Comment réduire les coûts d’utilisation d’un photocopieur ?

Outre son coût d'achat, un photocopieur consomme de l'électricité, du papier et de l'encre pour fonctionner. Afin de réduire les coûts d’utilisation d’un photocopieur, il est donc possible de jouer sur l'organisation du parc d'impression et sur les habitudes des utilisateurs. 

En amont : optimiser son parc d'impression

Réaliser un audit sur les besoins réels de l'entreprise permet d'éliminer les dépenses superflues liées à l'utilisation des photocopieurs. Il doit prendre en compte leur nombre et leur état ainsi que les quantités de consommables ( papier imprimante et encre) qu'ils utilisent. Cela permettra d'évaluer d'une part le coût moyen d'impression par page pour chacun d'entre eux et d'autre part de déterminer l'enveloppe globale allouée à l'impression. Cette étude peut être réalisée en interne ou en faisant intervenir des prestataires externes, notamment des techniciens-conseil des grandes marques.

Bien souvent, une meilleure organisation permet de réduire les coûts liés à l’utilisation d’un photocopieur. Limiter leur nombre, voire en supprimer, permet de réaliser des économies sur la consommation d'énergie. Le choix d'un appareil multifonction moderne, à la fois scanner, imprimante, photocopieuse et fax s'avère judicieux en matière d'économie d'énergie et de gain de place tout en conservant de bonnes performances d'utilisation.  À l'achat, ce type de machine reste toujours moins cher que le cumul d'un photocopieur, d'un scan et d'une imprimante.

Certaines imprimantes jet d'encre  ne sont utilisées que ponctuellement par leurs utilisateurs. Conséquence, l'encre a tendance à sécher et à boucher les têtes d'impression après une période de non-utilisation. Pour éviter cela deux solutions existent : partager l'appareil avec d'autres utilisateurs ou imprimer au moins une page couleur toutes les deux semaines afin de garantir le bon fonctionnement des têtes.

Réduire les coûts liés à l’utilisation d’un photocopieur au quotidien

Certains changements d'habitude permettent de réaliser des économies substantielles de papier, encre et énergie.

• Les réductions permettent d'économiser encre et papier. Ainsi, deux documents de format A4 peuvent souvent être réduits pour tenir sur une seule page tout en restant parfaitement lisible.
• La réalisation de photocopie recto-verso doit devenir un réflexe pour les utilisateurs afin d'économiser du papier. Des études estiment les gains potentiels à 30 % du budget papeterie.
• Les photocopieurs et imprimantes peuvent également être réglés par défaut afin de consommer le moins d'encre possible. Bien souvent la qualité d'impression est supérieure aux besoins réels. En bridant ces paramètres les quantités d'encre utilisées seront moindres. De même les impressions couleurs sont rarement indispensables.
• La plupart des fabricants proposent leurs propres cartouches, souvent à un prix supérieur aux cartouches dites “compatibles”, avantageuses financièrement. De plus il existe des kits de recharge des cartouches vides.
• La création d'un réseau de communication interne à l'entreprise permet de transférer des documents sans passer par le papier.
•  L'archivage numérique est une source d'économie d'argent et d'espace de stockage.
• La plupart des photocopieuses possèdent un mode économie d'énergie ou veille garantissant jusqu'à 15 % économie.

Comment réduire les coûts de votre photocopieur et imprimante multifonction ? 

Les photocopieurs et imprimantes multifonctions sont des équipements essentiels dans de nombreuses entreprises, mais ils peuvent également représenter une part significative des dépenses. Voici quelques stratégies détaillées avec des chiffres et des exemples pour réduire les coûts liés à votre photocopieur et imprimante multifonction tout en maintenant une efficacité optimale.

1. Choisir le bon modèle

Optez pour un modèle adapté à vos besoins. Les photocopieurs et imprimantes multifonctions peuvent effectuer plusieurs tâches (impression, numérisation, copie et fax), ce qui peut vous éviter d'acheter plusieurs appareils.

• Imprimantes laser vs. jet d'encre :
• Les imprimantes laser sont généralement plus économiques pour les gros volumes d'impression. Par exemple, une imprimante laser monochrome peut coûter environ 0,01 € par page, tandis qu'une imprimante jet d'encre couleur peut coûter environ 0,05 € par page.
• Si vous imprimez 10 000 pages par an, cela représente 100 € par an pour une imprimante laser contre 500 € pour une jet d'encre couleur.

2. Achat, location ou leasing ?

Évaluez vos options de financement.

• Achat : L'achat initial d'un photocopieur peut sembler coûteux, mais il est souvent plus économique à long terme. Par exemple, un photocopieur laser monochrome peut coûter 1 000 €, avec des coûts annuels d'environ 1 200 € (incluant le coût par page et les consommables).
• Location ou leasing : La location peut offrir des avantages de trésorerie et de flexibilité. Cependant, elle peut coûter entre 30% et 40% de plus sur la durée du contrat. Par exemple, un copieur loué pour 24 mois à 50 €/mois coûtera 1 200 €, plus cher que l'achat initial.

3. Maintenance et consommables

Planifiez une maintenance régulière. Un entretien régulier peut prévenir les pannes coûteuses et prolonger la durée de vie de votre équipement.

Consommables

Voici une liste des principaux consommables avec des conseils pour réduire les coûts associés :

• Papier :
  • Conseil de réduction des coûts : Achetez du papier en gros pour obtenir des réductions de volume. Utilisez du papier recyclé qui est souvent moins cher et respectueux de l'environnement. Privilégiez l'impression recto-verso pour économiser jusqu'à 50% sur les coûts de papier.
• Toner :
  • Conseil de réduction des coûts : Utilisez des toners compatibles ou remanufacturés qui coûtent souvent 20% à 30% moins cher que les toners de marque. Réduisez la densité d'impression pour utiliser moins de toner par page. Stockez les toners dans un endroit frais et sec pour prolonger leur durée de vie.
• Encre :
  • Conseil de réduction des coûts : Pour les imprimantes jet d'encre, optez pour des cartouches d'encre compatibles ou rechargeables. Achetez des packs d'encre en gros pour bénéficier de réductions. Utilisez le mode brouillon pour les documents internes pour réduire la consommation d'encre.
• Tambours d'imagerie :
  • Conseil de réduction des coûts : Nettoyez régulièrement le tambour d'imagerie pour prolonger sa durée de vie. Comparez les prix et envisagez l'achat de tambours remanufacturés. Remplacez le tambour uniquement lorsque la qualité d'impression commence à se détériorer significativement.
• Unité de fusion :
• Conseil de réduction des coûts : Assurez-vous que l'unité de fusion est bien entretenue et nettoyée régulièrement. Éteignez l'imprimante lorsqu'elle n'est pas utilisée pendant de longues périodes pour prolonger la durée de vie de l'unité de fusion.

4. Optimisation de l'utilisation

Adoptez des pratiques d'impression efficaces.

• Impression recto-verso : Imprimer en recto-verso peut réduire la consommation de papier de 50%. Si une entreprise utilise 20 000 feuilles par an à 0,01 €/feuille, cela représente une économie de 200 € par an.
• Impression en noir et blanc : Configurer vos appareils pour imprimer en noir et blanc par défaut peut réduire la consommation de toner couleur, qui est plus coûteux. Par exemple, imprimer en noir et blanc coûte 0,01 € par page contre 0,05 € pour la couleur.

5. Investir dans la technologie

Misez sur la modernisation. Les photocopieurs modernes intègrent des fonctionnalités de gestion documentaire avancée et des connexions cloud.

• Dispositifs labellisés Energy Star : Utiliser des appareils plus économes en énergie peut réduire vos coûts d'électricité. Par exemple, un photocopieur Energy Star peut consommer 30% moins d'énergie, économisant jusqu'à 100 € par an sur la facture d'électricité.

Exemples et chiffres concrets pour réduire vos coûts : 

• Exemple 1 : Choisir une imprimante multifonction adaptée :
  • Imprimante laser monochrome : 1 000 € à l'achat + 200 € par an (10 000 pages) = 1 200 € la première année.
  • Imprimante jet d'encre couleur : 500 € à l'achat + 500 € par an (10 000 pages) = 1 000 € la première année.
• Exemple 2 : Passage à des pratiques d'impression efficaces :
  • Une entreprise imprimant 20 000 pages par an avec une réduction de 50% en passant à l'impression recto-verso économise 200 € par an sur le papier.
  • Réduction de la consommation de toner couleur de 50% : économise 250 € par an si le coût initial était de 500 € par an.

En suivant ces recommandations et en intégrant des pratiques d'optimisation dans votre entreprise, vous pouvez significativement réduire les coûts liés à votre photocopieur et imprimante multifonction tout en maintenant une productivité élevée. Pour plus d'informations et des solutions adaptées à vos besoins, consultez les guides spécialisés et les services d'assistance des fournisseurs.

Pour en savoir plus, n'hésitez pas à vous adresser à nos prestataires spécialisés en remplissant un formulaire de demande de devis en photocopieurs multifonctions .