Récupérer la TVA sur les dépenses de carburant : démarches et conditions

Vous êtes un professionnel et  la gestion de votre flotte de véhicules est une priorité ? Alors, vous vous êtes certainement déjà posé la question : comment optimiser mes dépenses de carburant tout en respectant les obligations fiscales ? La récupération de la TVA sur les carburants est une piste à ne pas négliger. Mais attention, la réglementation peut sembler complexe !

Cet article vous guide pas à pas dans les méandres de la TVA pour vous permettre de récupérer les sommes qui vous sont dues. Carburant, TVA, déduction fiscale, véhicule de société, véhicule utilitaire, autant de termes qui vont devenir clairs pour vous. 

Conditions de récupération de la TVA : décryptage pour les pros

La récupération de la TVA sur les dépenses de carburant n'est pas réservée à tous. Pour en bénéficier, certaines conditions doivent être réunies. Découvrons-les ensemble !

Nature du véhicule : un critère déterminant

Tout d'abord, la nature de votre véhicule joue un rôle crucial. Les véhicules utilitaires (fourgonnettes, camions, etc.), principalement utilisés pour l'activité professionnelle, ouvrent généralement droit à une récupération totale de la TVA. En revanche, les véhicules de tourisme (voitures particulières, SUV, etc.) sont soumis à des règles plus restrictives. Si une partie de leur utilisation est professionnelle, la récupération de la TVA peut être partielle, sous certaines conditions.

Utilisation professionnelle : la preuve à l'appui

Pour récupérer la TVA, il faut pouvoir justifier d' une utilisation professionnelle exclusive ou partielle  du véhicule. Cela implique de conserver soigneusement tous les documents pouvant attester de cette utilisation : factures, notes de frais, feuilles de route, etc. Plus vous serez rigoureux dans votre comptabilité, plus il sera facile de justifier vos dépenses auprès de l'administration fiscale.

Type de carburant : pas tous égaux face à la TVA

Le type de carburant utilisé influence également la récupération de la TVA. En général, les carburants professionnels  (gazole, GPL pour les véhicules utilitaires) sont plus facilement déductibles que les carburants pour véhicules de tourisme (essence, notamment). Cependant, la réglementation évolue régulièrement, il est donc important de se tenir informé des dernières dispositions en vigueur.

Bon à savoir 

• À partir de 2022, la TVA sur l'essence est récupérable à 100% pour les véhicules utilitaires.
• Pour les véhicules de tourisme, le taux de récupération de la TVA est de 80%.
• Le GPL permet une récupération de TVA à 100 % pour les véhicules utilitaires et à 50 % pour les véhicules de tourisme (en état gazeux seulement).
  

Démarches à suivre pour récupérer la TVA : pas à pas vers le remboursement

Une fois les conditions de récupération de la TVA remplies, il est temps de passer à l'action ! Voici les principales étapes à suivre pour optimiser vos chances de remboursement.

Conservation des justificatifs : une mémoire de fer

Pour justifier vos dépenses de carburant et récupérer la TVA correspondante, il est essentiel de garder tous les justificatifs liés à ces dépenses. Factures, notes de frais, tickets de carburant... aucun document ne doit être négligé. La durée de conservation de ces justificatifs est généralement de six ans à compter de la date de la déclaration de revenus concernée.

Déclaration de la TVA : la clé du remboursement

La récupération de la TVA se fait lors de la déclaration de TVA. C'est dans ce document que vous allez indiquer les dépenses de carburant professionnelles et déduire la TVA correspondante. Pour cela, il est recommandé de bien renseigner les cases dédiées et de joindre tous les justificatifs nécessaires. N'hésitez pas à vous faire aider par un expert-comptable si vous avez des doutes sur la procédure.

Contrôles fiscaux : soyez prêts !

L'administration fiscale est en droit de procéder à des contrôles pour vérifier la conformité de vos déclarations. Il est donc important d'être en mesure de présenter, à tout moment, des justificatifs clairs et précis. Un dossier bien organisé vous permettra de gagner du temps et d'éviter les mauvaises surprises.

Cas particuliers et nuances : les exceptions qui confirment la règle

La récupération de la TVA sur les dépenses de carburant n'est pas toujours aussi simple qu'il n'y paraît. Certains cas nécessitent une attention particulière.

Véhicules de société et véhicules de fonction : un statut à part

Les véhicules de société et les véhicules de fonction sont soumis à des règles spécifiques en matière de récupération de la TVA. Si une partie de l'utilisation de ces véhicules est à caractère professionnel, une fraction de la TVA peut être récupérée. Cependant, les conditions et les modalités de calcul sont complexes et varient en fonction de nombreux critères (kilométrage professionnel, nature des fonctions, etc.).

Entreprises de transport : des règles spécifiques

Les entreprises de transport bénéficient souvent de régimes fiscaux spécifiques. La récupération de la TVA sur les dépenses de carburant est généralement plus avantageuse pour ces entreprises, mais les règles peuvent varier en fonction de l'activité exercée et du type de véhicule utilisé.

Récupération partielle de la TVA : quand la déduction est limitée

Dans certains cas, la récupération de la TVA peut être partielle. C'est notamment le cas lorsque le véhicule est utilisé à la fois à des fins professionnelles et personnelles. Le calcul de la part de TVA récupérable est alors effectué au prorata de l'utilisation professionnelle.

Astuces et conseils pratiques : maximisez votre récupération de TVA

Vous avez compris les bases de la récupération de la TVA sur les dépenses de carburant ? Parfait ! Maintenant, découvrons quelques astuces pour optimiser cette démarche et vous assurer de ne rien laisser passer.

Optimisation de la récupération de la TVA : les petits plus qui font la différence

• Tenez un journal de bord : Un journal de bord vous permettra de suivre précisément l'utilisation professionnelle de votre véhicule et de faciliter la constitution de votre dossier en cas de contrôle.
• Conservez l'ensemble des justificatifs : Ne jetez rien ! Factures, tickets de carburant, feuilles de route... tous ces documents sont précieux pour justifier vos dépenses.
• Faites appel à un professionnel : Un expert-comptable pourra vous accompagner dans vos démarches et vous conseiller sur les meilleures stratégies pour optimiser votre récupération de TVA.

Outils et logiciels de gestion : des alliés précieux

Pour faciliter la gestion de vos dépenses de carburant et la préparation de vos déclarations de TVA, de nombreux outils et logiciels sont disponibles sur le marché. Ces solutions vous permettent de :

• Digitaliser vos justificatifs : Gagnez du temps et de l'espace en stockant vos factures et tickets de carburant de manière dématérialisée.
• Automatiser vos calculs : Les logiciels de gestion comptable peuvent automatiser une partie des calculs liés à la récupération de la TVA, réduisant ainsi le risque d'erreurs.
• Générer des rapports : Ces outils vous permettent de générer des rapports détaillés sur vos dépenses de carburant, facilitant ainsi les contrôles fiscaux.

Pour finir 

Récupérer la TVA sur les dépenses de carburant est une démarche qui peut sembler complexe, mais qui peut générer d'importantes économies pour les professionnels. En respectant les conditions requises, en préservant soigneusement tous les justificatifs et en adoptant les bonnes pratiques comptables, il est possible d'optimiser sa récupération de TVA.

N'hésitez pas à vous faire accompagner par un professionnel pour vous assurer de ne pas commettre d'erreur et de bénéficier de tous les avantages de ce dispositif. Remplissez  le formulaire de demande de devis en ligne !