante couleur.

La sublimation thermique

Il s’agit de la technologie la moins courante, destinée en particulier à l’impression de photos dans le format 10x15 cm.

Le nombre d’impressions est défini à l’avance par le kit de ruban thermique qui inclut l’encre et le papier.

Imprimer des photos avec cette technologie peut se révéler assez coûteux par rapport à d’autres options, c’est pourquoi elles sont destinées à un usage et à un public professionnel.

Critères de choix objectifs d’une imprimante multifonction

Une fois le choix de la technologie effectué, plusieurs critères objectifs permettent de distinguer les différents modèles d’imprimantes en fonction de ses besoins.

Les interfaces utilisateur, les connexions disponibles, la vitesse et la qualité d’impression sont les principaux.

               Les interfaces utilisateur

Ce premier critère correspond à ce qu’il est possible d’appeler les commandes de l’imprimante.

Elles peuvent être de deux types :

-        Logicielles, permettant le contrôle de la machine par le biais de l’ordinateur auquel elle est connectée,

-        Matérielles, quand il s’agit de boutons sur l’imprimante elle-même.

 

La richesse des fonctionnalités du logiciel détermine souvent celles de la machine, le système d’exploitation des PCs ou Macs ne prenant pas en compte les fonctions spéciales de l’imprimante. Aussi, il est essentiel de s’assurer que le logiciel et les pilotes fournis avec l’imprimante permettent effectivement d’utiliser toutes ses fonctionnalités.

Les interfaces matérielles apportent un avantage capital lorsqu’elles permettent d’utiliser l’imprimante en mode autonome. Ainsi, un simple écran tactile sur les imprimantes permettra à l’utilisateur de réaliser une photocopie ou un scan, ou une copie à partie d’une carte mémoire sans avoir à même allumer son ordinateur.

Les connexions disponibles

Le type et surtout le nombre de connexions possibles sont aussi des éléments importants pour le choix d’une imprimante.

Plusieurs technologies non exclusives les unes des autres sont aujourd’hui disponibles :

-        le câble USB, pour connecter physiquement l’ordinateur à l’imprimante (attention : le câble doit souvent être acheté à part ;

-        ou bien le câble Ethernet, connectant au réseau les appareils qui ne disposent pas de Wifi, le réseau devra alors être manuellement configuré pour que l’imprimante lui soit ajoutée ;

-        le Wifi, qu’il soit direct, à savoir permettant de connecter les appareils sans passer par un routeur, ou bien WPS, permettant de configurer l’imprimante comme imprimante réseau via un routeur internet ;

-        le Bluetooth, permettant une connexion sans fil entre des appareils situés à proximité, pourvu que l’imprimante ait été associée au préalable à l’ordinateur ou à d’autres dispositifs comme les smartphones ou tablettes ;

-        Les lecteurs de cartes mémoire constituent un autre type de connexion, qui a l’avantage de ne pas requérir le raccordement d’un ordinateur à l’imprimante ;

-        Enfin, des applications telles qu’Airprint chez Apple ou Google Cloud Print permettent l’impression via le cloud : le stockage des fichiers à distance, sur internet. Là encore, un ordinateur n’est pas forcément nécessaire, et l’avantage est de pouvoir accéder à ses documents pour les imprimer n’importe où, sans avoir à installer de réseau d’entreprise.

La vitesse d’impression et le mode recto-verso

Il s’agit d’un critère important lorsque l’utilisation de l’imprimante est intensive.

Cette vitesse est généralement indiquée en nombre de pages par minute (ppm).

D’une manière générale, la vitesse communiquée par le fabriquant se réfère à l’impression de pages brouillons en noir et blanc ; par conséquent elle sera moins élevée par rapport à une plus haute qualité, ou bien par rapport à l’impression de photos en couleurs.

Une vitesse d’impression courante varie entre 1 et 18 ppm en fonction de la technologie d’impression (jet d’encre, laser, thermique).

La question de la vitesse d’impression en mode recto-verso est une problématique liée : toutes les multifonctions ne proposent par le recto-verso automatique, et l’utilisateur doit alors lui-même retourner chaque feuille.

La qualité d’impression

Suivant le type de document à imprimer, la qualité d’impression s’avère un critère déterminant. En effet, elle fait référence à la résolution de la page imprimée, à savoir le nombre de points pouvant être inscrits sur un support.

La résolution est exprimée en ppp, c’est-à-dire par le rapport entre les points et les pouces (la distance entre les points). Normalement, une résolution standard est de 300 ppp ou dpi (dots per inch), dans le cas d’un texte en n/b, et de 600 dpi dans le cas d’images en couleurs.

La plupart des imprimantes multifonction offrent des résolutions plus hautes, allant de 5760 x 1440 dpi en noir et blanc jusqu’à 9600 x 2400 dpi en couleur.

Achat ou location ? Les prix d’une imprimante multifonction

La variété des paramètres de qualité et des performances attendues par ces appareils se traduit en un spectre de tarifs assez large, où chacun peut trouver un compromis avec ses besoins.

En dépit de cette variété, il faut souligner que l’achat d’une imprimante multifonction demeure souvent plus rentable en comparaison avec l’achat des autres appareils pris singulièrement.

Cependant, lorsque l’achat n’est pas envisagé, plusieurs solutions de location existent également.

Comprendre les différences de prix à l’achat

D’une manière générale, les tarifs vont de 50 à 500 € pour les besoins standards des entreprises. Les prix s’échelonnent sur trois tranches allant du premier prix au haut de gamme ; par conséquent, un achat raisonnable en termes de rapport qualité/prix se situera entre 80 et 200 €.

Dans chacune de ces tranches de coût une répartition importante se fait entre la technologie à jet d’encre et le laser, ce qui peut brouiller les pistes : une imprimante laser premier prix peut coûter plus cher qu’une imprimante à jet d’encre de milieu de gamme.

Pour avoir une idée plus claire, voici un tableau des différents cas de figure :

Modèle

Prix

 

Imprimante laser monochrome

90 € en premier prix

Entre 200 et 400 € en milieu de gamme

Plus de 400 € en haut de gamme

 

Imprimante laser couleur

150 € en premier prix

Entre 200 et 450 € en milieu de gamme

Plus de 650 € en haut de gamme

 

Imprimante à jet d’encre

40 € en premier prix

Entre 70 et 200 € en milieu de gamme

Plus de 500 € en haut de gamme

 

Cependant, lorsqu’une entreprise a besoin de prestations moins courantes, comme une vitesse élevée ou encore l’impression sur de grands formats, certains modèles peuvent dépasser les 7 000 €.

Le choix de la location

Lorsque l’on se déplace souvent, ou bien si l’estimation des coûts supplémentaires s’avère trop élevée par rapport à ses exigences, la location de l’appareil peut faire l’affaire.

A ce propos, il existe deux solutions :

-        la location de longue durée (LLD),

-        le leasing ou location avec option d’achat (LOA).

Dans le premier cas, comme son nom l’indique, la location de longue durée permet de disposer de l’appareil en toute tranquillité. Une caution est demandée avant la prise en main du dispositif ; un tarif mensuel est ensuite établi jusqu’à la fin du contrat de location. Si le matériel est en bon état, la caution est restituée en son intégralité.

L’avantage de cette solution consiste en le fait de pouvoir prévoir de manière assez fiable les coûts effectifs en relation avec l’usage ; dès lors, un simple calcul permettra également d’évaluer la rentabilité de la location en comparaison avec l’achat.

Dans le deuxième cas, moins développé que le premier sur le marché, il s’agit d’apporter une contribution en début de contrat, puis de verser des mensualités pour une durée définie et inférieure à la location de longue durée. La limitation de la durée est en effet due au fait qu’à la fin du contrat, le locataire devient propriétaire de l’appareil.

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