Copieur multifonction : achat, location ou location avec option d’achat ?

Le prix d’un copieur multifonction pour entreprise à l’achat n’est pas forcément le seul indicateur de la charge financière que cet équipement peu représenter.

En effet, d’une part, le coût de l’entretien et de la maintenance doit être pris en compte, et d’autre part, l’acquisition n’est pas la seule option pour s’équiper. A côté de l’achat, la location et désormais la location avec option d’achat sont des alternatives qui séduisent de plus en plus de clients professionnels.

Mais ces alternatives sont-elles réellement économiquement intéressantes ? Comment fonctionnent ces trois formules et quels sont leurs avantages respectifs ? Quels coûts réels représentent-elles chacune, une fois que tout a été calculé ?

L’achat de copieur multifonction : à réserver aux grandes entreprises ?

L’achat d’un copieur multifonction est a priori la formule la plus simple. Mais jusqu’à quel niveau est elle économiquement et pratiquement pertinente ? Quels sont les prix et quelles sont les astuces pour payer moins cher ?

Fonctionnement de l’achat d’un copieur multifonction

C’est simple : avec l’achat d’un copieur, l’utilisateur paye et dès le début, acquiert véritablement la machine.

Quelques subtilités doivent néanmoins être précisées, car il y a en fait plusieurs façons d’acheter un copieur.

La première série de possibilités correspond au canal de vente.

En effet, il est possible d’acheter son copieur :

• auprès d’un constructeur,
• auprès d’un distributeur spécialisé,
• auprès d’une autre entreprise qui n’a rien à voir avec le secteur – le marché de l’occasion est en effet très actif.

La deuxième série d’options est relative au financement :

• il y a bien entendu le paiement comptant,
• mais aussi le crédit court, en trois ou quatre échéances, généralement proposé par le constructeur ou le distributeur,
• et le crédit bancaire qui peut être accordé pour l’achat d’un copieur, en tant qu’équipement professionnel, par l’établissement bancaire habituel de l’utilisateur.

Avantages de l’achat d'un copieur multifonction : 

Les avantages de la pleine acquisition d’un photocopieur multifonction  sont également relativement simples à imaginer.

Il est notamment possible de mettre en avant :

• Le fait que l’entreprise est en mesure de conserver son appareil plus longtemps,
• Qu’elle est libre de l’entretenir comme elle veut, avec qui elle veut, et avec les consommables et pièces qu’elle veut,
• Que le photocopieur devient alors un actif de l’entreprise, ce qui a son importance comptable,
• Et qui permet d’ailleurs de revendre cet équipement en cas de besoin ou pour en acheter un nouveau, un peu comme une voiture !
• Enfin, cette formule est d’un certain point de vue plus économique.

Prix à l'achat d'un copieur multifonction : 

Comment ça, l’achat d’un photocopieur serait plus économique que sa location ?

Oui, c’est possible, si l’on ne considère pas exclusivement l’investissement initial.

En effet, les prix des photocopieurs professionnels « catalogue », affichés entre 4 000 et 20 000 euros, voire plus, sont rarement ceux qui sont effectivement payés.

Cela est dû à plusieurs raisons :

• Il est possible et même fréquent de négocier les prix des photocopieuses avec les distributeurs, qui accordent assez facilement des remises importantes, de 30% à 40% du prix constructeur ;
• A l’inverse, une fois toutes les mensualités payées, un copieur en location revient entre 30% et 40% plus cher que le prix constructeur. En effet, elle supporte avec cette formule en quelque sorte un taux d’intérêt, comme si les mensualités revenaient à un crédit (sauf que l’imprimante en principe n’appartient pas au client à la fin) ;
• Ce « taux d’intérêt » objectif doit être comparé avec celui d’un financement bancaire, dont le taux sera dans presque tous les cas inférieur, pour une période d’amortissement qui peut être tout aussi longue ;
• Enfin, pour avoir une imprimante encore moins chère, il est possible de se pencher sur le marché de l’occasion, qui propose souvent de très bonnes affaires : il n’est pas rare de trouver des copieurs avec une décote de 50% ou 60% parfaitement opérationnels.

Attention : dans tous les cas il faut se souvenir que pour que le copieur puisse durer, il est nécessaire de l’entretenir régulièrement. Sauf à prendre le temps de se former ou de bénéficier d’une garantie constructeur particulièrement généreuse, il convient donc d’ajouter au prix d’achat celui d’un contrat de maintenance . Ce prix n’excède pas quelques dizaines d’euros par mois, et même s’il ne comprend jamais le papier (parfois l’encre), il doit être comparé à celui d’une intervention en urgence d’un technicien en cas de panne.

La location de copieur : une formule désormais très populaire pour toutes les entreprises

La location est une formule désormais très installée dans le marché professionnel, qui présente de nombreux avantages pour un prix a priori attractif.

Fonctionnement de la location de copieur multifonction

La location simple de copieur multifonction est une alternative qui apparaît comme providentielle pour beaucoup d’entreprise qui n’ont pas les moyens de réaliser l’investissement initial nécessaire pour l’achat du matériel.

Le copieur est loué sur une longue période, en général de 24 à 60 mois (d’où le nom de LLD, ou location sur longue durée, pour distinguer cette formule). Le prix du copieur est donc mensualisé, souvent sans surcoût pour la première mensualité.

La maintenance est souvent proposée en abonnement au sein du même contrat.

L’utilisateur peut changer de copieur au sein de la période d’engagement pour un modèle plus moderne ou correspondant mieux à ses besoins, et repart alors pour une nouvelle période contractuelle.

Avantages de la location d'un copieur multifonction : 

Les avantages de la location de copieur sont nombreux.

Les plus considérables sont :

• L’investissement initial limité à une seule mensualité, au même prix que les suivantes,
• Il n’y a pas de coûts cachés : l’utilisateur sait à l’avance combien le parc de photocopieurs ou d'imprimantes lui coûtera tous les mois ;
• Le service compris, un contrat de maintenance étant généralement ajouté, et l’utilisateur n’ayant qu’à prendre en charge les ravitaillements en papier ;
• A tout moment ou presque, l’entreprise peut choisir de changer le copieur pour un modèle plus moderne ou correspondant mieux à ses besoins ;
• Les loyers sont déductibles en tant que charges ;
• Les comptes sociaux ne sont pas impactés.

Prix de la location d'un copieur multifonction :

Les prix de la location d’un photocopieur sont évidemment fonction du matériel loué et de la durée de location.

Ainsi, les mensualités peuvent aller de moins de 100 euros à plus de 400 euros par mois, maintenance et réparations comprises.

En revanche, la location a un coût, faisant grimper le prix total au terme de la période contractuelle de 30% à 40% par rapport à un achat du même modèle, comme précisé plus haut.

La location avec option d’achat de copieur d’entreprise : la nouvelle alternative

Cette solution, relativement nouvelle, permet en quelque sorte de bénéficier des avantages de la location et de ceux de l’achat, sans leurs inconvénients respectifs.

Fonctionnement de la location de copieur multifonction avec option d’achat

La location avec option d’achat, également appelée leasing ou crédit-bail, est une formule relativement récente, qui là encore, reprend un modèle issu du commerce automobile.

Il consiste à débloquer un apport initial, puis à louer la machine un certain temps, généralement 2 ou 4 ans, avant d’en devenir automatiquement propriétaire, sauf à choisir un nouveau modèle.

Il est souvent possible de moduler l’apport initial et le montant des loyers, afin d’obtenir des mensualités adaptées à son budget.

Avantages de la location avec option d'achat d'un copieur multifonction : 

Le leasing de photocopieur tente d’additionner les avantages des formules de location et d’achat tout en s’affranchissant de leurs inconvénients.

Ainsi :

• L’investissement initial est considérablement réduit,
• Les loyers sont déductibles des impôts,
• Le locataire, quand il devient propriétaire à la fin de la période contractuelle, peut revendre le copieur,
• Il peut aussi entamer un nouveau cycle et s’équiper d’un modèle plus performant sans surcoût,
• Un contrat de maintenance est généralement lié à la location, avec l’installation du matériel et souvent la formation des équipes,
• Le coût total est légèrement moins élevé que pour une location.

Prix de la location avec option d’achat d'un copieur multifonction : 

Les prix des loyers sont généralement comparables à ceux d’une location simple pour un équipement similaire, hormis le premier loyer, représentant souvent trois fois le montant d’un loyer mensuel ou plus.

Pour ce qui est du coût total, il est très légèrement inférieur (moins de 5%) à celui d’une location, et reste donc supérieur à celui représenté par un achat ou même à celui d’un achat avec crédit bancaire.

Pour en savoir plus, vous pouvez vous renseigner auprès de nos fournisseurs en effectuant une demande de devis en copieur multifonction .