Comment estimer au mieux le tarif d'un photocopieur pour les professionnels ?

Les photocopieurs de bureau, pour tous les services qu’ils peuvent rendre, souffrent encore d’une image ternie par deux griefs qui ont la vie dure : un, ils sont grands comme des armoires normandes, deux, ils sont chers comme du mobilier de designer.

Si la technologie a quelque peu commencé à réfuter le premier préjugé, le second est lui mis à mal par la popularisation de cet équipement dans les bureaux, qui fait baisser les tarifs. La généralisation des formules de location avantageuses représente un deuxième élément changeant la donne.

Quel est donc aujourd’hui le prix d’un photocopieur ?

Avant de donner quelques exemples de prix généralement constatés, il est essentiel de savoir à quoi ils correspondent et de quels critères le prix des photocopieurs pour entreprises dépend.

Il est enfin utile de considérer l’ensemble des coûts d’usage, et de vérifier à cette aune la pertinence des offres de location.

Caractéristiques et options : ce qui fait le prix d'une photocopieuse

Les technologies d'impressions : 

1) Technologie laser

Monochrome

Destinés à l'impression de documents en noir et blanc, les photocopieurs laser monochromes sont généralement plus abordables que les modèles couleur. Ils offrent une excellente qualité d'impression, une vitesse d'impression rapide et une grande fiabilité, ce qui en fait un choix idéal pour les entreprises nécessitant des impressions volumineuses et fréquentes.

Couleur

Les photocopieurs laser couleur produisent des impressions vibrantes et de haute qualité, idéales pour des documents marketing, des brochures et des présentations. Bien qu'ils soient plus onéreux que les modèles monochromes, leur coût par page est souvent inférieur à celui des photocopieurs jet d'encre couleur, offrant ainsi un bon retour sur investissement pour les entreprises qui impriment des documents couleur de manière régulière.

2) Technologie LED

La technologie LED est une alternative plus récente à la technologie laser. Elle offre une meilleure efficacité énergétique et une empreinte carbone réduite. Les photocopieurs LED sont également connus pour leur fiabilité et leur silence de fonctionnement, faisant d'eux une option attractive pour les entreprises soucieuses de l'environnement et de l'ergonomie du bureau.

3) Technologie jet d'encre

Évolution

Les photocopieurs jet d'encre ont connu des progrès significatifs ces dernières années, permettant d'imprimer des volumes plus importants à un coût par page plus compétitif.

Avantages

Ils offrent une qualité d'impression exceptionnelle, comparable aux lasers, pour un coût souvent inférieur, particulièrement pour les faibles volumes d'impression.

Inconvénients

Le coût des cartouches d'encre peut être élevé et la vitesse d'impression est généralement inférieure aux photocopieurs laser, ce qui peut ne pas convenir aux entreprises ayant des besoins d'impression très élevés.

Exemples concrets de prix et fonctionnalités

Tableau comparatif des technologies d'impression

Exemple de modèle

Photocopieur Laser Monochrome Brother HL-1210W

• Prix : 150€
• Fonctionnalités : Impression, numérisation, connexion Wi-Fi
• Usage Idéal : Petits bureaux et impression de documents courants.

Chiffres et simulations de calculs

Impact du volume d'impression sur le coût annuel

Prenons l'exemple d'une entreprise qui imprime 10 000 pages par mois. Comparons le coût annuel d'impression entre un photocopieur laser monochrome et un photocopieur jet d'encre couleur.

Photocopieur Laser Monochrome

• Prix d'achat : 1 000€
• Prix par page : 0,01€
• Coût annuel : 1 000€ + (10 000 pages * 0,01€/page) = 1 200€

Photocopieur Jet d'Encre Couleur

• Prix d'achat : 500€
• Prix par page couleur : 0,05€
• Prix par page noir et blanc : 0,02€
• Coût annuel : 500€ + (5 000 pages * 0,05€/page couleur) + (5 000 pages * 0,02€/page noir et blanc) = 850€

Dans cet exemple, le photocopieur jet d'encre couleur s'avère plus économique pour un volume d'impression important, malgré son prix d'achat plus élevé.

Intégration de l'évolution du marché dans le calcul du prix d'un photocopieur multifonction :

Photocopieurs multifonctions connectés et intelligents : Ces appareils intègrent des fonctions de numérisation, de gestion documentaire et de collaboration en ligne, offrant une solution complète pour les besoins bureautiques.

Fonctionnalités avancées : Certains modèles proposent des fonctions comme l'impression recto-verso automatique, la finition des documents, la reconnaissance de caractères optiques (OCR) et la connexion au Cloud.

Sécurité renforcée : La sécurité des données devient une priorité croissante. Les photocopieurs modernes intègrent des fonctionnalités de sécurité avancées pour protéger les informations sensibles.

Durabilité et respect de l'environnement : Les entreprises recherchent des photocopieurs éco-responsables, labellisés Energy Star ou utilisant des consommables rechargeables.

Top 10 des fonctionnalités à rechercher dans un photocopieur professionnel : 

En tant qu'entreprise, l'acquisition d'un photocopieur performant et adapté à vos besoins est un investissement crucial pour optimiser votre productivité et vos flux de travail. Au-delà des technologies d'impression et des critères qualitatifs, les fonctionnalités jouent un rôle déterminant dans le choix d'un photocopieur professionnel.

1) Fonction multifonction (MFP)

• Numérisation : Numérisation de documents papier vers des formats numériques (PDF, JPEG, etc.) pour une gestion aisée des documents.

• Impression : Impression de documents numériques depuis des ordinateurs, des clés USB ou des appareils mobiles.
• Copie : Reproduction de documents papier avec des options de personnalisation (agrandissement, réduction, recto-verso, etc.).

• Fax : Envoi et réception de fax pour une communication fiable et sécurisée.

2) Vitesse d'impression

Adaptez la vitesse d'impression (pages par minute) à votre volume d'impression quotidien pour éviter les goulots d'étranglement.

3) Qualité d'impression

Optez pour une résolution d'impression adaptée à vos besoins (600 dpi pour les documents courants, 1200 dpi pour les documents professionnels, 2400 dpi ou plus pour les impressions graphiques).

4) Formats d'impression

Vérifiez la prise en charge des formats d'impression dont vous avez besoin (A4, A3, A2, etc.) pour une flexibilité optimale.

5) Connectivité

• Réseau Ethernet : Connexion au réseau local pour une impression et une numérisation partagées.
• Wi-Fi : Impression et numérisation depuis des appareils mobiles sans fil.
• USB : Connexion directe à un ordinateur pour un transfert facile de fichiers.

6) Bacs de papier

• Capacité des bacs adaptée à votre volume d'impression pour éviter les recharges fréquentes.
• Bacs multiformats pour gérer différents formats de papier sans changer de bac.

7) Recto-verso automatique

Impression et copie recto-verso automatique pour économiser du papier et du temps.

8) Écran tactile

Interface intuitive pour une navigation facile et une utilisation simplifiée.

9) Sécurité renforcée

• Authentification par carte d'identité ou mot de passe pour protéger les données sensibles.
• Cryptage des données pour une transmission sécurisée des informations.
• Fonction de suppression sécurisée des données pour une protection contre les fuites de données.

10) Durabilité et respect de l'environnement

• Consommation d'énergie réduite pour un impact environnemental minimal.
• Consommables rechargeables ou recyclés pour une démarche éco-responsable.

En plus de ce top 10, d'autres fonctionnalités avancées peuvent être utiles selon vos besoins spécifiques :

• Finition des documents : Perforation, agrafage, pliage pour une présentation professionnelle.
• Reconnaissance de caractères optiques (OCR) : Conversion de documents papier en fichiers texte éditables.
• Connexion au Cloud : Stockage et partage de documents dans des services de cloud computing.
• Connectivité : une connexion Wifi  ou une mise en réseau via Ethernet sont indispensables pour mettre un photocopieur en réseau – la présence des deux possibilités est encore plus préférable ;
• La quantité de mémoire : un volume de mémoire suffisamment important permet au photocopieur d’enregistrer les données numériques d’une tâche d’impression et de la reprendre en cas de défaillance (alimentation, bourrage papier par exemple). C’est également un moyen de programmer des travaux de copie pour éviter les files d’attente ;

Prix d’un photocopieur à l’achat et coûts en location

Plutôt qu’être une démarche basée sur une recherche de fonctionnalités et de performances, choisir un photocopieur pour entreprise peut également être une simple question de budget.

Il convient alors de considérer non seulement le prix du photocopieur, mais aussi le coût d’usage, ce qui peut faire apparaître l’option de la location d'un photocopieur  comme la plus intéressante.

Prix de photocopieurs généralement constatés

Les prix moyens des photocopieurs dépendent des critères évoqués plus haut.

Pour reprendre la liste dans l’ordre, il est possible de constater les tarifs suivants :

A partir du moment où de gros volumes de copie sont nécessaires, les prix s’envolent : ainsi, pour des copieurs en noir et blanc assurant plus de 6 000 copies par heure, les prix commenceront aux alentours de 40 000 euros.

Egalement sur le sujet :  Le prix d'une imprimante 3D

Coûts d’une location de photocopieur

Au-delà du prix de la machine en tant que telle, il est essentiel d’avoir une idée même approximative du coût moyen d’usage d’un photocopieur d’entreprise.

Il faut donc ajouter le prix du papier et celui des cartouches d’encre ou toners. Il faut également prendre en compte celui de la maintenance et de l’entretien  qui s’avèrent inévitablement nécessaires, et qui peuvent coûter cher si un technicien spécialisé doit se déplacer pour une intervention urgente.

Tout est donc fonction du volume d’usage constaté ou prévisible, en termes de pages par mois.

En mensualisant le prix d’achat du copieur et en lui ajoutant ces coûts annexes, il est facile d’atteindre un total de facturation à plus de 250 euros par mois.

Dans le même temps, la location d’un photocopieur, avec son entretien et ses consommables, peut être obtenue pour moins de 100 euros par mois.

Mais il est important de vérifier tous les termes du contrat. Ainsi, plusieurs contrats se baseront sur une consommation incompressible largement supérieure aux besoins réels d’une entreprise, classiquement pour près de 10 000 copies par mois.

Il est donc judicieux de demander plusieurs devis de photocopieurs  pour bien étudier les différentes offres et trouver la mieux adaptée à ses besoins.