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Géolocalisation de véhicules d'entreprise : les questions à se poser

La géolocalisation de véhicules d’entreprise s’est désormais largement démocratisée et n’est plus seulement l’apanage des grandes sociétés de transport routier ou de taxis. Plus accessibles, plus intelligentes, les technologies de géolocalisation de voitures d’entreprise se sont adaptées à de nombreuses problématiques métier. Les bénéfices en termes de sécurité, de contrôle, de satisfaction client et plus généralement pour l’optimisation de la gestion de flottes de véhicules d’entreprise rendent ces équipements particulièrement tentants. Mais faut-il pour autant franchir le pas ? Que faut-il savoir avant de s’équiper en systèmes de géolocalisation d’entreprise ? Plus précisément, quels sont les avantages concrets de ces dispositifs ? Quel est le cadre légal qui régit leur utilisation ? Quelles sont les bonnes questions à poser pour obtenir des devis en géolocalisation réellement utiles et comment déchiffrer les chiffrages de ces devis ?

La géolocalisation des véhicules d’entreprise : un potentiel extraordinaire, strictement encadré par la réglementation

La géolocalisation des véhicules d’entreprise en temps réel offre de nombreux avantages, notamment pour l’optimisation de toute la gestion de flotte. Le potentiel de ce type d’outil doit être exploité conformément à un cadre légal strict.

La géolocalisation des véhicules d’entreprise en temps réel comme outil d’optimisation de gestion de flottes

La géolocalisation en temps réel – ou quasi-réel – apporte de nombreux avantages pour la gestion de flottes d’entreprise.

En effet, elle permet :

-        De localiser à tout moment le véhicule le plus proche de l’entrepôt et/ ou du lieu de livraison, afin d’organiser des transports en flux tendus,

-        Dans le cas de sociétés de taxis, de localiser le véhicule le plus proche du client à prendre en charge afin de minimiser son attente,

-        De vérifier la disponibilité des chauffeurs et leur temps de travail,

-        Si le véhicule est équipé de modules connectant le traceur GPS aux parties mécaniques critiques de la voiture ou du poids-lourd, de disposer en temps réel de mesures assurant la sécurité de ce véhicule, comme la pression des pneus, la température de l’huile ou du moteur, la brutalité des accélérations ou des freinages,

-        Plus particulièrement, si un module est relié au réservoir d’essence, d’évaluer la consommation,

-        À l’appui des données fournies par les traceurs et ces modules, de mettre en place des alertes destinées soit au conducteur, soit au superviseur, soit au deux, qui se déclenchent au cas où certaines valeurs prédéterminées sont dépassées, voire de couper le moteur à distance,

-        Toujours à l’appui de ces données, de former les conducteurs à l’éco-conduite,

-        D’économiser du temps sur les trajets et de l’argent sur les consommations de carburant,

-        D’améliorer la productivité des chauffeurs.

 

Des limites légales très strictes pour encadrer la géolocalisation en entreprise

Ces possibilités sont néanmoins strictement encadrées par la législation.

Plusieurs utilisations sont interdites, comme celles :

-        Visant à vérifier le respect des limitations de vitesse,

-        Visant à établir un contrôle permanent sur les activités d’un collaborateur,

-        Visant à suivre les déplacements des représentants du personnel, lorsqu’il s’agit de déplacements liés à l’exercice de leur mandat,

-        Visant à localiser les collaborateurs ou salariés en dehors de leurs horaires de travail,

-        Visant à vérifier le temps de travail d’un collaborateur, dans le cas où un autre dispositif aurait été mis en place.

 

Par ailleurs, les salariés organisant librement leur temps de travail comme les VRP ne peuvent être sujets à un dispositif de géolocalisation.

Le stockage et l’accès aux données enregistrées par les systèmes sont également encadrés.

En effet, pour la Cnil, la géolocalisation constitue un dispositif de collecte de données personnelles.

L’entreprise qui utilise ces systèmes doit donc garantir :

-        Que l’accès aux données est restreint au personnel habilité de l’employeur ou du donneur d’ordres (sans le nom du chauffeur pour ces derniers),

-        Que l’accès aux enregistrements est possible pour chaque chauffeur concerné, via un accès sécurisé,

-        Qu’un registre de tous les accès aux données est tenu par l’employeur,

-        Que le salarié concerné a été informé de l’identité du responsable de traitement, de l’objectif de la collecte de données, de son droit d’opposition à l’installation du dispositif, de ses droits d’accès et de réclamation,

-        Que les données ne seront pas conservées plus de deux mois, un an ou cinq ans selon l’objectif poursuivi.

 

Il n’est néanmoins plus nécessaire de déclarer à la Cnil ces systèmes et fichiers, mais il faut les inscrire au registre des activités de traitement de l’entreprise.

 service de géolocalisation

Comment optimiser ses demandes de devis en géolocalisation de véhicules

Les différents fournisseurs de systèmes de géolocalisation de véhicules d’entreprise proposant des offres largement différentes, au périmètre fonctionnel variable, et utilisant par ailleurs des bases de tarification très variables, il est nécessaire de savoir quelles question poser pour demander ses devis.

Mais aussi de comprendre des structures de coûts possibles liées à ces offres pour comprendre les devis reçus.

Poser les bonnes questions pour obtenir des devis utiles

Etant donné la grande diversité d’offres sur le marché, un responsable souhaitant équiper sa flotte de systèmes de géolocalisation de véhicules d’entreprise a tout intérêt à demander autant de devis que possible aux fournisseurs spécialisés afin d’être sûr de trouver le dispositif qui correspond le mieux à ses besoins.

Plusieurs questions permettent de détailler ces besoins, notamment concernant :

-        La taille de la flotte,

-        Le type de véhicules de cette flotte,

-        La distance moyenne et la nature des déplacements,

-        Tout particulièrement s’il peut s’agir de déplacements au-delà des frontières nationales,

-        La nature de l’activité,

-        La régularité des rapports de positionnement requise – en temps quasi réel où à intervalles réguliers,

-        L’autonomie des traceurs requise,

-        Les types de bénéfices attendus en priorité des systèmes de géolocalisation, entre amélioration de la sécurité, du contrôle, de la gestion de flotte, des économies de carburant…,

-        Du budget disponible pour la géolocalisation de véhicules d’entreprise, mais aussi des retours sur investissement attendus.

 

Des services en ligne comme Companeo permettent d’obtenir ces devis en système de géolocalisation de véhicules d’entreprise et de comparer facilement les offres proposées par les meilleurs fournisseurs spécialisés du marché.

Comprendre les modes de tarification et les coûts de la géolocalisation pour professionnels

La question du budget disponible est naturellement essentielle ; or il faut savoir que le prix des systèmes de géolocalisation ne s’arrête pas au seul prix du traceur GPS pour professionnels à installer dans le véhicule à localiser.

Parce qu’il s’agit de solutions réunissant matériel, logiciel et services, les systèmes de géolocalisation peuvent être plus ou moins complets, et leur tarification prendre plusieurs formes.

Premièrement, les composants d’un système complet comprennent :

-        Un traceur GPS par véhicule à localiser dans la flotte,

-        Un ou plusieurs modules matériels supplémentaires à ajouter à ces traceurs pour les connecter au moteur et à divers points de contrôle du véhicule afin de remonter en temps réel des valeurs clefs sur l’état de ce véhicule,

-        Une solution logicielle pour exploiter les données en temps réel communiquées par ces traceurs et balises et produire des rapports utilisables par le superviseur,

-        Des services de télécommunications pour transmettre les données entre les traceurs GPS du véhicule et le centre de contrôle du superviseur de flotte.

 

Deuxièmement, les fournisseurs de systèmes de géolocalisation de véhicules d’entreprise peuvent choisir de facturer ces différents éléments sur plusieurs bases différentes, qui peuvent être réunies dans une même offre :

-        Un abonnement mensuel pour l’ensemble de la solution, tous frais compris,

-        Un abonnement pour la solution logicielle et un abonnement distinct pour les transmissions de données, un peu comme un forfait de téléphonie mobile – plusieurs « forfaits » avec des options différentes peuvent être proposés par un même fournisseur,

-        Des frais spécifiques par transmission de données,

-        Un système de commission.

 

Troisièmement, le poste spécifique du matériel, c’est-à-dire les traceurs GPS, qui peuvent représenter un coût important, pose la question du mode d’acquisition.

Deux possibilités sont généralement offertes, avec chacune ses avantages et ses inconvénients :

-        L’achat pur et simple du matériel,

-        La location du matériel : un abonnement complet est alors envisageable, qui couvre tous les frais liés au matériel, au logiciel et aux services de télécommunications.

 

Pour aller plus loin

Qu’est-ce que la géolocalisation de véhicule ?
Comment choisir mon système de géolocalisation ?
Système de géolocalisation : Quels sont les avantages de la location ?

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