Déclaration fiscale des cartes essence en 2025 : guide pour entreprises et salariés

Les cartes essence représentent un outil de gestion efficace des frais de carburant, mais leur traitement fiscal comporte des nuances importantes tant pour les salariés que pour les entreprises. Ce guide vous explique comment optimiser leur déclaration fiscale en 2025.

Comment déclarer les frais de carburant en tant que salarié utilisant une carte essence ?

Pour les salariés utilisant leur véhicule personnel à des fins professionnelles, la déclaration des frais liés à une carte essence s'effectue dans le cadre de l'option pour les frais réels.

Le barème kilométrique : votre allié pour la déduction fiscale

L'administration fiscale publie annuellement un barème des frais de carburant qui détermine le montant déductible par kilomètre parcouru. Ce montant varie selon :

• La puissance fiscale du véhicule
• Le type de carburant utilisé (essence, diesel, électrique)
• La distance parcourue à titre professionnel

Pour la déclaration 2025 (revenus 2024), le barème fixe par exemple un taux de 0,119 €/km pour une voiture essence de 3-4 CV.

Conditions d'application du barème

Attention, ce dispositif fiscal s'applique uniquement aux véhicules à usage mixte (personnel et professionnel) et non aux véhicules exclusivement utilitaires. Pour bénéficier de cette déduction :

• Documentez précisément vos trajets professionnels
• Tenez un carnet de bord détaillant dates, destinations et motifs des déplacements
• Conservez toutes les factures liées au carburant pendant au moins 3 ans
• Distinguez clairement les kilomètres professionnels des kilomètres personnels

Carburant pris en charge par l'employeur : quelles implications fiscales ?

Lorsque votre employeur prend en charge le carburant utilisé à des fins privées via une carte essence, cet avantage a des conséquences fiscales importantes.

L'avantage en nature imposable : comprendre le mécanisme

Tout carburant financé par l'entreprise mais utilisé pour des besoins personnels constitue un avantage en nature qui doit être :

• Évalué selon la consommation réelle : litres de carburant à usage privé × prix du litre facturé à l'entreprise
• Intégré à votre revenu imposable
• Soumis aux cotisations sociales

Comment distinguer usage professionnel et personnel ?

Pour une gestion fiscale optimale, l'employeur doit mettre en place des dispositifs permettant de tracer l'utilisation de la carte essence :

• Imposer un plein initial à la charge du salarié
• Établir un suivi kilométrique précis
• Utiliser les systèmes de géolocalisation des véhicules
• Définir des plafonds d'utilisation mensuels

Obligations fiscales des entreprises utilisant des cartes essence

Les entreprises fournissant des cartes essence pour leurs flottes de véhicules doivent respecter plusieurs obligations déclaratives.

Les nouvelles taxes véhicules applicables en 2025

À partir de 2025, les véhicules de tourisme utilisés avec une carte essence sont soumis à deux taxes distinctes :

• Taxe sur les émissions de CO₂ - Calculée selon le niveau d'émission du véhicule
• Taxe sur les émissions de polluants atmosphériques - Basée sur les émissions d'oxydes d'azote, particules fines et autres polluants

Calendrier de déclaration selon le régime fiscal

Déductibilité des frais de carburant pour l'entreprise

Les frais liés aux cartes essence sont généralement déductibles du résultat imposable de l'entreprise, à condition de pouvoir justifier :

• Le caractère professionnel des dépenses
• La réalité des transactions via des relevés détaillés
• La conformité avec la politique de frais de l'entreprise

Questions fréquentes sur la fiscalité des cartes essence :

Comment justifier mes kilomètres professionnels auprès du fisc ?
Tenez un carnet de bord détaillant dates, lieux, distances et motifs professionnels de chaque déplacement.

L'entreprise peut-elle refacturer l'usage privé de la carte essence ?
Oui, par prélèvement sur salaire ou remboursement direct, évitant ainsi la requalification en avantage en nature.

Les véhicules hybrides bénéficient-ils d'un régime fiscal particulier ?
Oui, ils profitent généralement d'un barème plus avantageux pour les taxes sur les émissions de CO₂.

Conseils pour optimiser la gestion fiscale des cartes essence

• Pour les salariés : Documentez systématiquement vos déplacements professionnels pour maximiser vos déductions fiscales
• Pour les entreprises : Implémentez un système de suivi rigoureux distinguant usage professionnel et personnel
• Pour tous : Anticipez les évolutions fiscales liées à la transition énergétique qui pourraient modifier les barèmes applicables

En respectant ces principes de déclaration, vous assurerez une gestion fiscale optimale de vos cartes essence tout en limitant les risques de redressement.