Les cartes carburant pour entreprise : un fonctionnement ultra-simplifié pour tous

Aux antipodes du système des notes de frais, le fonctionnement des cartes carburant pour entreprise est conçu pour être le plus simple possible pour tous ses utilisateurs, du gestionnaire de flotte au professionnel itinérant ou en voyage d’affaires occasionnel.

Quelques règles sont néanmoins à bien maîtriser pour permettre à tous les bénéficiaires du dispositif de tirer la quintessence des avantages qu’apportent les cartes carburant pour pros.

Quelles sont les conditions d’utilisation au quotidien ? Dans quelles stations-service ces cartes carburant peuvent-elles être utilisées ? Quels sont les bénéficiaires potentiels autorisés des cartes carburant pour professionnels ? Et quels sont les bénéfices qu’ils retirent de leur utilisation ?

Le fonctionnement des cartes carburant pour entreprise au quotidien

Le fonctionnement des cartes essence au quotidien est encadré par des conditions qui dépendent largement des autorisations accordées par le gestionnaire de flotte. Indépendamment de ces conditions, savoir dans quelles stations les cartes pourront être utilisées est un élément clef pour profiter des avantages qu’elles procurent.

Conditions

Toute entreprise peut bénéficier des cartes essence – mais pas les particuliers.

Les conditions d’utilisation des cartes carburant par le professionnel en déplacement dépendent essentiellement des choix du gestionnaire de flotte dans l’entreprise qui les a adoptées.

Ainsi, le gestionnaire de flotte peut limiter le fonctionnement des cartes carburant pour entreprise à :

-        Un certain type de carburants,

-        Un certain type de services, outre le paiement du carburant,

-        Une certaine aire géographique,

-        Un certain montant par jour, par semaine, par mois ou par transaction,

-        Un certain nombre de litres par transaction.

 

Le gestionnaire peut choisir de rendre totalement impossible le fonctionnement de la carte carburant pour entreprise et donc le paiement des transactions si ces limites sont dépassées, ou plus simplement de recevoir une alerte.

Au-delà de ces conditions, l’utilisateur doit s’assurer :

-        De payer les transactions en glissant sa carte à bande magnétique dans le lecteur du pompiste ou directement dans le distributeur automatique de carburant, puis de signer le reçu,

-        Ou de composer son code PIN pour les cartes carburant à puce,

-        De renseigner l’identifiant de son véhicule au moment du paiement,

-        Voire pour quelques cartes carburant, également le kilométrage du véhicule au moment de la transaction.

L’étendue du réseau de stations, paramètre essentiel du bon fonctionnement des cartes carburant pour entreprise

Mais la première chose qu’un utilisateur doit vérifier avant toute transaction pour s’assurer du bon fonctionnement de la carte carburant pour entreprise qui lui a été confiée, c’est tout simplement que la carte sera acceptée par la station-service où il veut effectuer cette transaction.

Les réseaux des cartes carburant d’entreprise diffèrent très largement d’un fournisseur de cartes à un autre, allant de quelques centaines de points de vente à plusieurs milliers. Certains sont limités à une seule enseigne, d’autres sont des réseaux multi-enseignes. Le fonctionnement des cartes carburants pour entreprise de certains émetteurs est étendu à plusieurs pays européens, d’autres limité à la France. Certaines carte carburant fonctionnent uniquement sur les pompes automatiques, d’autres uniquement au guichet, d’autres encore fonctionnent aussi bien avec les pompes automatiques qu’au guichet.

Heureusement, une application est généralement fournie avec les cartes essence, qui permet à l’utilisateur de géolocaliser les stations acceptant sa carte les plus proches de lui ou sur son trajet.

Fonctionnement carte carburant pour entreprise

Quels bénéficiaires pour quels bénéfices ?

Le fonctionnement des cartes carburant pour entreprise s’accompagne d’un grand nombre d’avantages pour tous leurs bénéficiaires autorisés.

Les bénéficiaires potentiels autorisés

N’importe quel collaborateur de n’importe quelle entreprise autorisé par le gestionnaire de flotte peut bénéficier du fonctionnement des cartes carburant pour entreprise.

Attention néanmoins, car si la plupart des cartes sont attachées à un véhicule plutôt qu’à un collaborateur, certaines peuvent être réservées à un professionnel, ou à une combinaison véhicule identifié + collaborateur spécifique.

De plus, le fonctionnement des cartes carburant à puce limite évidemment leur utilisation aux collaborateurs qui ont connaissance du code PIN de la carte.

Enfin, des règles fiscales différentes régissent les consommations de certaines catégories de professionnels, notamment les cadres dirigeants de l’entreprise.

Les bénéfices des cartes carburant d’entreprise pour les salariés en déplacement

Les cartes carburant pour entreprise s’accompagnent de nombreux avantages pour leurs utilisateurs :

-        Le premier de ces avantages est qu’ils n’ont plus à avancer les frais de carburant pendant leurs missions,

-        La gestion des justificatifs est aussi grandement simplifiée, l’émetteur de carte carburant envoyant une facture unique au gestionnaire de flotte pour toutes les transactions et toutes les cartes de l’entreprise,

-        Le détenteur d’une carte carburant peut acheter bien plus que du carburant avec sa carte : lavage, menus entretien du véhicule, péages autoroutiers, stationnement dans des centaines de parkings partenaires, achats de consommables dans les boutiques de stations-service… Ce ne sont pas seulement les frais de carburant, ce sont quasiment tous les frais de déplacement qui sont pris en charge par la carte et pour lesquels le collaborateur n’a rien à avancer.

-        De plus, avec certaines cartes, les prix du carburant payés sont moins élevés que ceux affichés à la pompe. Les modalités varient énormément d’un fournisseur de cartes à un autre.

 

Mais comme ce dernier avantage concerne d’avantage le gestionnaire de flotte, le salarié qui souhaite que son employeur simplifie la gestion de ses déplacements professionnels et de ses innombrables notes de frais pourra lui transmettre un comparatif des cartes carburant pour pros.

Et lui conseiller, pour bien chiffrer cet avantage économique non négligeable que la solution apporterait à l’entreprise, de demander autant de devis de cartes essence en ligne que possible.

Par exemple, en utilisant des services en ligne comme Companeo qui permettent de demander en quelques clics des devis de la plupart des prestataires en cartes carburant du marché !

 

Pour aller plus loin

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