Bien optimiser les avantages des cartes carburant pour entreprise

Les cartes carburant pour entreprise sont aujourd’hui adoptées par des milliers d’employeurs en France, séduits par une série d’avantages liés à son utilisation.

Cependant, les gestionnaires de flottes et autres responsables des achats doivent être conscients que certaines démarches sont nécessaires sinon pour profiter de ces avantages, du moins pour les optimiser. Avec un peu de rigueur, et une attention particulière sur certains points clefs lors du déploiement du système et tout au long de son utilisation, les cartes essence démontrent tout leur potentiel pour l’entreprise.

Quelles sont ces règles de bonne et saine gestion des cartes carburant à connaître ? Comment bien négocier la mise en place du système pour bénéficier des avantages qu’il apporte en matière de gestion du poste carburant ? Quelles sont les contraintes liées au fonctionnement des cartes carburant et quels sont les points à maîtriser dans la relation avec les fournisseurs de cartes carburant ?

Bien négocier la mise en place des cartes carburant pour entreprise pour en maximiser les avantages

Afin de bénéficier au maximum de tous les avantages liés aux cartes carburant en entreprise en matière d’aide à la gestion des frais de déplacement, plusieurs points sont à étudier dès la mise en place du dispositif.

L’étape clef de la mise en place des cartes essence en entreprise

Un des principaux avantages des cartes carburant d’entreprise est de permettre de contrôler les dépenses liées au poste essence.

Savoir qui a dépensé combien, à quel endroit et sur quel trajet est déjà un progrès, surtout en termes de gestion administrative puisqu’à la différence des notes de frais, la facture est unique pour toutes les cartes de la société et bien plus détaillée.

Mais le vrai tour de force consiste à obtenir de la carte carburant d’entreprise et de ces outils de contrôle une réduction des dépenses de carburant.

Cela est possible en utilisant toute la panoplie d’outils de monitoring généralement associés aux cartes, avec la possibilité :

• De restreindre l’usage de la carte à un type de carburant précis,
• Pour un volume en litres par transaction prédéfini,
• De restreindre cet usage à des jours précis,
• Voire à des horaires définis,
• Et à une zone géographique donnée,
• Et enfin, de déterminer quels produits et services peuvent être achetés avec la carte outre l’essence (péages autoroutiers, stationnement, entretient du véhicule, lavage, produits vendus en station-service…).

Surtout, le gestionnaire de flotte aura à cœur d’établir ces limites de façon progressive, en déterminant les seuils d’alerte automatique par e-mail et les seuils de blocage total de la carte pour chaque opération considérée.

Enfin, les outils connectés permettront de connaître exactement les habitudes de conduite et les kilométrages effectués avec chaque plein, de façon à encore affiner l’analyse des dépenses en carburant.

Des avantages en matière de gestion à bien apprécier

Une bonne gestion des cartes essence permet ainsi de bénéficier d’avantages considérables liés à la gestion de flottes automobiles d’entreprise, tout particulièrement dans le cas de location de longue durée des véhicules.

Parce qu’elles permettent de suivre le kilométrage de chaque véhicule auquel elles sont associées, les cartes permettent ainsi :

• De mettre en parallèle les attitudes de conduite et les consommations entre les différents conducteurs sur les mêmes véhicules et pour les mêmes trajets,
• D’échapper aux pénalités liées aux dépassements de kilométrages contractuels du dispositif de leasing et de prévoir au mieux les évolutions à apporter à ces contrats,
• De demander des adaptations des loyers mensuels quand la loi de roulage, c’est-à-dire le nombre moyen de kilomètres parcourus par véhicule par mois, évolue favorablement par rapport aux valeurs prévues contractuellement.

Les loueurs de véhicules en leasing sont d’ailleurs de plus en plus nombreux à proposer eux-mêmes des cartes carburant d’entreprise en complément de leur offre traditionnelle.

Ces avantages ne doivent pas faire oublier les avantages intrinsèques des cartes de carburant pour entreprise liés à la facturation, notamment pour ce qui concerne le calcul de la TVA déductible, en fonction de chaque type de carburant et de chaque type de véhicule.

Gérer la relation avec l’émetteur et comprendre les contraintes

La relation avec l’émetteur de la carte est à bien maîtriser dès la mise en place du dispositif également. Mais avant même d’en venir à cette mise en place, les contraintes liés à l’utilisation des cartes carburant en entreprise doivent également être mesurées.

Une relation avec le fournisseur de cartes carburant à bien maîtriser

Le fournisseur, ou l’émetteur des cartes carburant peut être de nature diverse.

Il peut s’agir en effet :

• D’un groupe pétrolier,
• D’une enseigne de grandes surfaces qui distribue également du carburant,
• D’un groupe spécialisé dans les cartes de services,
• Voire de l’entreprise de location de longue durée des véhicules elle-même.

Quel que soit le fournisseur, il est important de savoir que les tarifs des cartes essence, de leur émission, de leur gestion et de leur location peuvent être sujets à négociation. Et comme pour tout service aux entreprises, cette négociation se base principalement sur le volume d’utilisation.

Il est donc particulièrement important pour chaque entreprise désireuse de s’abonner à un dispositif de cartes carburant d’établir des projections d’utilisation des cartes. C’est d’autant plus important que les réductions sur le prix du carburant au litre que proposent certains réseaux aux entreprises détentrices de cartes essence sont également proportionnels à ces volumes de consommations projetés ou constatés.

De plus, il est possible d’obtenir de certains émetteurs un prix au litre national unique pour chaque carburant concerné par les cartes, de sorte que l’utilisateur paiera le même prix qu’il fasse son plein en ville, à la campagne ou dans une station-service autoroutière.

Enfin, si ces données sont importantes au moment de la négociation initiale du contrat, elles ne cessent pas de l’être une fois la relation commerciale engagée. Il est donc tout aussi important de suivre ces données régulièrement pour être en mesure de demander une renégociation si la situation vient à changer.

Des contraintes à maîtriser

Malgré tous leurs avantages, les cartes carburant pour entreprise n’en ont pas moins certaines contraintes :

• Le dispositif n’est tout simplement pas adapté aux trop petites structures, qui lui préféreront des cartes prépayées à usage unique « spécial carburant ».
• Le réseau de stations-services partenaires n’est jamais vraiment tout à fait suffisant. Même pour le cas des cartes de carburant multi-enseignes qui affichent des milliers de stations partenaires, il est essentiel de vérifier que les stations qui comptent vraiment, celles proches des lieux où le collaborateur est amené à se rendre régulièrement, sont bel et bien adhérentes.
• Ainsi, il serait tristement ironique que les bénéfices économiques obtenus grâce aux cartes de carburant soient engloutis avec le carburant nécessaire pour faire les kilomètres supplémentaires pour se rendre à la station partenaire la plus proche.
• Aussi, toutes les stations services du réseau indiqué ne sont pas forcément totalement accessibles… Certaines cartes ne sont admises que par les distributeurs automatiques de carburant, d’autres au contraire excluent spécifiquement ces distributeurs ! Et certaines stations ou pompes « low cost » sont de facto exclues des sources d’approvisionnement disponibles.
• Par ailleurs, même si ce coût est minime rapporté à chaque carte, le dispositif a un prix, qui ne s’arrête pas au seul tarif mensuel de quelques euros – il faut également s’enquérir des frais de gestion.
• De plus, certains émetteurs demandent que soit déposé sur le compte client un montant en garantie, tout particulièrement pour les formules de paiement du carburant sur facture mensuelle, c'est-à-dire à crédit. Ce montant peut être proche de la valeur d’un mois de consommation de carburant selon les prévisions acceptées.
• Enfin, malgré tous les outils, tous les reportings, tous les instruments de contrôle des dépenses possibles fournis avec les cartes carburant pour entreprise, la maîtrise des coûts du poste carburant n’est possible qu’avec la participation des collaborateurs de l’entreprise équipés de ces cartes, qui les utilisent au quotidien pour faire leurs pleins.

Il est indispensable de les sensibiliser sur l’intérêt du dispositif et sur son fonctionnement pour s’assurer qu’ils jouent le jeu jusqu’au bout. Mais il n’est pas toujours facile de responsabiliser quelqu’un qui sait qu’au bout du compte, il ne paiera pas ce qu’il consomme !

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