4 fonctionnalités pour diminuer vos coûts d’impression

Outre l’impact écologique non négligeable, la multiplication des impressions représente également un coût direct et récurrent pour les entreprises. Selon une étude menée par IDC en 2013, un salarié européen imprime en moyenne 5 000 pages par an, dont près d’un sixième ne sont jamais lues. Bien que ces données soient anciennes, elles restent révélatrices d’un gaspillage toujours d’actualité.

Aujourd’hui, les entreprises doivent adopter des pratiques plus durables et intelligentes pour réduire ces coûts. Voici 4 fonctionnalités clés, enrichies par les dernières innovations, pour rationaliser vos impressions.

1. Réalisez un audit complet grâce aux outils de gestion, désormais dans le cloud

Avant toute optimisation, un audit du parc d’impression est indispensable. Qui imprime ? Quoi ? À quelle fréquence ? Ces données permettent d’identifier les sources de gaspillage.

Les outils de gestion se sont largement modernisés : PaperCut MF Cloud, Universal Print by Microsoft ou encore HP Wolf offrent des solutions centralisées dans le cloud, compatibles avec les environnements hybrides. Ces plateformes permettent de suivre :

• La consommation par service ou utilisateur.

• Le type et le volume de documents imprimés.

• Le coût par projet ou client.

• L’empreinte carbone associée aux impressions.

👉 Nouveauté : certaines plateformes intègrent des outils de calcul de bilan carbone (scope 3) pour répondre aux exigences RSE des grandes entreprises.

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2. Tracking, Cost Recovery et intégration comptable

Les fonctionnalités de suivi permettent de ventiler les coûts d’impression par projet, client ou département. Cette approche, appelée Cost Recovery, est couramment utilisée dans les cabinets juridiques, les cabinets de conseil ou les agences.

📌 Exemple : en connectant votre solution de tracking à un logiciel comme QuickBooks, vous automatisez l’affectation des coûts, améliorez la transparence et limitez les frais indirects non justifiés.

3. Mettez en place des règles intelligentes d’impression (rule-based printing)

Selon une étude de Quocirca en 2014, des règles automatiques bien configurées permettent de réduire jusqu’à 25 % des coûts d’impression. Bien qu’une mise à jour de cette donnée soit souhaitable, cette économie reste confirmée par de nombreux retours d’expérience.

Les règles types incluent :

• Redirection automatique vers les imprimantes les plus économiques pour les volumes importants.

• Impression en noir et blanc par défaut pour les e-mails ou documents web.

• Blocage de l’impression couleur pour certains utilisateurs ou plages horaires.

🧠 Nouveauté 2025 : des fabricants comme HP, Xerox ou Canon intègrent des moteurs d’IA capables de détecter des comportements inhabituels, prédire les pics de consommation et ajuster dynamiquement les politiques d’impression.

4. Sécurisez vos impressions avec le « Follow Me Print » et le modèle Zero Trust

Selon Statista (2022), environ 10 % des documents imprimés ne sont jamais récupérés. Ce gaspillage peut être évité avec des solutions de type Follow Me Print, où l’impression ne se déclenche qu’après identification de l’utilisateur sur l’imprimante (badge ou code PIN).

Avantages :

• 📉 Réduction moyenne de 15 % du volume imprimé.

• 🔒 Sécurisation des données : seuls les documents validés par l’utilisateur sont imprimés.

👉 Tendance 2025 : le modèle Zero Trust s’applique désormais à l’environnement d’impression : authentification renforcée, chiffrement des flux, traçabilité et audits deviennent la norme.

Une stratégie d’impression moderne, éthique et rentable

L’optimisation des impressions ne se limite plus à une question de coûts. C’est un levier stratégique pour améliorer la performance, réduire l’impact environnemental, et répondre aux exigences de sécurité et de conformité.

Pour aller plus loin, explorez les recommandations des cabinets comme Gartner ou des organisations comme l’ADEME, qui proposent des ressources sur l’optimisation des impressions et la réduction de l’empreinte carbone en entreprise.

Pour conclure

Optimiser la gestion de vos impressions, c’est :

• Réduire les coûts directs et les coûts cachés.

• Adopter des pratiques écoresponsables alignées avec vos engagements RSE.

• Renforcer la sécurité documentaire à l’ère du cloud et du Zero Trust.

• Profiter des technologies d’IA pour une gestion proactive et prédictive.