Machine à affranchir : quel budget prévoir ?

Faire le choix d’équiper votre entreprise d’une Machine A Affranchir est une excellente solution en termes d’économies mais il vous faudra au préalable dégager un budget général de fonctionnement. Nos infos sur la question.

Les différents postes budgétaires

Ne vous attendez pas à acheter votre machine à affranchir car elles sont exclusivement et uniquement destinées à être louées. Le prestataire spécialisé vous proposera alors un contrat de location annuel qui comprend le plus souvent un service de maintenance de la machine.

Mis à part ce premier poste, définir le budget global de l’opération s’appuie sur d’autres éléments tels que :

• Le volume du courrier que vous devez traiter quotidiennement :

- moins de 30 plis par jour

- entre 30 et 200 plis

- de 200 jusqu’à 1 000 plis à expédier quotidiennement

Définir ces besoins vous guidera alors vers la taille de machine la plus adaptée : TpMAc, pMAc ou encore MAI.

• Les options nécessaires sur l’affranchisseuse : balance, plieuse, option de remplissage automatique des enveloppes.

• Les services optionnels :

- Nombre « x » de comptes de gestion : en fonction du nombre de services ou de départements internes à votre société qui sont amenés à utiliser une affranchisseuse.

- Nombre d’empreintes publicitaires différentes que vous souhaitez imprimer sur chaque enveloppe pour personnaliser vos envois.

Machines à affranchir, combien ça coûte ?

Si les sociétés prestataires en location de machines à affranchir pratiquent des prix qui diffèrent entre eux, une moyenne se dégage toutefois. Ainsi, escomptez :

• Une dépense comprise entre 20€ et 30 € par mois pour une TpMAc 

• Une dépense comprise entre 150€ et 250€ par mois pour le modèle le plus performant, la MAI.

Sachez par ailleurs que le contrat de maintenance est compris dans le budget pour la plupart des prestataires.

A ce budget, il vous faudra enfin prendre en compte des éléments complémentaires :

- Le coût de l’affranchissement par La Poste. Celui-ci est dégressif en fonction de la quantité acheté avec une économie de 0,45 € maximum par courrier affranchi.

- La redevance annuelle de 39€ à verser à La Poste si vous souhaitez imprimer un sceau publicitaire aux couleurs de votre société.

- Les consommables courants : cartouches d’encre, étiquettes vierges pour impression, enveloppes…