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Choix d'une imprimante, d'un multifonction ou d'un photocopieur

Lors du choix de votre imprimante, multifonction ou photocopieur, vous devez vous poser plusieurs questions importantes : Quel type de matériel ? Quel budget ? Quelle utilisation dans l’entreprise ? Quelles caractéristiques ?

 

  Choix d'une imprimante multifonction ou d'un photocopieur

 

1. Quel type de matériel ?

  • une imprimante ?
  • un photocopieur ?
  • un multifonction 4 en 1 : imprimante, copieur, scanner et fax ?   

Même s’il est plus volumineux et plus onéreux qu’une imprimante seule, le multifonction représente un gain de place conséquent par rapport à l’accumulation de plusieurs appareils. Il peut être intéressant de disposer d’un multifonction et d’une ou plusieurs imprimante(s) pour les besoins spécifiques de certains services : une imprimante noir et blanc pour la comptabilité, une imprimante A3 pour le service communication…

 

2. Quel budget ?

Plusieurs choses sont à prendre en compte pour le choix d'une imprimante, d'un multifonction ou d'un photocopieur :

  • l’achat ou la location 
  • les tarifs du contrat de maintenance, si vous décidez d’en souscrire un.
  • le prix des consommables : cartouches ou toner et tambour.

Connaître le prix des consommables,  vous permet de calculer le coût à la page, soit le prix auquel vous revient l’impression ou la copie d’une page. La formule est simple : il suffit de diviser le prix de la cartouche ou du toner par le nombre d’impression estimé par le fabricant. Attention cependant : afin de pouvoir annoncer un nombre d’impression élevé, les constructeurs misent généralement sur un taux de remplissage de la page de 10%. Dans la réalité, la moyenne se situe plutôt autour de 20 à 30%... Tenez en compte dans votre calcul !

 

3. Quelle utilisation dans l’entreprise ?

  • Evaluez le nombre de copies ou d’impressions que vous devez faire au cours d’un mois : c’est votre volume d’impression, un critère déterminant dans le choix de votre matériel : vous n’avez évidemment pas besoin du même appareil selon que vous imprimez 1 000 ou 10 000 pages par mois. De plus, si vous optez pour la location, cette donnée constituera la base de calcul commercial de votre contrat.
  • Listez toutes les personnes qui doivent pouvoir se servir de l’impression : avez-vous besoin de mettre l’imprimante ou le copieur en réseau ? Est-ce qu’un seul ordinateur a besoin d’être équipé ?

 

4. Quelles caractéristiques pour le choix de votre imprimante ou multifonction ?

  • Couleur ou noir & blanc ?

Avez-vous vraiment besoin de la couleur ?

Même si la différence de prix est de moins en moins significative, les imprimantes ou copieurs laser sont encore plus chers à l’achat que les modèles équivalent noir & blanc. Ils requièrent également l’achat de cartouches ou toners supplémentaires. Notez aussi que les équipements noir &  blanc sont beaucoup plus rapides.

Si vos besoins d’impression couleur sont ponctuels, vous pouvez envisager l’achat d’une imprimante, d’un copieur ou d’un multifonction noir & blanc laser que vous compléterez par une petite imprimante couleur jet d’encre.

  • La vitesse d’impression ?

Si vous imprimez régulièrement de gros volumes, la vitesse d’impression est une caractéristique très importante à prendre en compte. On l’exprime en ppm, p/min ou pages par minute.

  • Une imprimante noir et blanc est généralement plus rapide qu’une imprimante couleur.

  • Une imprimante laser est souvent plus rapide qu’une imprimante jet d’encre.

En général, la vitesse indiquée par le fabricant  correspond à la vitesse d’impression d’un fichier type texte… Cela vous donne une indication utile pour faire votre choix mais si vous imprimez des photos en haute résolution, sachez que cela ne sera pas représentatif de la vitesse d’impression réelle.

  • Quels formats ?

Le format A4 peut-il vous suffire ? Devez-vous utiliser le format A3 ?

Les copieurs ou multifonctions A3 sont bien plus onéreux que les modèles A4. Si vos besoins d’impression en A3 sont ponctuels, vous pouvez envisager de vous équiper d’un appareil A4 et de vous adresser à un service de reprographie.

Si vous avez besoin d’imprimer de très grands formats, vous aurez besoin d’un équipement spécifique, plus coûteux.

  • L’alimentation en papier ?

Avez-vous besoin d’imprimer sur plusieurs types de papier différents (classique,  avec en-tête, cartonné, transparent, etc.) ?  

Si vous changez souvent de type de papier, avoir plusieurs entrées pour l’alimentation papier vous fera gagner un temps précieux.

  • Les finitions ?

Faut-il pouvoir agrafer les feuilles ? Les perforer ? Les plier ? Les trier ? En combien de bacs différents ?

La plupart des photocopieurs ou multifonctions professionnels destinés à imprimer ou copier de gros volumes proposent ces options. Pour les plus petits volumes, cela dépend des modèles.

  • L’impression photo ?

Pour imprimer une photo de qualité, avec une certaine finesse dans les détails, vous avez besoin d’une bonne résolution. La résolution se mesure en ppp (points par pouce) ou en dpi (dot per inch) : plus elle est élevée, plus la photo imprimée sera nette.

Si vous imprimez des photos régulièrement, vous aurez besoin d’un équipement spécifique.  Demandez-vous également si vous avez besoin d’imprimer des photos sans allumer l’ordinateur : c’est une option complémentaire qui n’est pas disponible sur tous les modèles.

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