Machine à Affranchir : Machines à affranchir : quels critères de choix ?

Choisir votre futur modèle de machine à affranchir repose sur un certain nombre de critères à prendre en considération. Pour vous aider à y voir plus clair, des explications s’imposent.

Choisir une machine en fonction du volume d’envois

Il s’agit du tout premier critère à prendre en compte : définir au préalable quel sera le nombre de plis que vous serez amené à expédier quotidiennement. Vous aurez alors le choix entre :

• Une tpMaC : ces ‘petites machines à affranchir connectées’ sont destinées à des besoins en affranchissement n’excédant pas une trentaine de plis par jour.

• Une pMaC : pour des besoins compris entre 30 et 200 plis quotidiennement.

• Une MAI : gamme de machines spécialement conçue pour pouvoir traiter jusqu’à 1000 courriers par jour.

Choisir en fonction des besoins en équipements et des options

Les différents modèles de machines proposent un niveau d’équipement complémentaire qui varie. Aussi, déterminer à l’avance vos besoins sur cette question orientera votre choix et permettre à votre fournisseur de vous proposer la adéquate.

 Parmi les équipements et options :

• Une balance intégrée à la machine au pesage ultra précis pour éviter les erreurs d’affranchissement.

• Une plieuse de courrier. Particulièrement utile pour des envois massifs ou simplement pour vous faciliter la tâche et gagner du temps.

• Un système de mise sous pli automatique des enveloppes.

Choisir une machine en fonction de ses atouts techniques

Toutes les machines à affranchir ne sont pas aussi avancées technologiquement les unes que les autres. Elles disposent d’atouts techniques qui varient selon la gamme et le modèle. A vous de définir quelles sont vos attentes sur la question.

• La fluidité de traitement : à quelle fréquence l’affranchisseuse peut-elle traiter les envois ? est-elle en mesure de mettre sous plis un grand nombre de courrier dans le cas d’une automatisation du remplissage des enveloppes ?

• La facilité de prise en main : clavier manuel ou écran tactile ? Toutes les machines ne sont pas équipées de la même manière, un écran tactile présente l’avantage d’une ergonomie optimale d’utilisation.

• L’impression. Selon les machines, la qualité de l’impression sera différente : couleur, noir et blanc, netteté plus ou moins importante, nombre de textes publicitaires à imprimer… De multiples options existent.

Sachez enfin que pour faire un tour complet de la question du choix, il vous sera nécessaire d’attester du niveau de compétences du fournisseur, notamment sur deux aspects essentiels :

•  Le mode de financement : durée du contrat de location, possibilité de changer de machine en fonction de l’évolution des besoins, indexation du coût sur le volume réellement traité…

•  L’assistance : des services en ligne sont de plus en plus souvent proposés comme l’aide à l’installation, un diagnostique en cas de panne ou encore une alerte en cas de faible niveau de cartouche d’encre.