Faire l’acquisition d’une machine à affranchir est un premier pas pour réaliser des économies sur vos envois postaux. Pour mieux maîtriser et calculer vos dépenses, un logiciel de gestion des affranchissements s’avère souvent indispensable !
Pourquoi établir un suivi de vos dépenses postales ?
Assurer un suivi de ses dépenses postales, c’est réduire sa facture et produire des plis de meilleure qualité tout en intégrant les offres de La Poste (nouveaux tarifs et produits).
En analysant avec précisions les données liées à l’affranchissement, on peut mettre en place les bonnes actions pour optimiser son budget postal : faire de réelles économies, profiter des meilleurs tarifs d’affranchissement pour les envois de masse, allouer et préparer les budgets prévisionnels pour chaque service, s’assurer du respect et l’impact de certaines actions et directives (politique d’affranchissement)… Les principaux fournisseurs de machines à affranchir Quadient (anciennement Neopost), Pitney Bowes, Francotyp Postalia proposent des logiciels de gestion des affranchissements.
Les atouts d’un logiciel de gestion des affranchissements
En complément d’une ou plusieurs machines à affranchir, la plupart des logiciels de gestion des affranchissements (Inview, MeterNet, M.A.S, Webgestion….) sont des outils d’aide à la décision et permettent de gérer efficacement les dépenses postales. Vous pouvez concrètement via un accès au réseau :
- Suivre l’intégralité de la production des plis postaux en temps réel de façon sécurisée et depuis n’importe quel poste informatique de l’entreprise.
- Simplifier la collecte et l’analyse des données et ce particulièrement quand vous possédez un parc de machine à affranchir (vision centralisée).
- Anticiper les pics de courrier et s’organiser en fonction.
- Avoir une vision des dépenses segmentée par services, type d’envoi, site, opérateur, modèles de machines, comptes, tranches de poids, date etc.
- Créer des rapports détaillés, standards ou personnalisés selon vos critères sous forme de tableaux ou graphiques, les exporter sous divers formats (Excel, PDF, Power Point etc…), les mettre à jour…
- Faire des sauvegardes ponctuelles ou automatiques de vos données et les exporter.
- Recevoir des alertes budgétaires.
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Si vous souhaitez en savoir plus, consultez nos guides dédiés : Vous pouvez aussi faire gratuitement une demande de devis auprès de nos fournisseurs agréés via notre formulaire Machine à affranchir. |