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Comment réduire les coûts d’utilisation d’un photocopieur ?

Outre son coût d'achat, un photocopieur consomme de l'électricité, du papier et de l'encre pour fonctionner. Afin de réduire les coûts d’utilisation d’un photocopieur, il est donc possible de jouer sur l'organisation du parc d'impression et sur les habitudes des utilisateurs. 

Photocopieur

En amont : optimiser son parc d'impression

Réaliser un audit sur les besoins réels de l'entreprise permet d'éliminer les dépenses superflues liées à l'utilisation des photocopieurs. Il doit prendre en compte leur nombre et leur état ainsi que les quantités de consommables (papier et encre) qu'ils utilisent. Cela permettra d'évaluer d'une part le coût moyen d'impression par page pour chacun d'entre eux et d'autre part de déterminer l'enveloppe globale allouée à l'impression. Cette étude peut être réalisée en interne ou en faisant intervenir des prestataires externes, notamment des techniciens-conseil des grandes marques.

Bien souvent, une meilleure organisation permet de réduire les coûts liés à l’utilisation d’un photocopieur. Limiter leur nombre, voire en supprimer, permet de réaliser des économies sur la consommation d'énergie. Le choix d'un appareil multifonction moderne, à la fois scanner, imprimante, photocopieuse et fax s'avère judicieux en matière d'économie d'énergie et de gain de place tout en conservant de bonnes performances d'utilisation.  À l'achat, ce type de machine reste toujours moins cher que le cumul d'un photocopieur, d'un scan et d'une imprimante.

Certaines imprimantes jet d'encre ne sont utilisées que ponctuellement par leurs utilisateurs. Conséquence, l'encre a tendance à sécher et à boucher les têtes d'impression après une période de non-utilisation. Pour éviter cela deux solutions existent : partager l'appareil avec d'autres utilisateurs ou imprimer au moins une page couleur toutes les deux semaines afin de garantir le bon fonctionnement des têtes.

Réduire les coûts liés à l’utilisation d’un photocopieur au quotidien

Certains changements d'habitude permettent de réaliser des économies substantielles de papier, encre et énergie.

  • Les réductions permettent d'économiser encre et papier. Ainsi, deux documents de format A4 peuvent souvent être réduits pour tenir sur une seule page tout en restant parfaitement lisible.
  • La réalisation de photocopie recto-verso doit devenir un réflexe pour les utilisateurs afin d'économiser du papier. Des études estiment les gains potentiels à 30 % du budget papeterie.
  • Les photocopieurs et imprimantes peuvent également être réglés par défaut afin de consommer le moins d'encre possible. Bien souvent la qualité d'impression est supérieure aux besoins réels. En bridant ces paramètres les quantités d'encre utilisées seront moindres. De même les impressions couleurs sont rarement indispensables.
  • La plupart des fabricants proposent leurs propres cartouches, souvent à un prix supérieur aux cartouches dites “compatibles”, avantageuses financièrement. De plus il existe des kits de recharge des cartouches vides.
  • La création d'un réseau de communication interne à l'entreprise permet de transférer des documents sans passer par le papier.
  •  L'archivage numérique est une source d'économie d'argent et d'espace de stockage.
  • La plupart des photocopieuses possèdent un mode économie d'énergie ou veille garantissant jusqu'à 15 % économie.

 

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