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Machines à affranchir

En partenariat avec NeopostAutrefois réservées aux grandes entreprises, les machines à affranchir s'imposent aujourd'hui jusque dans les petites sociétés. Un succès qui s'explique par la baisse des prix et les services connexes comme la simplification du dépôt des courriers ou l’impression de mentions spéciales à l’effigie de la société.

Machines à affranchir 

 

La machine à affranchir (MAA) permet de gérer plus efficacement et rapidement son courrier. Sa fonction de base est d'imprimer automatiquement un "timbre" (en fait, une "empreinte" comprenant une date et une valeur) sur tous les types de courrier (lettres, grandes enveloppes commerciales ou paquets) pour des envois nationaux, internationaux ou recommandés.

Les machines à affranchir, même les plus petits modèles, proposent souvent d'autres fonctions.

Elles peuvent :

  • peser les envois,
  • mémoriser et choisir les tarifs adaptés au courrier habituel de l'entreprise,
  • charger automatiquement les modifications décidées par la Poste,
  • analyser l'activité postale par service,
  • imprimer des logos et des textes publicitaires sur le courrier, etc.

 

Machines à affranchir : un investissement générateur d'économies

La Poste estime les économies annuelles réalisées par les utilisateurs à environ 12 % pour l’ensemble de leur courrier. Selon les concessionnaires, cette économie peut atteindre 30 % selon les volumes d’envois de l’entreprise.

  • La principale source d'économie générée par les machines à affranchir est effectuée sur les frais d’affranchissement :
    • Pour utiliser une machine à affranchir, l’entreprise doit signer un contrat de location avec le fournisseur mais aussi un contrat d’affranchissement avec La Poste. Ce dernier permet à l’entreprise de bénéficier des tarifs dédiés aux professionnels, inférieurs aux tarifs généralement appliqués.
    • Au 1er janvier(1) une lettre prioritaire de 20 g coûte par exemple 0,74 € (tarif entreprise), voire 0,62 € pour des envois en nombre, au lieu de 0,76 € (tarif public). Quand à la lettre verte <20g, elle bénéficie d’une réduction de 3 centimes sur le prix initial, soit 0,65 € contre 0,68 €.
    • La Poste réévalue ses tarifs tous les ans. Elle consent également une réduction de 1 % supplémentaire pour les envois en nombre. Découvrez les tarifs d’affranchissement 2015 de la Poste pour les courriers entreprise
  • Autre argument financier en faveur des machines à affranchir : elles permettent une gestion plus stricte des dépenses postales. Grâce aux tarifs préenregistrés et à la pesée, elles évitent les erreurs d'affranchissement et calculent le juste tarif en supprimant le risque de sur ou sous-paiement.

(1) Tarifs 2015
(2) Pour les plis affranchis avec une MAA TpMAc jusqu’au format C4 inclus.

 

La rationalisation des envois

La machine à affranchir constitue-t-elle pour autant un investissement à envisager pour une PME ? On estime généralement qu'à partir de 15 envois quotidiens en moyenne ou un envoi important par mois (mailings, newsletters), l'investissement est utile. Plusieurs éléments conduisent à ce constat :

  • Les économies directes réalisées sur le montant de l’affranchissement.
  • Le gain de temps : selon le type de machine à affranchir utilisée et/ou le montant annuel des frais d’affranchissement, l’entreprise peut déposer son courrier directement en boîte aux lettres de rue(2), ou dans un établissement de dépôt défini dans le contrat avec la Poste.
  • L'amélioration de l'image professionnelle véhiculée par le courrier.

Grâce à la connexion avec d'autres périphériques comme une plieuse ou une machine de mise sous enveloppe, les machines à affranchir constituent désormais de vrais centres de courrier qui plient, pèsent, mettent sous enveloppe et affranchissent le courrier en déchargeant les collaborateurs de tâches fastidieuses qui peuvent leur prendre de nombreuses heures chaque mois.

 

 

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