La géolocalisation de véhicules d’entreprise : le guide complet

Les systèmes de géolocalisation de véhicules font désormais partie de la vie courante de presque tous les particuliers, qui les apprécient pour les itinéraires fiables qu’ils permettent de calculer, en temps quasi réel. Mais ces applications grand public ne sont rien à côté des fonctionnalités offertes par les solutions de géolocalisation de véhicules pour entreprises. Dans certains secteurs, comme celui des taxis ou des VTC et du transport routier de marchandises, la géolocalisation des flottes de véhicules a entraîné une véritable révolution. Parce qu’ils permettent aux gestionnaires de flottes de savoir à tout moment où sont les véhicules et ce qu’ils transportent et parce qu’ils transmettent un flot de données essentielles pour les affaires au quotidien, ces systèmes apportent une série d’avantages appréciables aux professionnels.

Comment fonctionnent ces systèmes ? Quels sont les différentes technologies sur le marché ? Quels sont ces avantages ? Combien coûtent ces solutions ? Enfin, quel est le cadre légal qui régit leur utilisation ?

Principe et fonctionnement de la géolocalisation de véhicules

Les systèmes de géolocalisation permettent non seulement au conducteur d’un véhicule de savoir sa position géographique à tout moment, mais aussi à un superviseur de savoir où est tout véhicule équipé de connaître cette position ainsi que différentes données sur ce véhicule ou le trajet. Plusieurs technologies permettent la géolocalisation à fins professionnelles.

La géolocalisation de véhicules : se trouver, trouver et agir

La géolocalisation de véhicules permet de savoir à n’importe quel moment, en temps quasi réel, où se trouvent les véhicules équipés des dispositifs de géolocalisation.

Initialement conçue pour une utilisation exclusivement militaire, la géolocalisation fait désormais partie du quotidien des particuliers et des professionnels.

Les systèmes pour particuliers ne servent en général qu’à l’utilisateur direct de ces systèmes, pour savoir où cet utilisateur est sur une carte et pour qu’il puisse calculer un trajet vers sa destination. Mais il existe également des applications pour localiser un ordinateur volé, ou un animal de compagnie, un enfant ou une personne âgée équipée d’un traceur GPS.

Cette fonctionnalité est au cœur des systèmes pour professionnels, qui permettent à un superviseur distant de connaître la position géographique des véhicules équipés de systèmes de géolocalisation. Ces systèmes permettent également parfois une communication bidirectionnelle entre le véhicule équipé et le superviseur, permettant même dans certains cas au superviseur d’agir directement sur le véhicule équipé. Enfin, ces systèmes transmettent bien plus que des positions géographiques, surtout lorsqu’ils équipés de modules reliés à différents éléments mécaniques du véhicule.

Les applications pour professionnels sont donc très nombreuses : aide à la navigation, suivi de marchandises, repérage d’un véhicule suite à un vol, localisation de personnes (routiers, commerciaux, personnes dépendantes, travailleurs itinérants…).

Différents systèmes de géolocalisation pour différents modes de fonctionnement

Plusieurs systèmes permettent la géolocalisation, avec une précision et une portée variables :

-        Le système de géolocalisation par GPS est le plus répandu. Grâce à une balise GPS, le dispositif se connecte au réseau satellitaire de positionnement pour connaître son emplacement. Les données sont alors transmises au conducteur et/ou au superviseur, généralement par les réseaux cellulaires mobiles.

-        Le système de géolocalisation peut aussi complètement se baser sur les réseaux de téléphonie mobile, par triangulation entre les différents émetteurs, en calculant le temps d’arrivée ou l’angle d’arrivée du signal, ou en se basant sur l’identifiant de cellule.

-        La géolocalisation par puces RFID est une autre technologie surtout utilisée pour la géolocalisation dans des espaces clos, pour localiser les marchandises dans un entrepôt par exemple.

-        D’autres technologies peuvent être utilisées, comme la géolocalisation par Wifi ou la géolocalisation par adresse IP

systèmes de géolocalisation

Avantages de la géolocalisation de véhicules et prix

Les nombreux avantages qu’apporte la géolocalisation des véhicules, tant sur le plan de l’optimisation de la gestion de flottes que sur celui des économies générées ou de la sécurité, sont à mettre en parallèle avec des coûts qui ne cessent de baisser.

Avantages de la géolocalisation de véhicules

Les systèmes de géolocalisation de véhicules comportent de nombreux avantages aussi bien aux chauffeurs qu’aux superviseurs et aux clients des sociétés utilisant ces systèmes. Directement ou indirectement, la géolocalisation des voitures de société ou des poids lourds des entreprises de transport leur apportent une meilleure sécurité, une meilleure gestion de flotte ainsi que des économies :

-        Sur le plan de la sécurité, la géolocalisation permet avant tout de lutter contre le vol de véhicules, mais aussi du vol de marchandises ;

-        De plus, toujours sur le même plan, les différentes informations remontées sur ces systèmes concernant par exemple la vitesse ou les freinages brusques permet de sécuriser la conduite. Si le traceur est équipé des modules nécessaires, des points clés sont surveillés comme la température de différents endroits critiques du moteur ou la pression des pneus, améliorant ainsi la sécurité globale du véhicule. Dans tous les cas, des alertes peuvent être mises en place quand certains seuils critiques sont atteints, à l’attention du chauffeur, du superviseur ou des deux. Parfois même, le superviseur pourra se servir du système de géolocalisation pour couper le moteur du véhicule ;

-        Sur le plan de la gestion de flotte, c’est toute l’activité qui est optimisée. Un opérateur de taxis pourra ainsi affecter le véhicule le plus proche du client qui commande une course. Une entreprise de transports routiers pourra sélectionner la meilleure stratégie de livraison en fonction des différents entrepôts, garages et points de livraison.

-        Cette optimisation de la gestion de flotte génère des bénéfices sur le plan économique. Premièrement, parce que le temps de travail est optimisé et que les « creux » sont identifiés : la productivité progresse. Deuxièmement, parce que les trajets sont optimisés et donc plus rapides. Troisièmement, comme ces trajets sont optimisés et comme les conducteurs dont la conduite a été identifiée comme sous-optimale peuvent bénéficier de formations d’éco-conduite, la consommation de carburant est diminuée. Les économies sur le poste carburant peuvent représenter jusqu’à 20% de la facture mensuelle.

-        Enfin, ces dispositifs rassurent les clients et améliore la satisfaction client, ce qui est toujours source de revenus supplémentaires !

 

Prix de la géolocalisation de véhicules

Le prix des systèmes de géolocalisation dépend du perfectionnement des systèmes sur le plan matériel mais aussi sur le plan logiciel et sur le plan des services liés. Ces trois composantes essentielles sont généralement proposées sous forme de pack tout compris, ce qui favorise sa commercialisation sous forme d’abonnements mensualisés, qui ont également l’avantage de réduire l’investissement initial. Néanmoins, il est toujours possible pour les utilisateurs avancés de construire eux-mêmes leurs systèmes en achetant le matériel et en sélectionnant les logiciels qui leur semblent les plus adaptés.

Dans ces cas là, et si c’est cette technologie qui est adoptée, le prix des balises GPS peut varier entre 80 euros et plus de 600 euros par boîtier. Les facteurs influant sur le prix sont :

-        L’autonomie des balises, certains systèmes pouvant se brancher sur la batterie du véhicule,

-        La transmission des données en temps réel ou leur seul enregistrement local,

-        La présence ou non de modules permettant de brancher le système sur le centre de contrôle électronique du véhicule et le perfectionnement de ces modules,

-        L’encombrement du système et ses modes de fixation.

 

Dans tous les cas, il sera nécessaire d’ajouter au prix du matériel, loué ou acheté, un ou plusieurs abonnements spécifiques pour le transfert des données vers le système de supervision, par les réseaux cellulaires mobiles.

Enfin, les logiciels ou applications métier peuvent être obtenues séparément et sont facturées soit par abonnement mensuel, soit sur la base de commissions, soit les deux.

Afin d’obtenir des cotations correspondant aux besoins spécifiques de chaque client, il est nécessaire de demander des devis en système de géolocalisation.

La géolocalisation de véhicules représentant un marché de plus en plus encombré, des services comme Companeo se révèlent particulièrement utiles pour obtenir ces devis simplement et comparer les meilleurs fournisseurs de solution de géolocalisation pour professionnels.

Cadre légal

Les systèmes de géolocalisation transmettant et stockant des données qui peuvent être à caractère personnel, et pouvant constituer des systèmes de surveillance intrusifs, leur utilisation est rigoureusement encadrée par une série de dispositions légales ou réglementaires. Ces dispositions définissent quelles sont les utilisations interdites de ces systèmes, quels sont les droits des salariés et quelles sont les modalités de stockage et de conservation des données. Dans tous les cas, il est essentiel de savoir que l’employeur est responsable du respect de ces règles, à la fois par sa société et par les outils eux-mêmes, tels qu’ils ont été conçus.

Utilisations exclues

Le potentiel des solutions de géolocalisation de véhicules est tellement étendu qu’il a été nécessaire au législateur d’en limiter les usages autorisés.

Sont donc interdites les utilisations à fins :

-        De contrôle du respect des limitations de vitesse,

-        De contrôle du temps de travail si d’autres dispositifs sont en place,

-        De contrôle des collaborateurs organisant librement leurs déplacements comme les VRP,

-        De contrôle des déplacements des représentants du personnel dans l’exercice de leur mandat,

-        De tout type de contrôle de n’importe quel collaborateur en dehors de ses horaires de travail, ce qui inclut les trajets domicile – lieu de travail, même s’il s’agit de se protéger contre le vol.

 

Droits du salarié

Les salariés disposent également de certains droits lorsqu’il s’agit d’installer et d’utiliser des systèmes de géolocalisation des véhicules qu’ils utilisent pour l’exercice de leurs missions.

Ils doivent notamment :

-        Etre informés de l’installation de ces systèmes selon des modalités précises, avec communication notamment des objectifs de la collecte de données, des fondements légaux, des doits d’opposition, de la durée de conservation des données et des modalités d’accès, de rectification et de réclamation auprès de la Cnil,

-        Etre en mesure de refuser leur installation,

-        Avoir accès aux données enregistrées les concernant sur simple demande,

-        Etre en mesure de désactiver ces systèmes lorsque leur temps de travail est écoulé.

 

En revanche, les employeurs sont en droit de contrôler tout ce qui concerne ces désactivations et de demander des comptes aux salariés s’ils constatent des anomalies.

Conservation des données

La conservation des données est limitée dans le temps et dans les accès.

Un délégué à la protection des données, s’il en existe un dans l’entreprise, doit participer à la mise en place des systèmes et un registre des activités de traitement doit être tenu.

Concernant l’accès aux données, une politique stricte doit être mise en place et un registre doit également être tenu à jour.

Les données ne doivent en principe être conservées que pendant une durée de deux mois, ou au maximum un an si elles doivent être gardées à fins de preuve ou d’optimisation du service.

Dans les cas, très encadrés, où ces données peuvent être utilisées pour effectuer un suivi du temps de travail des collaborateurs, elles ne peuvent être conservées qu’au maximum 5 ans après leur collecte.

En revanche, il n’est plus obligatoire de déclarer ces systèmes et ces données à la Cnil.

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