Comment fonctionne un titre restaurant (de l'employeur au commerçant) ?

Le fonctionnement des titres-restaurant est désormais assez bien assimilé par ses principaux utilisateurs. En tout cas, en ce qui concerne les grands principes des titres restaurant. Car au fond, chaque type d’utilisateur ne sait vraiment, au mieux, que ce qui le concerne : le commerçant sait les encaisser, le salarié sait les dépenser, le patron sait les acheter…

Mais pour comprendre vraiment comment fonctionne un Titre-restaurant, il est nécessaire d’avoir une vision précise sur l’ensemble des acteurs concernés par le dispositif : les émetteurs de titres restaurant, les clients (les employeurs), les utilisateurs (les salariés) et les bénéficiaires finaux (les commerçants concernés).

Chacun de ces acteurs est concerné par des règles bien précises pour pouvoir assurer sa part dans le cycle complet du fonctionnement des titres restaurant.

Alors, dans le détail, les titres restaurant, comment ça marche ?

Les titres repas : émetteurs et formats

Les titres restaurant ou tickets repas sont édités par des émetteurs ou éditeurs, soit un certain nombre d’organismes spécialisés dans la commercialisation de ces services sous diverses formes.

Quelles sont aujourd’hui ces sociétés et quels sont les différents formats des titres restaurant ?

Les émetteurs de titres-restaurant

Les émetteurs des titres restaurant sont les organismes spécialisés dans la vente de ces derniers aux employeurs. Il peut s’agir de sociétés privées, d’associations ou de coopératives. Les émetteurs se chargent de la commercialisation des titres, c’est-à-dire leur impression, leur vente et leur envoi aux employeurs. Présents au début du cycle, ils sont également à la fin du dispositif en assurant le remboursement auprès des restaurateurs et des commerçants .

Puisque la valeur des titres est cofinancée par les employeurs et les salariés, les émetteurs se rémunèrent sur des frais d’émission (généralement en pourcentage total de la valeur commandée) et sur d’éventuels frais annexes.

Les trois principaux émetteurs sur le marché français sont aujourd’hui :

• Edenred, qui commercialise le Ticket Restaurant® à proprement parler, les plus anciens titres sur le marché français,
• Le Groupe Up, qui émet les titres UpDéjeuner ,
• Natixis, qui édite les Chèques Bimpli , préalablement connus sous le nom de Apetiz et Chèques de table.

Le marché compte également d'autres émetteurs, notamment pour les titres dématérialisés, tels que Swile ou en Octoplus.

Pour mieux situer chacun, il est intéressant de rappeler qu’Edenred occupe souvent une part importante du marché, suivi de près par le Groupe Up et Natixis, qui propose des solutions de chèques de table pour diverses entreprises. Parmi les formules plébiscitées, de nombreuses sociétés cotisantes misent sur ces coupons afin de répondre aux besoins quotidiens de leurs équipes.

Les tickets de restaurant représentent donc un atout pour les employeurs comme pour leurs collaborateurs, et leur popularité s’explique par la facilité de distribution et la simplicité de remboursement. Sur ce créneau, la concurrence tient à se différencier par des tarifs attractifs, un panel de services en ligne et des solutions adaptées pour suivre l’évolution des obligations légales.

Les formats des Titres-restaurant 

Chacun de ces émetteurs propose aux employeurs les titres restaurant sous plusieurs formats.

En effet, depuis 2014 et l’autorisation officielle de la dématérialisation, les « chèques repas » ne sont plus uniquement disponibles sous format papier.

Les formats actuels sont ainsi :

• Le format papier – chaque titre est semblable à un chèque, détachable d’un carnet de plusieurs titres, et comporte le nom de l’entreprise cliente, celui du salarié ou collaborateur bénéficiaire du titre-estaurant , et une valeur faciale précise,
• Le format carte de paiement – comme une carte bleue prépayée par l’entreprise, la carte à puce peut être utilisée pour régler les dépenses alimentaires (mais exclusivement celles-ci) dans tous les commerces qui l’acceptent,
• Chez certains émetteurs, le dispositif est également disponible sur les portes-monnaies électroniques sur mobile comme Apple Pay, Google Pay ou Samsung Pay.Les clients, clefs de voûte du fonctionnement des titres restaurant : les employeurs

Les employeurs sont au cœur du dispositif de fonctionnement des titres restaurant : quand les émetteurs les vendent, concrètement, ce sont les employeurs qui les achètent pour les distribuer à leurs utilisateurs. Comment s’organisent ces étapes ?

La commande des titres restaurant

Les employeurs qui souhaitent adhérer au dispositif achètent les tickets repas à l’émetteur qu’ils choisissent, puis les distribuent à leurs salariés.

Les employeurs sont en effet totalement libres d’adhérer ou non au dispositif, et de choisir l’émetteur qu’ils préfèrent. Il est donc particulièrement judicieux pour ces employeurs de demander autant de  devis en titres-restaurant à autant d’émetteurs possibles avant de faire leur choix.

Une fois le partenaire sélectionné, ils déterminent la valeur du titre restaurant en accord avec le comité d’entreprise ou bien de façon unilatérale. Les employeurs doivent payer entre 50 et 60 % du montant du titre, le reste étant à la charge de l’employé. Cette participation de l’employeur est encouragée par l’État, et donne droit à des avantages fiscaux et des exonérations de cotisations sociales dans certaines limites.

Au-delà du coût des tickets, partagé avec les salariés, les employeurs payent seuls les frais techniques demandés par les émetteurs.

La distribution et la gestion des titres restaurant, phase centrale du fonctionnement des titres restaurant

Après avoir reçu les titres expédiés par l’émetteur, l’employeur les distribue aux salariés.

Les conditions d’attribution et règles d' utilisation du ticket repa s sont strictes :

• Un principe général d’égalité préside, auquel l’employeur ne peut déroger pour choisir de ne pas donner de titres à une certaine catégorie de salariés que selon des critères objectifs : ancienneté, lieu de résidence ou nombre de jours travaillés dans le mois principalement,
• L’employeur doit veiller à ne pas attribuer plus d’un ticket repas par jour et par salarié,
• A ne pas attribuer ces tickets aux salariés dont le temps de travail quotidien n’englobe pas au moins un repas,
• Ni aux dirigeants non salariés qui détiennent plus de 50% du capital de l’entreprise.

C’est ensuite à l’employeur de collecter la part salariale du coût des titres restaurant et de payer l’émetteur, en réglant cette part salariale, la part patronale, et les frais d’émission.

Dans le cas de titres dématérialisés, toute la gestion se fait par une interface client en ligne, et l’employeur « recharge » les cartes de ses salariés bénéficiant du dispositif directement en ligne dès que cela s’avère nécessaire.

Pour illustrer l’impact financier, un employeur qui fournit des coupons de repas employeur d’une valeur faciale de 10 euros peut bénéficier d’exonérations de charges patronales tant que sa participation reste en dessous du plafond légal, qui s’élève à 7,26 euros par titre en 2025. Dans un tel contexte, un pack de ces tickets restaurant employeur peut offrir une économie substantielle par rapport à une prime alimentaire imposable. En outre, le délai de distribution des coupons de repas varie selon le volume commandé, mais il est souvent possible de recevoir des carnets ou d’activer les cartes prépayées en quelques jours.

Les utilisateurs : salariés et collaborateurs

Les utilisateurs, c’est-à-dire les salariés et les collaborateurs concernés, sont plutôt chanceux : tout le fonctionnement des titres restaurant est organisé de sorte que le dispositif soit aussi simple que possible pour eux. En quelque sorte, ils n’ont qu’à choisir le restaurant ou le commerce où les dépenser ! Ils doivent néanmoins veiller à quelques conditions d’obtention et d’utilisation.

Conditions d’obtention

Les salariés ne le savent pas toujours, mais eux aussi sont libres d’adhérer au dispositif ou non, et cela même si leur employeur a lui-même adhéré.

Dans le cas où le salarié ne voudrait pas bénéficier du dispositif, les règles de fonctionnement du Titre-restaurant et des autres titres restaurant lui imposent de signifier son refus par écrit.

Son employeur devra alors lui verser une indemnité compensatoire.

Par ailleurs, le prélèvement sur le salaire n’est pas la seule méthode autorisée pour s’acquitter de la part salariale du financement des titres restaurant : les paiements à l’employeur directement par chèque ou espèce sont également possibles.

Si le salarié choisit d’adhérer au dispositif, il doit veiller à remplir les conditions d’obtention – et le cas échéant, les rappeler à l’employeur qui ne voudrait pas lui accorder les titres.

Ainsi, sous réserve des conditions d’attribution éventuellement mises en place par l’employeur et exposées plus haut :

• Le collaborateur peut être salarié du secteur privé ou du secteur public,
• Il peut également être bénévole (dans une association), stagiaire ou intérimaire,
• Il peut être en CDD comme en CDI,
• Il peut être salarié à temps plein ou à temps partiel, pour peu que son temps de travail englobe un créneau dédié à un repas,
• Enfin, naturellement, il doit s’acquitter de la part salariale du financement du chèque restaurant.

Conditions d’utilisation

Les conditions d’utilisation des titres restaurant sont souvent un sujet de discorde entre les utilisateurs et les commerçants.

Les utilisateurs doivent savoir qu’ils sont en droit de demander l’acceptation de leurs titres restaurant :

• Qui sont toujours valides (et s’ils ne le sont plus depuis moins de 15 jours, ils peuvent demander à l’employeur de les échanger),
• Dans tous les établissements qui font savoir qu’ils les acceptent,
• Dans un département où l’utilisateur peut faire valoir ses titres,
• Pour une valeur maximum de 25 euros par jour (En raison de la crise du coronavirus, le plafond d'utilisation des titres restaurants a été relevée de 19 à 38 euros par jour à compter du 12 juin 2020 et ce jusqu'au 1er septembre 2021)
• A raison d’un titre par repas,
• Et uniquement pour payer des notes de restaurant, des fruits et légumes, ou des préparations alimentaires immédiatement consommables (même si elles doivent être réchauffées) fraîches, en boîte ou surgelées.

Théoriquement, le salarié ne peut pas utiliser ses titres restaurant le dimanche, pendant les jours fériés ou ses congés.

L’utilisation d’un titre dématérialisé permet à l’utilisateur de ne plus effectuer toutes ces vérifications : soit le paiement par carte fonctionne, soit il ne fonctionne pas !

Lorsqu’on se demande « les solutions de chèque restaurant, comment ça fonctionne ? », il est utile de préciser qu’il existe parfois des restrictions géographiques, notamment pour ceux qui voyagent fréquemment. De plus, certains commerces spécialisés dans la vente à emporter ou l’alimentaire non transformé peuvent y adhérer ou non. Voici un récapitulatif des exceptions possibles :

Grâce à ces modalités, l’utilisateur peut mieux comprendre les solutions de chèque restaurant et organiser ses repas au quotidien.

Les bénéficiaires finaux : les commerçants

Les bénéficiaires finaux des titres restaurant sont les commerçants qui acceptent de participer au dispositif. Dans le schéma de fonctionnement des titres restaurants et autres titres restaurant, il leur incombe de respecter les conditions d’acceptation des titres restaurant par les utilisateurs et d’encaisser effectivement le prix des achats en monétisant les titres auprès des émetteurs.

Conditions d’acceptation des titres restaurant

Le commerçant doit veiller aux conditions d’acceptation des titres restaurant évoquées plus haut comme conditions d’utilisation des titres par l’utilisateur. En aucun cas, il ne peut rendre la monnaie sur ces titres.

Mais à la différence notable de l’utilisateur, qui peut demander à ce que ses titres restaurant valides soient acceptés par le commerçant adhérant au système, le commerçant peut refuser de les accepter dans tous les cas, même si toutes ces conditions d’utilisation sont respectées.

A contrario, le commerçant peut aussi décider d’accepter les titres restaurant… même si certaines conditions ne sont pas respectées.

Ainsi, l’acceptation de plus d’un titre restaurant est généralement admise par les restaurateurs et commerçants, tout comme l’utilisation des chèques le dimanche ou pendant les vacances du salarié, voire le dépassement du seuil des 19 euros… En fait, lorsque les titres sont au format papier et en cours de validité, le commerçant fait un peu ce qu’il veut, cela ne l’empêchera pas de toucher les sommes correspondant aux titres utilisés !

Conditions d’encaissement des titres

En « bout de chaîne » le commerçant se fait régler ou « rembourser » la valeur réelle des titres par leur émetteur.

Il doit pour cela avoir déposé son dossier auprès de la commission nationale des titres restaurant et avoir un compte ouvert auprès de la Centrale de Règlement des Titres (CRT). Dans le schéma de fonctionnement des titres restaurant et des titres restaurant, chaque émetteur fixe les règles de remboursement des titres aux restaurateurs concernés et commerçants. Ce qui veut dire notamment que les émetteurs ont toute latitude pour imposer des frais liés aux opérations de remboursement des titres aux commerçants.

Le législateur a néanmoins déterminé une règle commune à tous les émetteurs : le règlement des titres restaurant présentés par les restaurateurs affiliés doit être effectué dans les 21 jours suivant leur remise.

De son côté, le commerçant est lui aussi lié par une date limite, concernant la présentation aux émetteurs des titres dont il veut obtenir le remboursement : ce délai ne peut excéder les deux mois suivant la fin de l’année civile d’utilisation des titres restaurant, leur fameux « millésime ».

Pour le commerçant utilisant ce système de coupons, la flexibilité apportée par un partenaire Apetiz pour commerçants peut s’avérer précieuse. Toutefois, les professionnels du secteur doivent également gérer des défis spécifiques : le suivi des titres, la gestion des fraudes potentielles et le délai de remboursement. En s’organisant efficacement, chaque commerçant titre restaurant peut valoriser ses ventes, attirer une clientèle variée et limiter les incidents de caisse. De plus, comme de nombreux salariés disposent désormais de formules de restauration dématérialisées, ouvrir son enseigne à ce mécanisme constitue souvent un levier commercial avantageux.