Comment estimer au mieux le tarif d'un photocopieur pour les professionnels ? ​

Les photocopieurs de bureau, pour tous les services qu’ils peuvent rendre, souffrent encore d’une image ternie par deux griefs qui ont la vie dure : un, ils sont grands comme des armoires normandes, deux, ils sont chers comme du mobilier de designer.

Si la technologie a quelque peu commencé à réfuter le premier préjugé, le second est lui mis à mal par la popularisation de cet équipement dans les bureaux, qui fait baisser les tarifs. La généralisation des formules de location avantageuses représente un deuxième élément changeant la donne.

Quel est donc aujourd’hui le prix d’un photocopieur ?

Avant de donner quelques exemples de prix généralement constatés, il est essentiel de savoir à quoi ils correspondent et de quels critères le prix des photocopieurs pour entreprises dépend.

Il est enfin utile de considérer l’ensemble des coûts d’usage, et de vérifier à cette aune la pertinence des offres de location.

Caractéristiques et options : ce qui fait le prix d'une photocopieuse

Les technologies d'impressions : 

1) Technologie laser

Monochrome

Destinés à l'impression de documents en noir et blanc, les photocopieurs laser monochromes sont généralement plus abordables que les modèles couleur. Ils offrent une excellente qualité d'impression, une vitesse d'impression rapide et une grande fiabilité, ce qui en fait un choix idéal pour les entreprises nécessitant des impressions volumineuses et fréquentes.

Couleur

Les photocopieurs laser couleur produisent des impressions vibrantes et de haute qualité, idéales pour des documents marketing, des brochures et des présentations. Le coût d'achat et le coût par page dépendent du modèle, des consommables, de la couverture d'impression et du contrat de maintenance ; aucune généralisation fiable ne permet de confirmer ces écarts pour l'ensemble du marché.

2) Technologie LED

Les technologies LED et laser sont deux technologies d'impression électrophotographique concurrentes ; la LED n'est pas nécessairement plus récente que le laser. Elle offre une meilleure efficacité énergétique et une empreinte carbone réduite. Les photocopieurs LED sont également connus pour leur fiabilité et leur silence de fonctionnement, faisant d'eux une option attractive pour les entreprises soucieuses de l'environnement et de l'ergonomie du bureau.

3) Technologie jet d'encre

Évolution

Les capacités de volume et le coût par page varient selon la gamme, les consommables et les conditions d'utilisation ; ils doivent être vérifiés pour chaque modèle.

Avantages

La qualité et le coût total dépendent du modèle et de l'usage ; aucune règle générale fiable ne permet d'affirmer qu'un jet d'encre est souvent moins coûteux qu'un laser.

Inconvénients

Le coût des cartouches d'encre peut être élevé et la vitesse d'impression est généralement inférieure aux photocopieurs laser, ce qui peut ne pas convenir aux entreprises ayant des besoins d'impression très élevés.

Exemples concrets de prix et fonctionnalités

Tableau comparatif des technologies d'impression

Exemple de modèle

Photocopieur Laser Monochrome Brother HL-1210W

• Prix : 150€
• Fonctionnalités : Impression, numérisation, connexion Wi-Fi
• Usage Idéal : Petits bureaux et impression de documents courants.

Chiffres et simulations de calculs

Impact du volume d'impression sur le coût annuel

Prenons l'exemple d'une entreprise qui imprime 10 000 pages par mois. Comparons le coût annuel d'impression entre un photocopieur laser monochrome et un photocopieur jet d'encre couleur.

Photocopieur Laser Monochrome

• Prix d'achat : 1 000€
• Prix par page : 0,01€
• Coût annuel : Avec les hypothèses indiquées, le calcul annuel est 1 000€ + 12 × 10 000 × 0,01€ = 2 200€, hors papier, maintenance, énergie et autres consommables.

Photocopieur Jet d'Encre Couleur

• Prix d'achat : 500€
• Prix par page couleur : 0,05€
• Prix par page noir et blanc : 0,02€
• Coût annuel : Avec les hypothèses indiquées, le calcul annuel est 500€ + 12 × (5 000 × 0,05€ + 5 000 × 0,02€) = 4 700€, hors papier, maintenance, énergie et autres consommables.

Avec les hypothèses affichées, le jet d'encre couleur coûte 4 700€ par an contre 2 200€ pour le laser monochrome ; il n'est donc pas plus économique.

Intégration de l'évolution du marché dans le calcul du prix d'un photocopieur multifonction :

Photocopieurs multifonctions connectés et intelligents : Les multifonctions intègrent généralement l'impression, la copie et la numérisation ; la gestion documentaire et la collaboration en ligne dépendent du modèle, des logiciels et des services connectés.

Fonctionnalités avancées : Certains modèles proposent des fonctions comme l'impression recto-verso automatique, la finition des documents, la reconnaissance de caractères optiques (OCR) et la connexion au Cloud.

Sécurité renforcée : La sécurité des données devient une priorité croissante. Les photocopieurs modernes intègrent des fonctionnalités de sécurité avancées pour protéger les informations sensibles.

Durabilité et respect de l'environnement : Certains équipements disposent d'une certification environnementale et certains consommables sont rechargeables ou remanufacturés ; ces caractéristiques doivent être vérifiées produit par produit.

Top 10 des fonctionnalités à rechercher dans un photocopieur professionnel : 

En tant qu'entreprise, l'acquisition d'un photocopieur performant et adapté à vos besoins est un investissement crucial pour optimiser votre productivité et vos flux de travail. Au-delà des technologies d'impression et des critères qualitatifs, les fonctionnalités jouent un rôle déterminant dans le choix d'un photocopieur professionnel.

1) Fonction multifonction (MFP)

• Numérisation : Numérisation de documents papier vers des formats numériques (PDF, JPEG, etc.) pour une gestion aisée des documents.

• Impression : Impression de documents numériques depuis des ordinateurs, des clés USB ou des appareils mobiles.
• Copie : Reproduction de documents papier avec des options de personnalisation (agrandissement, réduction, recto-verso, etc.).

• Fax : Envoi et réception de fax pour une communication fiable et sécurisée.

2) Vitesse d'impression

Adaptez la vitesse d'impression (pages par minute) à votre volume d'impression quotidien pour éviter les goulots d'étranglement.

3) Qualité d'impression

La résolution nécessaire dépend du contenu, de la technologie et du niveau de détail attendu ; ces seuils ne constituent pas une règle technique générale.

4) Formats d'impression

Vérifiez la prise en charge des formats d'impression dont vous avez besoin (A4, A3, A2, etc.) pour une flexibilité optimale.

5) Connectivité

• Réseau Ethernet : Connexion au réseau local pour une impression et une numérisation partagées.
• Wi-Fi : Impression et numérisation depuis des appareils mobiles sans fil.
• USB : Connexion directe à un ordinateur pour un transfert facile de fichiers.

6) Bacs de papier

• Capacité des bacs adaptée à votre volume d'impression pour éviter les recharges fréquentes.
• Bacs multiformats pour gérer différents formats de papier sans changer de bac.

7) Recto-verso automatique

Impression et copie recto-verso automatique pour économiser du papier et du temps.

8) Écran tactile

Interface intuitive pour une navigation facile et une utilisation simplifiée.

9) Sécurité renforcée

• Authentification par carte d'identité ou mot de passe pour protéger les données sensibles.
• Cryptage des données pour une transmission sécurisée des informations.
• Fonction de suppression sécurisée des données pour une protection contre les fuites de données.

10) Durabilité et respect de l'environnement

• Consommation d'énergie réduite pour un impact environnemental minimal.
• Consommables rechargeables ou recyclés pour une démarche éco-responsable.

En plus de ce top 10, d'autres fonctionnalités avancées peuvent être utiles selon vos besoins spécifiques :

• Finition des documents : Perforation, agrafage, pliage pour une présentation professionnelle.
• Reconnaissance de caractères optiques (OCR) : Conversion de documents papier en fichiers texte éditables.
• Connexion au Cloud : Stockage et partage de documents dans des services de cloud computing.
• Connectivité : une connexion Wifi  ou une mise en réseau via Ethernet sont possibles selon le modèle ; aucune de ces interfaces n'est universellement indispensable ;
• La quantité de mémoire : un volume de mémoire suffisamment important permet au photocopieur d’enregistrer les données numériques d’une tâche d’impression et de la reprendre en cas de défaillance (alimentation, bourrage papier par exemple). C’est également un moyen de programmer des travaux de copie pour éviter les files d’attente ;

Prix d’un photocopieur à l’achat et coûts en location

Plutôt qu’être une démarche basée sur une recherche de fonctionnalités et de performances, choisir un photocopieur pour entreprise peut également être une simple question de budget.

Il convient alors de considérer non seulement le prix du photocopieur, mais aussi le coût d’usage, ce qui peut faire apparaître l’option de la location d'un photocopieur  comme la plus intéressante.

Prix de photocopieurs généralement constatés

Les prix moyens des photocopieurs dépendent des critères évoqués plus haut.

Pour reprendre la liste dans l’ordre, il est possible de constater les tarifs suivants :

A partir du moment où de gros volumes de copie sont nécessaires, la cadence doit être exprimée en pages par minute et le prix fondé sur des modèles et devis professionnels datés ; le montant de 40 000 euros ne peut pas être confirmé.

Egalement sur le sujet :  Le prix d'une imprimante 3D

Coûts d’une location de photocopieur

Au-delà du prix de la machine en tant que telle, il est essentiel d’avoir une idée même approximative du coût moyen d’usage d’un photocopieur d’entreprise.

Il faut donc ajouter le prix du papier et celui des cartouches d’encre ou toners. Il faut également prendre en compte celui de la maintenance et de l’entretien  qui s’avèrent inévitablement nécessaires, et qui peuvent coûter cher si un technicien spécialisé doit se déplacer pour une intervention urgente.

Tout est donc fonction du volume d’usage constaté ou prévisible, en termes de pages par mois.

Les éléments à préciser dans une demande de devis

• Le volume d'impression mensuel prévu
• La technologie d'impression recherchée
• Les formats de papier nécessaires
• Les fonctionnalités attendues : numérisation, recto-verso, OCR ou finition
• Les besoins de connectivité et de sécurité
• Le choix entre achat et location

Le coût mensuel dépend du prix d'achat, du financement, du volume, des consommables, de la maintenance, de l'énergie et du papier ; aucun montant général ne peut être confirmé.

Le montant dépend du modèle, de la durée, du volume minimal, du coût à la page, des consommables, de la maintenance et de la TVA ; il faut comparer des offres complètes et datées.

Mais il est important de vérifier tous les termes du contrat. Les contrats peuvent prévoir un forfait minimal ou un volume inclus, mais le seuil dépend du loueur et du contrat.

Il est donc judicieux de demander plusieurs devis de photocopieurs  pour bien étudier les différentes offres et trouver la mieux adaptée à ses besoins.

Questions fréquentes

Que faut-il vérifier dans un contrat de location de photocopieur ? Comparez la durée, le volume minimal ou inclus, le coût à la page, les consommables, la maintenance et la TVA. Un forfait minimal doit être cohérent avec le volume réellement prévu par l'entreprise.

Comment comparer deux tarifs de photocopieurs professionnels ? Vérifiez que les prix sont relevés à la même date et qu'ils concernent des équipements comparables. Prenez en compte le type de machine, la vitesse, le format, les accessoires, la maintenance et la TVA.