Location ou achat de cartes essences pro ?

Plusieurs solutions simples permettent aux entreprises dont les salariés sont souvent sur les routes, qu’ils utilisent un véhicule personnel ou un véhicule d’entreprise, de payer leurs frais de carburant sans que ces salariés n’aient à avancer la somme. Ces solutions prennent aujourd’hui la forme de cartes carburant. Deux formules principales sont disponibles : l’achat de cartes carburant et l’utilisation de cartes essence en location de longue durée.

Comment ces deux formules fonctionnent-elles et quels sont dans chaque cas les conditions d’accès aux cartes carburant ? Quels sont les avantages et inconvénients respectifs des deux formules ?

Les conditions d’accès à la carte carburant

L’achat de cartes carburant et la carte essence en location, souvent dans le cadre d’une location de véhicule d’entreprise, sont les deux principales formules d’accès aux cartes carburant.

L’achat de cartes carburant

Les cartes carburant sont disponibles à l’achat comme peuvent l’être n’importe quelles cartes cadeaux prépayées.

Utilisables dans le réseau du pétrolier émetteur, voire dans certains réseaux partenaires, elles combinent généralement une durée de validité limitée à un crédit limité, payé d’avance par l’entreprise qui décide de commander ces cartes essence.

Elles peuvent également donner accès à des services liés à la mobilité, comme le lavage de voiture ou son entretien.

Des commandes groupées peuvent être effectuées. Certaines de ces cartes sont rechargeables.

Les cartes essence en location

À la différence des cartes carburant à l’achat, les différentes formules associant location et cartes essence sont des solutions payées a posteriori.

Ainsi, la carte carburant devient une véritable carte de crédit, dont l’utilisation est limitée à :

-  l’achat de carburant,

-  de prestations d’entretien ou de lavage de voiture disponibles en stations-service,

-  mais aussi au paiement des péages autoroutiers,

-  et du stationnement dans les réseaux de parkings partenaires.

Ces formules sont idéalement destinées aux entreprises disposant d’une flotte de véhicules d’entreprise en propre, cartes carburant et LLD des véhicules étant souvent associées.

À la fin de chaque mois, le gestionnaire de flotte reçoit de la part du prestataire en cartes carburant une facture détaillée récapitulant tous les achats et donc tout l’usage fait des cartes carburant par les collaborateurs qui les ont à disposition et ces dépenses sont réglées par l’entreprise.

Les cartes sont en général louées pour un tarif d’abonnement modique, associées à un véhicule. Leur durée d’utilisation est d’un à deux ans, ou liée à celle de la période de location du véhicule.

Les cartes prépayées à rechargement mensuel portant sur un engagement pluriannuel sont à la frontière entre les deux formules.

Avantages et inconvénients de l’achat de cartes carburant

Plus accessible, plus direct, l’achat de cartes carburant convient tout à fait aux plus petites entreprises d’environ moins de 250 salariés.

Avantages de l’achat de cartes essence pour professionnels

L’achat de cartes essence présente de nombreux avantages :

-  Elle est utilisable pour le carburant, le lavage, le petit entretien avec les vidanges et pour tous les produits en boutique des stations-service – mais son utilisation peut être restreinte au seul carburant,

-  Elle peut être valable dans des milliers de stations-service, en fonction du fournisseur choisi,

-  La carte peut être personnalisable aux couleurs de l’entreprise ou du titulaire,

-  Elle procure une alternative nettement plus simple à gérer pour les notes de frais,

-  Aucun dépôt de garantie n’est demandé,

-  Ces cartes peuvent être utilisées comme des cartes cadeaux pour fidéliser ou récompenser les meilleurs éléments représentant un avantage fiscal,

-  La souplesse d’un dispositif qui n’est pas forcément attaché à un véhicule ou à un collaborateur précis, mais que tous peuvent utiliser tant que cette carte est créditrice.

Inconvénients de l’achat de cartes carburant

Les inconvénients liés à la formule d’achat de carte carburant pros sont principalement que :

-  Cette formule devient compliquée à gérer à partir d’un certain nombre de cartes pour une même entreprise,

-  La carte ne permet pas de payer les péages autoroutiers ou le stationnement,

-  La carte n’est pas associée à un véhicule en particulier,

-  Son usage est limité à la France,

-  La carte n’apporte pas de réduction sur le prix du carburant.

Avantages et inconvénients des cartes essence en location

Les cartes essence en location apportent globalement plus d’avantages aux plus grandes entreprises, disposant d’une flotte de véhicules en propre.

Avantages des cartes essence en location

Les avantages liées aux formules associant cartes essence et location sont liés :

-  À la simplification de gestion du poste carburant dans l’entreprise, d’autant plus importante que les effectifs d’utilisateurs sont élevés,

-  Aux réductions sur le prix public du carburant qui sont parfois associées à ce dispositif,

-  À la sécurité du dispositif, qui rend la fraude quasiment impossible,

-  Aux véritables économies de frais administratifs et comptables que cette simplification de la gestion contribue à générer,

-  À l’étendue du réseau de stations-service concerné, la carte pouvant payer l’essence dans des milliers de stations-service en France mais aussi Europe, dans le réseau de l’émetteur mais aussi dans les réseaux partenaires,

-  À la foule de services liés aux cartes, qui servent aussi de cartes de télépéage et permettent de régler le stationnement dans des centaines de parkings,

-  Aux outils de veille et de supervision de la flotte à terme échu et en temps réel,

-  Au crédit constitué pour le poste essence par un système payé ex-post, tous les mois.

Inconvénients de la location de carte carburant

Certains inconvénients sont pourtant à ne pas négliger :

-  Le système est surdimensionné pour les petites entreprises,

-  Un dépôt de garantie est parfois demandé,

-  Le système a un coût, de 5 à 36 euros par carte et par an après une période gratuite pour l’abonnement, sans compter les frais de gestion,

-  Il est essentiel de bien choisir le réseau émetteur, pour s’assurer qu’il dispose de suffisamment de stations-service dans la zone où la carte est susceptible d’être utilisée,

-  Ainsi, s’il est nécessaire de faire un détour pour trouver une station service acceptant la carte, toutes les économies réalisées grâce à la carte s’envolent avec la surconsommation d’essence occasionnée…

Les deux solutions possédant chacune leur lot d’avantages et d’inconvénients, il est recommandé de réaliser des demandes de  devis en carte carburant à autant de fournisseurs que possible afin de sélectionner la meilleure offre pour votre entreprise.