L’achat de distributeur automatique et l’autogestion : contrôle total, profits maximums

L’achat d’un distributeur automatique semble a priori être la solution la plus simple pour équiper les locaux de son entreprise d’une machine qui sera appréciée de tous les collaborateurs et rapportera des revenus réels. L’entreprise effectue un investissement initial clairement quantifiable, se fait livrer, installer la machine et attend que l’utilisation quotidienne lui fasse franchir le seuil de rentabilité… Et c’est tout ?

Et non ! Avant de procéder à l’achat d’un distributeur automatique , l’entreprise intéressée doit aussi penser à des paramètres essentiels qui sont liés aux coûts d’exploitation de cet investissement.

Dans le cas d’une formule d’autogestion en effet, souvent associée à l’achat des distributeurs automatiques de boissons ou de snacks, l’entreprise sera responsable de l’entretien, de la maintenance et bien sûr de la gestion des approvisionnements. Des tâches à ne pas sous-estimer.

Comment fonctionne le système d’autogestion dans le cadre de l’achat de distributeurs automatiques ? Dans quel cas s’avère-t-il particulièrement pertinent ? Quels sont ses avantages et ses inconvénients ? Quels coûts représente-t-il ?

Achat de distributeur de boissons et confiseries en autogestion : principe et fonctionnement

L’achat de distributeur automatique de boissons chaudes  ou froides fonctionne selon un principe simple de calcul de seuil de rentabilité. Le fonctionnement au quotidien nécessite une grande implication, ce qui, au-delà du simple prix d’achat du distributeur, se reflète dans les coûts d’exploitation de la machine.

Principe de l’achat de distributeur automatique en autogestion

L’achat d’un distributeur de confiseries  et de boissons suppose que l’entreprise devienne pleinement propriétaire de la machine.

Les implications logiques sont limpides :

-  L’entreprise assume l’entière responsable de la bonne exploitation du distributeur automatique,

-  Elle est seule décisionnaire en matière de politique commerciale, tarifaire et en ce qui concerne le choix des produits proposés à la vente,

-  Mais elle est aussi seule et unique bénéficiaire des éventuels profits liés à cette exploitation.

Ce cadre signifie que l’exploitation au quotidien est du ressort de l’entreprise qui a effectué l’achat du distributeur de snacks , de canettes ou de boissons chaudes et cette exploitation suppose un grand nombre d’interventions.

Le fonctionnement au quotidien pour l’entreprise de l’autogestion après l’achat du distributeur automatique de snacks et de boissons

L’entreprise s’occupe de tout, sauf éventuellement de l’installation initiale elle-même du distributeur, la plupart du temps effectuée par le vendeur.

L’entreprise qui a acheté le distributeur automatique doit donc :

-  choisir, commander et stocker tous les produits qui seront proposés à la vente par le distributeur automatique,

-  veiller à leur disponibilité et assurer les réassorts,

-  surveiller que les dates limites de consommation sont respectées ,

-  décider de la politique commerciale et des tarifs de chaque produit vendu par le distributeur,

-  s’occuper régulièrement de l’entretien de la machine

-  et de sa maintenance quand c’est nécessaire.

Il faut réaliser que ces tâches nécessitent une implication plus ou moins importante selon le type de machine. Ainsi, l’achat d’un distributeur automatique de café demandera, dans le cas d’un petit modèle, relativement peu d’attention, mais pour ce qui concerne un distributeur automatique de sandwiches et de produits frais, la machine devra être visitée et inspectée quotidiennement pour le réassort, les contrôles et le nettoyage .

Dans les faits, ces tâches sont si astreignantes que l’entreprise demandera souvent l’aide d’un prestataire spécialisé dans le cadre d’un contrat de maintenance et/ou d’approvisionnement. Mais elle devra alors concrètement renoncer à une partie des bénéfices liés à l’exploitation de la machine et repousser un seuil de rentabilité qui semble parfois déjà élevé dans le cas de l’achat d’un distributeur automatique au comptant…

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Dans quels cas opter pour l’achat de distributeur automatique en autogestion

L’autogestion dans le cadre de l’achat d’un distributeur est une formule tout à fait indiquée tant aux toutes petites entreprises qu’aux très grandes. Explications.

Le distributeur en autogestion pour les petites entreprises

L’achat d’un distributeur de boissons froides  avec monnayeur relativement simple, de faible volume et aux caractéristiques dépouillées dans le cadre d’une formule d’autogestion peut s’avérer un choix judicieux pour une toute petite entreprise.

Cela s’explique par plusieurs raisons :

-  quand les distributeurs choisis sont simples, ne demandent pas un entretien hygiénique (comme ceux proposant des produits frais) ou mécanique fréquent (comme les distributeurs de boissons chaudes reliées au réseau de plomberie), l’entreprise n’est pas contrainte à une supervision très astreignante du matériel,

-  quand la fréquentation des locaux par les collaborateurs ou visiteurs est trop peu importante pour qu’une formule de dépôt gratuit soit accordée,

-  quand les prestataires pour l’entretien ou la maintenance de la machine sont éloignés du lieu d’utilisation du distributeur et facturent donc leurs contrats de maintenance à un tarif élevé.

Le distributeur en autogestion pour les grandes entreprises

A l’autre extrémité du spectre, les très grandes entreprises ont-elles aussi de très bonnes raisons de s’intéresser à l’achat de distributeurs de boissons chaudes ou froides en autogestion.

Ces raisons sont faciles à comprendre :

-  En effet, ces entreprises, dans les locaux desquelles circulent quotidiennement un nombre d’utilisateurs potentiels du distributeur important, considèrent naturellement cet équipement comme un investissement judicieux, dont le seuil de rentabilité sera vite atteint ;

-  De plus, ces volumes d’utilisateurs rendent les revenus potentiels tellement conséquents, que le recours à un prestataire pour l’entretien et la maintenance de la machine n’affecte que marginalement les profits ;

-  Une grande entreprise pourra aussi affecter le produit des ventes effectuées par le distributeur aux activités des Comités d’Entreprise, restituant d’une certaine manière la contribution des salariés aux bénéfices réalisés par l’exploitation de la machine.

Avantages et inconvénients de l’autogestion

Assez logiquement, les avantages et inconvénients de la location autogestion sont respectivement de nature économique et pratique.

Avantages de l’achat de distributeurs automatiques en gestion totale

La liste des avantages économiques est longue :

-  Le retour sur investissement peut s’avérer important et le seuil de rentabilité atteint rapidement, pour peu que les volumes d’utilisation aient été correctement estimés et se vérifient, avec une politique tarifaire adaptée,

-  Le volume des approvisionnements tend également à réduire le coût d’achat des produits proposés à la vente, qui pourront éventuellement être achetés à prix de gros dégressifs, maximisant ainsi les marges,

-  Ces avantages tarifaires peuvent concerner aussi bien les boissons que les confiseries ou snacks et même les gobelets qui ne sont pas à négliger,

-  Si ces volumes sont importants, il sera relativement simple d’obtenir des conditions de livraison des produits avantageuses, jusqu’à la gratuité, par un commerce de proximité,

-  Les profits peuvent être reversés au budget du comité d’entreprise, afin que les utilisateurs bénéficient de ce qui s’apparente alors à un investissement quotidien de leur part, à chaque fois qu’ils achètent une boisson ou une confiserie avec le distributeur.

Enfin une série d’avantages est liée aux libertés procurées par la propriété des distributeurs automatiques :

-  L’entreprise pourra mettre en place tous les moyens de paiement qu’elle désire, et simplifier les procédures d’achat de produits pour les utilisateurs,

-  Elle peut choisir librement tous les produits qu’elle décide de mettre à disposition,

-  Elle n’est pas liée à un fournisseur.

Inconvénients de la location de machines à boisson en dépôt gratuit

Quelques inconvénients sont néanmoins à ne pas négliger :

-  Un degré d’implication minimum est au moins nécessaire, tant pour l’entretien, que pour la maintenance ou les approvisionnements,

-  Le pilotage économique de cette activité nécessite également une attention régulière,

-  Toutes ces tâches représentent souvent une charge de travail qui se transforme en charge financière réduisant les marges liées à l’exploitation de la machine, que l’entreprise fasse appel à un prestataire ou non, puisque ce temps de travail dans le cas d’une exploitation internalisée ne sera pas consacré à d’autres tâches productives.

Prix d’un distributeur automatique dans le cadre d’une formule d’autogestion et coûts d’exploitation

L’achat d’un distributeur automatique représente au fond un investissement comme un autre qu’il convient d’étudier très précisément d’un point de vue économique. Le prix ne représente donc pas la totalité de l’équation et il vaut mieux raisonner en termes de coûts d’exploitation et de rentabilité.

Prix d’achat du distributeur

Les prix seront naturellement variables en fonction du degré de sophistication du matériel :

-  Moins de 500 euros pour une fontaine à eau de type bonbonnes  – qui ne pourra produire un revenu, l’eau étant distribuée gratuitement,

-  A partir de 600 euros pour une fontaine sur réseau  qui ne rapportera rien non plus,

-  A partir d’une centaine d’euros pour une machine à café simple,

-  Entre 100 et 1 300 euros pour une machine à expressos,

-  Entre 1 500 et 3 000 euros pour une machine à café ,

-  Entre 2 000 et 5 000 euros pour un distributeur de snacks et confiseries,

-  A partir de 5 000 euros pour un distributeur de sandwiches et de plats cuisinés.

Coûts d’exploitation

Les coûts d’exploitation sont particulièrement importants en autogestion :

-  Il y a bien sûr le prix des produits distribués, de 5 euros la bombonne d’eau à quelques dizaines de centimes pour une cannette, boisson chaude ou froide, et quelques euros pour les snacks,

-  Le contrat de maintenance peut coûter d’une trentaine d’euros à près de 200 euros par mois pour un distributeur de sandwiches et de produits frais.

Aménagements et alternatives

Ceux que le prix d’un distributeur automatique à l’achat et le coût de l’autogestion rebuteraient encore doivent savoir que des aménagements sont possibles, permettant de diluer l’investissement initial. Par ailleurs, d’autres formules que l’achat sont disponibles.

L’achat facilité

L’achat peut tout d’abord lui-même être facilité grâce à plusieurs aménagements :

-  Un simple crédit, souvent accordé directement par les vendeurs eux-mêmes, évitant à l’acheteur de recourir à sa banque,

-  Un leasing, qui permet l’acquisition au bout d’une certaine durée de location,

-  Et certaines formules qui permettent de financer l’acquisition du distributeur par le produit des ventes réalisées dans l’entreprise par l’intermédiaire des machines.

Les alternatives

Des alternatives à l’achat sont possibles, comme pour beaucoup d’équipement de bureau :

-  La location d’un distributeur automatique , qui pourra être ou ne pas être liée à une formule d’autogestion, de gestion partielle ou à un contrat de maintenance,

-  Le dépôt gratuit , qui n’est évidemment pas un achat mais pas vraiment une location non plus, mais ne génère aucune recette pour l’entreprise,

-  Le leasing, qui comme évoqué, permet l’acquisition de la machine après une certaine période de location – généralement deux ans – et un premier loyer parfois majoré.