Carte carburant : réduire vos frais pros en 2026

En 2026, les cartes carburant constituent un levier central de pilotage des dépenses de mobilité pour les entreprises disposant de véhicules professionnels. Ces cartes facilitent le règlement des carburants directement aux stations à essence sans que les employés aient à avancer les frais. 

Comment améliorer l'utilisation des cartes carburant?

Au-delà du paiement du carburant, les cartes carburant professionnelles permettent de sécuriser les flux financiers, centraliser la facturation et améliorer la conformité fiscale.

1. Maîtriser les dépenses et prévenir les abus : une vigilance nécessaire

Afin de garantir une utilisation conforme des cartes carburant , il est indispensable de formaliser une politique interne précisant les usages autorisés, les plafonds et les restrictions. Une utilisation non conforme (usage privé, carburant non autorisé, dépassement de plafonds) peut survenir en l’absence de règles claires, c'est la raison pour laquelle il faudra préciser les types de dépenses autorisées, les stations-service accessibles et les plafonds de consommation auxquels ils peuvent accéder. 

Ces cartes disposent d'une option qui pourraient vous permettre de contrôler les consommations des utilisateurs. Vous pouvez accéder aux données de consommation de chaque utilisateur ce qui vous permet de limiter les dépassements et d’analyser les potentiels anomalies. 

Ces dispositifs permettent un suivi objectif et régulier des dépenses, sans instaurer une surveillance intrusive.

2. Intégrer le suivi kilométrique : une analyse plus fine

Et si vous restez au courant de chaque transaction ? Les données issues des cartes carburant peuvent être croisées avec des outils de gestion de flotte ou de télématique afin d’analyser la consommation par véhicule et détecter les écarts. Cela vous permettra au bot d'un certain temps d'établir une moyenne de consommation de chaque véhicule et en conséquence définir exactement le montant adéquat à chaque carte. 

Ce moyen vous offre une meilleure visibilité sur les dépenses rattachés à chaque véhicule. C'est ainsi que vous pouvez diminuer vos charges et optimiser l'exploitation des ressources. 

3. Outils et technologies : des solutions pour une gestion optimisée

• Centralisation des données de cartes carburant

• Suivi de la consommation par véhicule

• Consultation des transactions en ligne

• Paramétrage des cartes (plafonds, usages, zones)

• Alertes en cas d’anomalie de consommation

• Réduction des charges et meilleure maîtrise des coûts

4. Communication et responsabilisation : des clés pour le succès

Une communication claire et factuelle sur les objectifs de maîtrise des coûts et de conformité permet de responsabiliser les collaborateurs et de favoriser l’adhésion. Communiquez, ayez des discours responsables avec eux et mettez en avant l’intérêt d'agir dans le bon sens pour ce qui est de l'utilisation de la flotte.

Réduire les dépenses, alléger les charges, préserver la flotte sont des points essentiels que vous devez expliquez à vos employés et collaborateurs. Les cartes carburant sont des outils professionnels mis à disposition dans le cadre des déplacements liés à l’activité.

Fournissez aux utilisateurs des informations individualisées sur leur consommation. Mettez en place un système de feedback pour les sensibiliser aux potentiels gaspillages et les inciter à adopter des éco-gestes. et n'oubliez pas de récompenser également les personnes dont le comportement s'avère efficace et qui ont respecter les règles en réduisant leur consommation de carburant. 

Quels sont les avantages de fournir une carte carburant aux employés ?

La  fourniture d'une carte carburant aux employés présente de nombreux avantages tant pour les employés que pour l'entreprise. Ces cartes sont utilisées lorsqu'un professionnel doit se déplacer pour sa mission. 

Facilitation des déplacements professionnels

Les cartes carburant permettent aux collaborateurs de disposer d'un moyen de règlement dédié aux charges liées au carburant lorsqu'ils doivent se déplacer dans leur fonction, ce qui simplifie les démarches administratives et financières.

Moyen de paiement simplifié pour les charges liées au carburant

Au lieu d'avancer les frais de carburant et de demander un remboursement ultérieur, les employés peuvent utiliser directement la carte comme moyen de paiement du carburant et, selon l’offre souscrite, de services annexes comme les péages ou parkings, facilitant ainsi la comptabilité des dépenses en carburant.

Gestion efficace des frais grâce à la carte essence

En centralisant les coûts de carburant effectués avec les cartes essence, l'entreprise peut améliorer la comptabilité des frais et assurer un suivi précis des dépenses effectuées lorsqu'ils doivent se déplacer pour des missions ou dans le cadre de leur travail.

Comment garantir une utilisation responsable des cartes essence?

Pour éviter tout abus ou emploi frauduleuse des cartes essence, il est essentiel de mettre en place des mesures de contrôle et de sensibilisation au sein de l'entreprise.

Mise en place de politiques claires d'exploitation des cartes carburant

Établir des règles strictes quant à l'emploi des cartes et informer les salariés des bonnes pratiques à adopter est essentiel pour garantir une utilisation responsable de ces moyens de paiement.

Sensibilisation des salariés à l'exploitation appropriée de la carte essence

Organiser des sessions de sensibilisation et de formation sur l'utilisation adéquate des cartes carburant permet de rappeler aux salariés les règles en vigueur et de prévenir tout comportement abusif.

Mise en place de contrôles pour éviter les abus

En mettant en œuvre des contrôles réguliers sur les transactions effectuées avec les cartes essence, l'entreprise peut détecter rapidement tout comportement abusif et prendre les mesures nécessaires pour y remédier.

Fiscalité et conformité

En 2026, la récupération de TVA sur le carburant reste conditionnée à une facturation conforme, nominative et à un usage strictement professionnel. Une carte carburant facilite la conformité fiscale et les contrôles URSSAF.

Quels sont les éléments clés de la gestion des frais liés au combustible?

Au-delà du simple paiement de l'essence, le suivi et l'optimisation de ces dépenses constituent un véritable levier de performance. Mais comment s'y prendre concrètement ? 

1. Suivi rigoureux des dépenses : la base indispensable

Tout d'abord, vous devez mettre en place un système de collecte et de validation des justificatifs de dépenses de carburant. Cela passe par la création d'un process clair pour la soumission des notes de frais, accompagnées des justificatifs nécessaires (tickets de caisse, factures...). Ensuite vous pouvez effectuer un contrôle rigoureux des transactions pour garantir la conformité des dépenses avec les politiques de l'entreprise.

Il s'agit de vérifier l'exactitude des montants, la nature des dépenses et le respect des plafonds fixés. Une fois que ces deux étapes sont bien établies, optez pour des outils de suivi automatisés. Cela peut simplifier considérablement la gestion des notes de frais. 

2. Intégration transparente des remboursements : fluidifier le processus

Un processus de remboursement clair et documenté est essentiel pour garantir un traitement rapide et efficace des demandes de remboursement. Il est important de définir les étapes à suivre, les documents requis et les délais de traitement. L'intégration des remboursements dans les processus comptables de l'entreprise est également importante pour une meilleure traçabilité des dépenses. Cela permet de comptabiliser les frais de combustible de manière précise et de respecter les obligations légales.

L'utilisation de solutions digitales pour la gestion des notes de frais peut fluidifier le processus de remboursement. Des plateformes en ligne permettent aux utilisateurs de soumettre leurs demandes, de joindre les justificatifs et de suivre l'avancement du traitement.

3. Optimisation des coûts liés au carburant : viser l'efficacité

La négociation des prix auprès des fournisseurs de carburant est un excellent moyen d'obtenir des réductions sur les achats de l'entreprise. En comparant les offres et en négociant des volumes importants, il est possible de réaliser des économies substantielles. E suivant la consommation de carburant par véhicule vous permet d'identifier les points d'amélioration et réduire les gaspillages. Des outils de suivi permettent d'analyser les données de consommation et de détecter les anomalies potentielles.

Adoptez des pratiques éco-responsables pour les conducteurs. Cela peut contribuer également à réduire la consommation de carburant. Encouragez l'éco-conduite, l'utilisation de véhicules économes en énergie et le covoiturage ces pratiques peuvent générer des économies significatives.

4. Exemple d'optimisation des coûts liés au carburant

Situation : Une entreprise de transport possède une flotte de 10 véhicules utilitaires qui parcourent en moyenne 20 000 km par an. Le prix moyen du litre de gazole professionnel est estimé entre 1,70 € et 1,90 € en 2026 selon les périodes.

Avant optimisation:

• Consommation moyenne de carburant par véhicule : 8 litres/100 km
• Coût annuel du carburant par véhicule : 2 400 € (8 litres/100 km * 20 000 km/an * 1,50 €/litre)
• Coût annuel total du carburant pour la flotte : 24 000 € (2 400 €/véhicule * 10 véhicules)

Après optimisation:

• L’utilisation d’une carte carburant permet d’éviter les notes de frais carburant, grâce à une facturation centralisée directement adressée à l’entreprise

• Renouvellement de la flotte par des véhicules plus économes en carburant (consommation moyenne de 6 litres/100 km)

• Négociation de meilleurs prix avec les fournisseurs de carburant (1,40 €/litre)

• Consommation moyenne de carburant par véhicule : 6 litres/100 km

• Coût annuel du carburant par véhicule : 1 680 € (6 litres/100 km * 20 000 km/an * 1,40 €/litre)

• Coût annuel total du carburant pour la flotte : 16 800 € (1 680 €/véhicule * 10 véhicules)

Économies réalisées: 7 200 € par an (24 000 € - 16 800 €)

Résultat:

L'optimisation des coûts liés au carburant permet à l'entreprise de réaliser des économies significatives. Dans cet exemple, les économies s'élèvent à 7 200 € par an, soit une réduction généralement observée de 8 à 15 % des dépenses carburant, selon le profil de la flotte et les usages.

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