Machine à Affranchir : Affranchisseuse : comment ça marche ?

Les affranchisseuses sont conçues et fabriquées par des entreprises privées qui dépendent cependant des homologations techniques et des autorisations commerciales délivrées La Poste. Leur fonctionnement concret est extrêmement simple pour l'utilisateur, de même que la facturaiton, entièrement automatisée.

Relation tripartite

Pour chaque affranchisseuse en activité, trois acteurs sont concernés : 

• la Poste
• le fabricant-concessionnaire 
• l'utilisateur

La Poste intervient à plusieurs niveaux. Elle homologue les machines à affranchir conçues par les services R&D des fabricants, elle émet un avis d'autorisation à chaque fois qu'un utilisateur souscrit un contrat de location auprès d'un concessionnaire et assure la facturation de l'affranchissement auprès de toutes les entreprises équipées. 

Les concessionnaires sont également les fabricants des affranchisseuses. Ils développent régulièrement des machines plus performantes et les louent à leurs clients sous contrôle de La Poste. Leurs équipes techniques assurent la maintenance des appareils et éventuellement leur installation, si nécessaire. 

Lors d'une location de machine à affranchir, le client signe un contrat double : contrat pour la mise à disposition de la machine avec le concessionnaire et contrat pour l'affranchissement avec La Poste.  

Installation d’une affranchisseuse : facile et rapide !

Selon le type de modèle d'affranchisseuse, l'installation est effectuée par l'utilisateur lui-même ou par un technicien spécialisé.

• Pour les tpMaC , un kit d’installation est fourni au client. L'assistance en ligne est incluse. En moins de 10 minutes, tout est opérationnel !

• Pour les pMac et les MAI, le fournisseur s’occupe de tout ! De par la complexité de la technologie embarquée et les équipements à installer sur ces affranchisseuses, un technicien se déplace pour installer et mettre en route l'équipement. Une formation rapide est traditionnellement dispensée.

Fonctionnement d’une affranchisseuse

Une affranchisseuse est connectée en permanence au serveur informatique de La Poste afin de pouvoir oblitérer automatiquement le courrier à expédier. Cette connexion se fait via le réseau Internet de l'entreprise. Plus besoin de se déplacer à un comptoir postal, l'affranchissement se fait directement au bureau.

Concrètement, l'utilisation d'une affranchisseuse est extrêmement facile :

• Placer le courrier à timbrer dans la fente du boîtier

• Attendre que la pesée s’effectue automatiquement

• Sélectionner le tarif postal en vigueur selon la nature de l’envoi : lettre prioritaire, ,lettre verte, Ecopli…

• L'affranchisseuse appose alors l’empreinte postale correspondant à l’envoi.

Il ne reste plus qu’à déposer le courrier en boîte aux lettres classique pour les petits volumes ou auprès d’un établissement d’attache précisé par le fournisseur pour des volumes conséquents. Sachez par ailleurs que l’opération se déroule très facilement depuis un écran tactile ou un clavier qui sert à piloter l’affranchissement en un rien de temps.

Facturation

Tous les tarifs postaux sont mémorisés dans l'affranchisseuse. Ils sont actualisés régulièrement grâce à la connexion au serveur de La Poste.

A chaque affranchissement, l'opération est enregistrée en temps réel par l'administration des ventes de La Poste. Cela lui permet de facturer précisément chaque mois la totalité des affranchissements effectués.  

Cette connexion a comme autres avantages de :

• Fournir un relevé mensuel détaillé de la totalité des dépenses en affranchissement réalisées.

• D’éditer une facture détaillée de la consommation.

• De dispenser de remplir manuellement une Fiche Mensuelle de Dépôt.

Questions fréquentes sur les affranchisseuses ? 

Quels sont les avantages d'une machine à affranchir pour une entreprise ?

Une machine à affranchir offre plusieurs avantages clés :

• Gain de temps considérable sur le traitement du courrier
• Réduction des coûts d'affranchissement grâce à des tarifs préférentiels
• Amélioration de l'image professionnelle avec des affranchissements personnalisés
• Suivi précis des dépenses postales
• Élimination des déplacements au bureau de poste

Comment choisir la bonne machine à affranchir ?

Pour choisir la machine à affranchir adaptée à vos besoins, considérez :

• Le volume de courrier traité quotidiennement
• Les types d'envois (lettres, colis, recommandés)
• Le budget disponible pour la location ou l'achat
• Les fonctionnalités souhaitées (pesée dynamique, impression de logos, etc.)
• L'espace disponible dans vos locaux

Quelle est la durée de vie moyenne d'une affranchisseuse ?

La durée de vie moyenne d'une machine à affranchir est généralement de 5 à 10 ans, selon le modèle et l'utilisation. Les fabricants proposent souvent des contrats de maintenance pour prolonger cette durée de vie et assurer un fonctionnement optimal.

Les machines à affranchir sont-elles compatibles avec tous les types d'envois ?

Oui, les machines à affranchir modernes sont compatibles avec la plupart des types d'envois, incluant :

• Lettres standards et grand format
• Colis et paquets
• Envois recommandés
• Courriers internationaux
• Envois en nombre

Certains modèles avancés peuvent même gérer des envois spécifiques comme les Chronopost.