Combien coûte un titre-restaurant pour une société ?

Le dispositif des titres restaurant est d’une ingéniosité assez fascinante, qui rappelle celle à l’origine de nombreux instruments financiers – après tout, un chèque déjeuner, c’est un instrument de paiement.

Sa mise en place au sein d’une entreprise et son acceptation par le bénéficiaire – rappelons que ni l’une ni l’autre ne sont imposées – demandent pourtant une réflexion très informée. En effet, un titre restaurant représente tant pour le salarié que pour l’employeur un ensemble de coûts, et un ensemble d’avantages. Déterminer la meilleure valeur d’un titre restaurant, c’est trouver le point d’équilibre entre ces coûts et ces avantages en fonction des intérêts de l’entreprise et du salarié – mais aussi de la réglementation en vigueur.

Alors, quel est vraiment le coût d’un titre restaurant ?

Coût d’un titre restaurant pour l’employeur

L’adhésion au dispositif étant totalement libre, chaque employeur se doit d’étudier très précisément l’ensemble des coûts des titres restaurant. Mais aussi d’apprécier l’étendue des avantages procurés qu’ils leur procurent. Car oui, même si ce sont les salariés de l’entreprise qui les utilisent, les titres restaurant apportent aussi beaucoup d’avantages aux employeurs.

Composantes du coût du titre-restaurant

Le coût du titre-restaurant pour l’employeur (ou de tout autre titre restaurant) se décompose en plusieurs postes :

• Il faut tout d’abord comptabiliser la participation de l’employeur à la valeur du titre-restaurant, autrement dit, la part du repas que l’entreprise paiera à son salarié ou collaborateur et qui doit être comprise entre 50 et 60 % de la valeur faciale du titre-restaurant,
• Il faut ensuite intégrer le paiement de la prestation elle-même de l’émetteur des titres restaurant, qui facturent leur service sous forme de commissions sur l’ensemble des titres commandés et d’éventuels frais annexes comme des frais de livraison,
• Il faut enfin évaluer les charges sociales et les impôts éventuellement liés à ce système.

Concernant les frais de service, les émetteurs présents sur le marché appliquent des politiques tarifaires différentes dans le cadre de la réglementation applicable sur les titres restaurant. Ces tarifs sont rarement publics et sont de toute façon comme pour beaucoup de biens ou services B2B fonction du volume de la commande, et parfois même pour partie négociables.

Il est donc indispensable de procéder à de multiples demandes de devis de  chèque Bimpli (anciennement Apetiz et Chèque de Table, le titre restaurant du groupe Natixis), de  UpDéjeuner (le titre du Groupe Up !), de  Ticket Restaurant® (marque déposée d’Edenred), de  Pass Restaurant (Sodexo) et des autres.

Avantages pour l’employeur

S’ils représentent un coût pour l’entreprise, les titres restaurant n’en représentent pas moins une série d’avantages non négligeables pour l’employeur :

• Ils constituent l’un des moyens qui lui permettent de se mettre en règle au regard des dispositions légales relatives à la restauration collective de ses salariés,
• Ils représentent un avantage pour les salariés de nature à les motiver et à les fidéliser,
• A la différence des autres avantages et éléments de rémunération, ils peuvent bénéficier d’une totale exonération de charges sociales et d’impôts pour l’entreprise et pour le salarié,
• Et à la différence de ces autres avantages, il est parfaitement prévisible et permet donc une totale maîtrise budgétaire.
• Néanmoins, pour bénéficier à fond de ces avantages, il est essentiel de maîtriser l’environnement réglementaire des titres restaurant et de déterminer leur valeur optimale, comme expliqué en détail plus loin.

Coût d’un titre-restaurant pour le salarié

Comme il est également libre de l’accepter ou non, le salarié ou collaborateur à qui son employeur propose d’adhérer au dispositif des titres restaurant a lui aussi son arbitrage à faire entre les coûts et les avantages du système.

Composantes du coût d’un titre restaurant pour le salarié

Pour le salarié, les titres restaurant ne comportent apparemment comme coût que la participation au financement du titre, fixée dans certaines limites par l’employeur.

Il faut tout d’abord savoir que cette participation peut être apportée par une retenue sur le salaire versé au salarié, mais aussi par tout moyen de paiement direct à l’employeur.

Les titres peuvent également être soumis à des charges sociales ou à l’impôt, mais seulement quand leur montant atteint des proportions rarement pratiquées.

Un des principaux coûts d’un titre restaurant « cachés », dans le cas d’un titre traditionnel papier ou chèque restaurant, provient du fait qu’il est interdit aux commerçants de rendre la monnaie sur ces titres. Il pourra bénéficier d'un avoir de la part du commerçant. Ainsi, si la valeur du titre restaurant individuel est supérieure au prix d’un repas dans le ou les restaurants proches du lieu de travail du salarié, ce salarié ne recouvrera pas la totalité de son investissement, matérialisé par sa participation financière au dispositif.

De plus, les  titres qui ont dépassé leur date de validité et la période d’échange, même s’ils ont été payés par le salarié, ne peuvent plus être utilisés, représentant alors une perte nette.

D’une façon plus générale, certains salariés peuvent préférer préparer eux-mêmes leurs repas, ce qui dans certains cas peut revenir moins cher que leur participation au coût d’un titre restaurant.

Avantages pour le salarié

Mais au regard des coûts d’un titre restaurant pour le salarié, les avantages sont très appréciables.

En effet, le salarié ou collaborateur adhérant au dispositif bénéficie :

• D’un gain réel de pouvoir d’achat, immédiatement utilisable,
• D’autant plus que ce gain est exonéré de cotisations sociales, et non imposable : ainsi, 200 euros de titres restaurant par mois « coûtent » moins cher au salarié qu’une augmentation de salaire de 200 euros.
• Les  Titres-restaurant pour les salariés peuvent être utilisés dans 220 000 restaurants ou commerces en France et choisir le repas qu’il veut plutôt que d’être astreint aux limites d’une éventuelle restauration interne à l’entreprise,
• Il peut utiliser ces titres pour faire ses courses alimentaires privées, dans certaines limites,
• Enfin, le  fonctionnement des chèques repas est extrêmement simple, d’autant plus dans le cas de titres dématérialisés.

Quel est le montant optimal d’un titre restaurant ?

Si le choix du montant du titre restaurant est (presque) libre, le choix de son montant optimal représente une toute autre affaire. Ce choix doit notamment être déterminé en fonction de conditions légales strictes – mais pas seulement.

Rappel du cadre légal

Il existe des limites à la liberté de l’employeur de fixer la valeur des titres restaurant.

De façon encore plus cruciale, il y a des limites claires pour bénéficier des avantages fiscaux permis par le dispositif.

Ainsi, pour les limites générales du système de titres restaurant :

• Un employeur qui aurait mis en place une cantine interne ou participerait à un restaurant inter-entreprise ne peut en principe tout simplement pas participer au dispositif,
• L’employeur ne peut pas financer plus de 60 % de la valeur des titres, ni moins de 50%,
• Le budget mensuel doit en principe exclure les dimanches et jours fériés et le budget annuel les congés du salarié, pendant lesquels il ne peut pas utiliser de titres restaurant,
• L’employeur ne peut décider de montants différents selon le bénéficiaire ou la catégorie de bénéficiaires des titres que sur la base de critères objectifs sévèrement limités.

Le montant limite de la participation du salarié ou de l’employeur au financement d’un titre restaurant permettant de prétendre à une exonération de charges sociales est réévalué chaque année.

Pour les titres restaurant en 2023, ce montant limite est fixé à 6,50 euros.

En cas de non respect de ces seuils par l’employeur, l’Urssaf peut sévir :

• Si la proportion du financement autorisée (60 % d’un titre) est dépassée, mais pas le montant de cette participation, l’Urssaf est en droit de réclamer un paiement des charges sociales sur la base du montant total du titre,
• De même si la proportion du financement autorisée minimum (50%) n’est pas atteinte,
• Enfin, et c’est le cas le plus courant, parfois directement choisi par l’employeur pour mieux récompenser leurs salariés : si les proportions de participation sont respectées, mais que leur valeur est supérieure au seuil fixé annuellement - les 6,50 euros -, les charges sociales seront dues sur la base de la seule portion dépassant ce seuil de 6,50 euros.

Calcul du montant optimal

Le calcul du montant optimal du titre restaurant semble donc simple si le seul aspect de la défiscalisation et de l’exonération des charges sociales est considéré.

La valeur maximale permettant cette exonération est en effet comprise entre 13 euros par ticket pour 2023 pour une participation patronale de 50%, et 11,84 euros pour une participation patronale de 60%.

Faut-il pour autant viser ces montants maximum ?

D’une part, certains employeurs peuvent sciemment décider d’accorder un plus grand avantage à leurs salariés, quitte à payer les charges correspondantes.

D’autre part, un montant élevé sur un titre restaurant unique ne fait pas forcément l’affaire du salarié, notamment dans les cas où le titre est au format papier. La monnaie ne lui sera jamais rendue dans les restaurants où le prix des menus est peu élevé. Le salarié peut aussi préférer déjeuner chez lui, s’il en a le temps.

Enfin, plus particulièrement pour les bas salaires, les collaborateurs peuvent préférer avoir de l’argent disponible à dépenser librement plutôt que de supporter le coût des titres restaurant.

Pour toutes ces raisons, le montant moyen des titres restaurant généralement constaté est plus faible en province qu’en Ile-de-France, et au niveau national, inférieur au montant maximum permettant une exonération totale des charges.

Pour en savoir plus sur les émetteurs et les conditions d'attribution, consultez notre guide complet sur les tickets repas .