Le contrat de maintenance d’un photocopieur pour les professionnels

A l’époque du « plug and play », tous les consommateurs, y compris les professionnels, sont tentés de croire qu’une fois la machine branchée… il n’y a plus rien à faire.

Néanmoins, une machine, ça s’entretient. Et quand elle n’est pas entretenue, il faut la réparer. Et c’est souvent là que les ennuis commencent. Or quand la machine est une photocopieuse coûtant des milliers d’euros, et que son fonctionnement est indispensable à la bonne marche de l’activité d’une entreprise, une panne arrive toujours au mauvais moment. C’est en général à ce moment, et plus encore quand il reçoit la facture des réparations, que le chef d’entreprise réalise, un peu tard, qu’il aurait dû s’intéresser de plus près aux offres de contrats de maintenance pour photocopieur.

Mais comment fonctionne un contrat de maintenance ou un contrat d’entretien pour photocopieur, et à quelles éventualités est-il censé parer ? Quelles peuvent être les différents services compris ? Quels sont les prix d’un contrat de maintenance, et représentent-ils nécessairement une bonne affaire comparé à un entretien effectué par l’entreprise ?

Evaluer scrupuleusement ces différents points, c’est en somme, essayer de savoir si un contrat de maintenance est vraiment un contrat de confiance.

Un contrat de maintenance pour photocopieur, afin de parer à quelles éventualités ?

Les contrats de maintenance, proposés par les constructeurs de photocopieurs ou par des installateurs spécialisés, ont vocation à couvrir toutes les opérations d’entretien et de réparation du matériel. Encore faut-il s’y retrouver entre les différentes formules et appellations.

Contrat de maintenance ou contrat d’entretien ?

Un contrat de maintenance d’un photocopieur est un contrat de services généralement proposé soit par le constructeur de la machine, soit par les installateurs spécialisés.

Il peut être souscrit indépendamment de l’achat ou de la location d’un copieur  ou concomitamment.

Ce contrat comprend généralement quatre volets :

• l’entretien régulier de l’appareil,
• la fourniture de consommables,
• le dépannage à distance en cas de problème
• et si besoin, les réparations en cas de panne.

Le plus souvent, une prestation de maintenance pour photocopieur dure de 1 à 5 ans.

Dans le document contractuel sont précisés :

• la désignation du matériel qui fera l’objet d’une maintenance régulière,
• le tarif et les conditions financières,
• les obligations de l’entreprise prestataire et de l’entreprise cliente,
• la durée du contrat,
• les conditions d’annulation ou de rétraction.

Une certaine confusion est entretenue par les différents prestataires entre contrats de maintenance, contrats d’entretien, voire contrats d’assistance.

Strictement parlant :

• l’entretien est préventif, et s’attache à entretenir la machine pour éviter au maximum les pannes,
• la maintenance est elle curative et correspond davantage au dépannage et aux réparations.

Mais dans les faits, ces deux ou trois termes sont utilisés de façon interchangeable.

Les prestations comprises

Pour reprendre les quatre catégories évoquées, les différentes prestations comprises sont généralement les suivantes :

• Concernant l’entretien : l’installation, les réglages, les révisions régulières, la maintenance classique pour éviter le bourrage papier, la détérioration de la qualité de l’impression ou encore l’apparition de messages d’erreur ;
• Concernant la fourniture de consommables : les pièces détachées, toners  ou cartouches  sont remplacées directement par le prestataire, ou envoyées à l’utilisateur. Attention, les feuilles de papier et agrafes ne sont jamais comprises ;

• Concernant le dépannage : une assistance téléphonique, la formation des utilisateurs par l’entreprise de maintenance, la mise en réseau de la photocopieuse et son dépannage à distance via internet si possible ;
• Concernant les réparations : la main-d’œuvre, la fourniture des pièces, la reprise du matériel défectueux, le déplacement du technicien.

Deux points doivent particulièrement attirer l’attention de l’utilisateur dans le contrat de maintenance :

• En fonction du contrat signé, certains de ces services peuvent être optionnels. Il faut donc veiller à toujours vérifier quelles sont les garanties proposées par l’entreprise de maintenance avant de s’engager ;
• Le fait que la location du copieur soit comprise ou non est un élément aux conséquences considérables sur la tarification, comme expliqué plus loin.

Tarifs et alternatives au contrat de maintenance

Les tarifs d’un contrat pour photocopieur varient évidemment en fonction du type de photocopieur et des services inclus. Il est néanmoins utile de comprendre les bases de tarification pour savoir si les alternatives au contrat de maintenance sont vraiment moins intéressantes économiquement.

Tarifs de la maintenance pour photocopieur

Les tarifs varient selon le type de photocopieur.

Ainsi :

• Un contrat de maintenance pour photocopieur couleur coûtera logiquement plus cher qu’un contrat pour copieur noir et blanc, surtout s’ils sont de technologie laser,
• Un contrat pour photocopieur multifonction coûtera plus cher qu’un contrat pour un copieur simple.

Mais comment sont calculés les prix de ces contrats ?

• Le plus souvent, le prix est un forfait mensuel calculé sur la base d’un coût par page copiée ou imprimée, avec un certain nombre de pages comprises ;
• Ce coût par page peut varier entre 0,01 euro et 0,10 euros selon le nombre de pages du forfait (fonction décroissante) et selon que le contrat comprendra ou non une location des machines (auquel cas le prix par page sera moins élevé) ;
• Les compteurs de la machine sont relevés mensuellement par l’opérateur comme l’est un compteur EDF, parfois à distance ;
• Par exemple, à un quota de 10 000 pages par mois sera appliqué un tarif de 0,03 euros par pages, soit 300 euros par mois.

Il faut savoir que le forfait est dû quel que soit le nombre de pages effectivement consommé.

L’utilisateur sera donc bien inspiré d’estimer aussi précisément que possible sa consommation réelle. En effet, 10 000 pages par mois peuvent représenter déjà beaucoup.

Dans le cas où la location de la machine est comprise, l’opérateur dispose d’un levier commercial important.

Généralement, un an ou six mois avant l’échéance du contrat, un nouveau photocopieur sera proposé, lié à un nouvel engagement de 3 ou 5 ans.

Racheter le contrat d’une machine en cours de période contractuelle est toujours une mauvaise affaire pour le client, sauf si la machine est totalement hors service.

Il faut enfin savoir que des installateurs ont été condamnés pour avoir tenter d’imposer à leurs clients des indemnités de rupture anticipée du contrat de maintenance avec location pour un montant correspondant à l’ensemble de la période contractuelle restante. C'est-à-dire pour le prix d’un photocopieur à 30 000 euros… Ces pratiques sont donc illégales.

Sur le sujet : 

• Le prix des photocopieur  
• Le prix d'une imprimante 3D

Les alternatives aux contrats de maintenance

Une fois bien compris le système de prix par page et de quotas de page, il est possible de comparer le véritable intérêt économique des contrats de maintenance par rapport aux autres formules d’entretien des photocopieurs.

Dans le cas d’un entretien directement à la charge de l’utilisateur, il faut donc payer :

• Les cartouches ou toners, sachant que le papier n’est jamais compris dans les contrats,
• Les déplacements de techniciens, sachant que ces techniciens privilégient leurs clients « abonnés »,
• Les pièces de rechange, souvent difficiles à trouver,
• Enfin il faut savoir que si l’utilisateur n’a pas prévu de prestataire non plus pour la maintenance du photocopieur à titre préventif, et qu’il n’a pas été formé pour réaliser cette maintenance lui-même, les interventions pour réparations seront beaucoup plus probables.

Dans tous les cas, l’utilisateur doit savoir qu’il n’est pas obligé de signer un contrat d’entretien avec l’entreprise qui lui vend ou qui lui loue le copieur.

Il peut parfaitement faire effectuer ces prestations, y compris dans le cadre d’un contrat, par une entreprise spécialiste tierce qui proposerait des conditions plus intéressantes.

Rappel : avant de vous engager auprès d’un prestataire, prenez le temps de comparer les devis en photocopieur  de différentes entreprises afin de trouver les meilleures garanties au meilleur prix. 

Importance de l'Entretien Régulier pour Photocopieur

L'entretien régulier d'un photocopieur est crucial pour assurer son bon fonctionnement et prolonger sa durée de vie. Un entretien préventif régulier peut réduire jusqu'à 60% les risques de pannes et améliorer la performance globale de l'appareil. Les opérations spécifiques incluent le nettoyage interne et externe pour prévenir l'accumulation de poussière et de résidus, ainsi que les réglages et révisions régulières pour optimiser les performances et prévenir les dysfonctionnements. Le remplacement des pièces usées est également essentiel pour maintenir la qualité de l'impression et éviter les interruptions de service.

Différenciation entre Entretien et Maintenance pour Photocopieur

Comprendre la différence entre entretien et maintenance est essentiel pour choisir le bon contrat :

L'entretien est préventif, visant à éviter les pannes par des actions régulières, telles que le nettoyage et les réglages. Par exemple, un entretien préventif peut inclure des révisions trimestrielles à 100 euros par visite. En revanche, la maintenance est curative, intervenant après une panne pour réparer le photocopieur, avec des coûts supplémentaires comme des interventions à 150 euros par heure de travail plus le coût des pièces de rechange.

Services de Dépannage et de Réparation

Les contrats de maintenance comprennent généralement plusieurs services de dépannage et de réparation. L'assistance téléphonique et le dépannage à distance sont souvent disponibles 24/7, pouvant résoudre jusqu'à 70% des problèmes sans intervention physique. La formation des utilisateurs, incluse dans certains contrats, peut réduire les appels de dépannage de 30%. Les réparations sur site, où les techniciens se déplacent en moins de 24 heures pour les interventions urgentes, sont également courantes. En moyenne, une réparation sur site coûte environ 200 euros, pièces et main-d'œuvre incluses.

Tarification des Contrats de Maintenance pour Photocopieur

Les tarifs des contrats de maintenance varient selon plusieurs facteurs :

• Photocopieur couleur vs noir et blanc : Un contrat pour un copieur couleur peut coûter entre 0,05 et 0,10 euros par page, tandis qu'un copieur noir et blanc est facturé entre 0,01 et 0,03 euros par page.
• Photocopieur multifonction vs simple : Un contrat pour un copieur multifonction peut coûter 20% à 30% de plus qu'un simple copieur.
• Forfait mensuel : Typiquement basé sur un coût par page, par exemple, un forfait de 10 000 pages par mois à 0,03 euros par page équivaut à 300 euros par mois. Il est important de noter que ce forfait est dû même si le quota de pages n'est pas atteint.

Alternatives et Comparaison des Coûts

Comparer les contrats de maintenance avec d'autres formules d'entretien est crucial. Dans le cas d'un entretien à la charge de l'utilisateur, il doit payer les toners, les déplacements de techniciens et les pièces de rechange. Par exemple, les toners peuvent coûter entre 100 et 200 euros chacun, les déplacements de techniciens environ 150 euros par visite, et une panne majeure peut entraîner des coûts de réparation jusqu'à 1 000 euros.

Informations Légales et Pratiques

Il est essentiel de connaître les pratiques légales et les droits des utilisateurs. Par exemple, certains prestataires illégaux imposent des indemnités exorbitantes en cas de rupture de contrat. La loi interdit ces pratiques, et les indemnités doivent être proportionnelles aux services rendus. Avant de s'engager, il est conseillé de comparer les devis de plusieurs entreprises pour trouver les meilleures offres. Des écarts de prix de 10% à 20% sont fréquents entre différents prestataires.

Conclusion et Recommandations

Pour résumer, un contrat de maintenance pour photocopieur peut offrir une tranquillité d'esprit et une meilleure gestion des coûts à long terme. Cependant, il est crucial de comparer les devis, vérifier les conditions du contrat et estimer sa consommation réelle pour choisir le contrat le plus adapté. En suivant ces recommandations, les entreprises peuvent optimiser leur investissement dans les photocopieurs et éviter les surprises coûteuses.