Cartes carburant pour professionnels : le guide complet

Les cartes carburant rencontrent un succès croissant auprès des entreprises françaises. Dans un marché de plus en plus attractif, le nombre d’acteurs proposant des cartes essence pour entreprise n’a jamais été aussi important – et il n’a pas fini de grandir. De plus, afin de se distinguer, ces acteurs proposent des offres toujours plus riches et plus complètes en matière de services. Sur ce marché en pleine transformation, le résultat est que les entreprises n’ont jamais eu à leur portée des cartes essence aussi avantageuses et jamais eu autant de mal à choisir entre les offres des différents émetteurs.

Qu’est-ce qu’une carte carburant en 2019 ? Comment fonctionnent ces cartes ? Quels sont ces différents fournisseurs de cartes essence et comment choisir entre eux ? Comment déchiffrer les tarifs des cartes essence ?

Notre guide fait le point sur toutes ces questions essentielles pour bien choisir un produit de plus en plus stratégique pour toutes les entreprises.

Les cartes carburant, du principe au fonctionnement

Les cartes carburant sont des moyens de paiement spécifiquement destinés à certaines dépenses liées aux déplacements professionnels – le carburant… mais plus seulement. Leur utilisation au quotidien se veut aussi simple que possible, puisque leur raison d’être même est d’alléger les procédures liées à ces déplacements pour l’entreprise aussi bien que pour son collaborateur itinérant.

Les cartes carburant : qu’est-ce que c’est ?

Les cartes carburant sont un moyen de paiement, prépayé ou post-payé, permettant de régler certains frais liés aux déplacements professionnels de différents collaborateurs autorisés d’une entreprise.

Tous les types de véhicules peuvent être concernés : légers, véhicules utilitaires ou lourds.

Ces cartes sont au nom de l’entreprise et en général associées plutôt à un véhicule qu’à un conducteur. Dans toutes les enseignes acceptant cette carte, la carte carburant permet de régler différents produits et prestations comme le carburant, mais aussi le lavage et certains consommables nécessaires au petit entretien du véhicule.

Certains autres services liés aux déplacements professionnels peuvent être réglés avec ces cartes comme le stationnement en parking ou les péages autoroutiers.

La carte carburant a pour objectif de simplifier la gestion du poste carburant en entreprise. Elle libère en effet les collaborateurs itinérants d’une obligation d’avancer les frais professionnels liés aux déplacements et fournit au gestionnaire de flotte une facture unique pour toutes les transactions effectuées avec la carte.

Fonctionnement des cartes essence au quotidien

Au quotidien, le fonctionnement de la carte côté utilisateur est donc conçu pour être aussi simple que possible.

À chaque transaction, cet utilisateur se sert de la carte essence pour payer son carburant et/ou les divers produits et services autorisés. Pour le stationnement en parking ou les péages autoroutiers, la carte est généralement munie d’un dispositif de télépéage et l’utilisateur n’a même pas besoin d’utiliser un automate. Pour le carburant, certaines cartes ne fonctionnent que dans les automates, d’autres ne fonctionnent qu’au guichet et d’autres encore fonctionnent à la fois au guichet et aux distributeurs automatiques de carburant.

L’utilisateur présente sa carte, indique le numéro d’identification du véhicule et souvent, son kilométrage au moment de la transaction. Si la carte est munie d’une simple bande magnétique, il glisse la carte et il signe le reçu. S’il s’agit d’une carte à puce, il tape son code PIN.

Du côté du gestionnaire de flotte, le fonctionnement est très différent selon que la carte est prépayée ou post-payée. Dans le premier cas, il doit abonder le crédit de la carte à chaque fois que c’est nécessaire. Dans le second cas, les paiements se font sur facture et les frais sont donc avancés tant pour le salarié que pour l’entreprise. Dans tous les cas, le gestionnaire de flotte dispose d’un certain nombre de paramètres lui permettant d’encadrer l’utilisation de la carte.

Il peut ainsi limiter son usage :

-        À certains types de carburant,

-        À certains types de produits et services pour les cartes permettant des services annexes,

-        À certains jours d’utilisation dans la semaine,

-        À certaines heures d’utilisation dans la journée,

-        À un certain montant par transaction,

-        À certains lieux géographiques,

-        À un certain nombre de litres de carburant par transaction.

 

Ces limites peuvent être absolues, automatiques, empêchant donc les paiements, ou bien informatives, générant des alertes envoyées au gestionnaire.

Pour parfaire ces dispositifs de contrôle et de suivi de la consommation, un accès à un logiciel de gestion en ligne est souvent donné avec un abonnement aux cartes carburant.

 Carte carburant

Les différents fournisseurs de carte essence

Les grands groupes pétroliers ne sont plus les seuls à proposer des cartes carburant. Les ont rejoints des acteurs de la grande distribution qui se sont mis à vendre du carburant et des prestataires spécialisés indépendants.

Les grands pétroliers

Les grands groupes pétroliers sont naturellement à l’origine de ce type de cartes.

Leurs réseaux leur permettent de proposer des cartes valables non seulement en France mais aussi dans plusieurs pays européens. Les services de télépéage et de stationnement en parking sont fournis par des partenaires.

Une des grandes évolutions récentes des offres des pétroliers ces dernières années a été l’apparition des cartes de carburant multi-enseignes, des concurrents décidant de mutualiser leurs réseaux afin d’augmenter le nombre de stations-services disponibles aux titulaires des cartes.

Les principaux réseaux actuels sont ceux de :

-        La carte essence Total, ex-Total GR et désormais Total Fleet,

-        La carte essence Shell, Euro Shell,

-        La carte essence Esso Card,

-        La carte essence du groupe BP, la carte GO.

 

Hormis la carte Total, qui dispose du plus grand réseau de stations, toutes les autres cartes sont devenues multi-enseignes à des degrés divers.

Les acteurs de la grande distribution généraliste

Dominant désormais le marché de la distribution d’essence en France, les acteurs de la grande distribution ont eux aussi presque tous mis en place des cartes carburant.

Les réseaux les plus importants sont ceux de :

-        La carte carburant pro Energies E.Leclerc,

-        La carte carburant pro Intermarché,

-        La carte pro carburant Auchan,

-        La carte essence Carrefour.

Les prestataires spécialisés indépendants

À côté de ces deux catégories d’acteurs « naturelles », des prestataires spécialisés sont venus s’attaquer au marché. Ces acteurs ne distribuent pas eux-mêmes du carburant, mais ont réussi grâce à des accords tant avec des pétroliers qu’avec des enseignes de grande distribution à proposer une offre et un réseau de stations rivalisant avec ceux de ces derniers.

Les principales cartes des prestataires spécialisés indépendants du marché sont :

-        Easyfuel, la carte de la Compagnie des Cartes Carburant,

-        Ticket Fleet Pro, la carte essence d’Edenred,

-        DKV, la carte essence de Sodexo.

Des avantages inégalement répartis entre les différents fournisseurs

Si les avantages des cartes essence sont dans leurs principes intrinsèques les mêmes, ils ne sont pas autant développés chez tous les émetteurs de cartes essence. Bien distinguer ces avantages est une des conditions pour choisir la carte essence qui correspond le mieux à ses besoins, tout comme pour bien comprendre leur prix.

Avantages de la carte essence type

Les cartes carburant présentent des avantages pratiques et économiques.

Parmi les avantages pratiques, les plus importants sont ceux concernant :

-        Le simple fait que le collaborateur itinérant, voire l’entreprise elle-même en cas de carte post-payée, n’a plus à avancer quasiment aucun frais routier de déplacement,

-        Le fait pour le gestionnaire de flotte de recevoir une facture unique, claire et détaillée, pour toutes les transactions de toutes les cartes utilisées dans l’entreprise, plutôt qu’un justificatif par transaction,

-        Le fait que sur cette facture figure un calcul précis, exact, comptablement normalisé  de la TVA déductible liée à ces transactions,

-        L’encadrement des frais professionnels avec les paramètres détaillés plus haut,

-        La quasi-disparition des risques de fraudes sur les frais professionnels avec ce dispositif,

-        Les outils de reporting avancés sur les consommations,

-        Les services inclus avec la carte, concernant notamment le paiement des péages autoroutiers, du stationnement en parking, voire d’autres services encore.

 

Les cartes apportent également certains avantages économiques à l’entreprise :

-        La disparition du risque de fraude est une source d’économies,

-        Tout comme le temps de gestion administrative et comptable gagné sur un système classique de notes de frais, au traitement bien plus lourd et chronophage,

-        Elles permettent une meilleure gestion des consommations de carburant qui peut être mise en place grâce aux outils de monitoring et de reporting avancés,

-        Enfin, certains émetteurs accordent des remises sur le prix à la pompe aux titulaires des cartes.

Comment choisir sa carte essence entre les différentes offres sur le marché

Tous ces avantages ne sont pas aussi développés pour toutes les cartes carburant disponibles sur le marché, ce qui constitue un premier critère de choix.

En effet :

-        Les outils de reporting et de monitoring ne sont pas aussi développés partout : certains fournisseurs ne proposent que des factures détaillées, d’autres de véritables outils de gestion de flotte en temps réel,

-        Les services associés à la carte ne sont pas partout les mêmes : les stations de lavage, les services et produits en boutique (parfois, il n’y a tout simplement pas de boutique dans le réseau !), le règlement des péages autoroutiers et du stationnement en parking ne sont pas possibles avec toutes les cartes,

-        Le paramétrage de l’encadrement de l’utilisation peut être plus ou moins fin,

-        Les remises accordées sur le prix du carburant varient d’un fournisseur à l’autre – pour ceux qui en proposent ! – pour leur montant comme pour leur mode de calcul. Certains offrent une remise fixe de quelques centimes par litre de carburant, d’autre une remise négociée en proportion des volumes moyens consommés mensuellement, d’autres enfin un tarif national négocié valable dans toutes les stations-service acceptant la carte.

 

Mais surtout, le principal élément différenciateur entre les différentes cartes est la densité du réseau de stations-services l’acceptant, de quelques centaines à quelques milliers, seulement en France ou également en Europe. Attention : plus que le nombre absolu de stations-service, c’est aussi la proximité des stations-services des lieux les plus concernés par les trajets potentiels qu’il faut prendre en compte.

De quoi se compose le prix d’une carte essence

Le prix d’une carte essence est aussi, évidemment, un des critères de choix essentiels.

La plupart des émetteurs ne mettent en avant qu’un prix mensuel. Or d’autres frais sont à prévoir. Comprendre la structure même des prix des cartes est presque aussi important que de connaître les niveaux de ces prix.

Voici donc un tableau des différents frais possibles liés aux cartes carburant.

 

Type de frais

Mode de facturation - commentaires

Services de base

Edition de la carte ou mise en service

Fixes, en une seule fois à l’ouverture, parfois jusqu’à une quinzaine d’euros par carte

Frais d’abonnement

Mensualisés ou annualisés, les frais les plus souvent mis en avant. Généralement gratuits la première année, de 1 à 10  € par mois. Possible tarification différente pour les poids lourds.

Prix des carburants

Prix à la pompe, prix « barème » national, prix négocié ou prix remisé

Frais de gestion

Généralement en pourcentage des consommations

Frais de facture

Certains fournisseurs facturent… les factures, pour chaque édition de facture

Demande de réédition de carte

Suite à une perte ou un vol notamment

Renouvellement de la carte

Frais fixes

Options

Abonnement télépéage et parking

Généralement un seul poste pour ces deux services, prix par badge, de 1 € à 10 € par mois

Frais de gestion péage et parking

En pourcentage des factures de péage et de parking

Demande de réédition de badge

Généralement plus élevés que pour la réédition d’une carte essence

Abonnement stations lavage

Mensuel ou annuel, généralement moins d’un euro par mois

 

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