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Systèmes de contrôles d’accès : les obligations légales

Si vous envisagez de doter les locaux de votre entreprise d’un système de contrôle d’accès, sachez que ce dernier est soumis à un cadre juridique strict, imposant à l’employeur des obligations à la fois en termes d’informations aux salariés et en termes de traitement des données recueillies. Attention à bien connaître et à respecter ces lois  encadrées par le Code du Travail.

 Systèmes de contrôles d’accès

L’obligation d’information aux employés

En tant qu’employeur, vous êtes dans l’obligation d’informer vos salariés de la mise en place de dispositifs de contrôle d’accès par badges et surtout de ses logiciels de contrôle. Vous êtes également dans l’obligation depuis avril 2004 de déclarer les systèmes choisis auprès de la CNIL ainsi que les fichiers de données recueillies par ces systèmes. Ces fichiers peuvent être utilisés devant un tribunal en cas de litige avec un salarié uniquement dans le cas où ils ont été déclarés au préalable à la CNIL.

Par ailleurs, le système de contrôle d’accès dont l’entreprise est dotée doit absolument faire preuve de fiabilité et sa mise en place doit être justifiée.

Les obligations relatives aux données recueillies et stockées

Le Code du Travail stipule qu’un système de contrôle d’accès doit recueillir les informations suivantes :

  • Les horaires fixés à titre collectif : début et fin du travail, récapitulatifs toutes les semaines et tous les mois.
  • Les horaires fixés à titre individuel : début et fin du travail, récapitulatif mensuel.
  • Les horaires variables
  • Les organisations spécifiques : très courantes dans le secteur de la restauration ou de l’hôtellerie par exemple.
  • Les astreintes : récapitulatifs hebdomadaires et mensuels.
  • Le travail de nuit : récapitulatifs hebdomadaires et mensuels.
  • Le travail des jours fériés : récapitulatifs hebdomadaires et mensuels.

Cette collecte de données permet à l’employeur le calcul :

  • Des heures supplémentaires.
  • Des RTT
  • Des congés payés
  • Des jours de repos compensateurs
  • Des majorations

Bon à savoir

En aucun cas le chef d’entreprise est autorisé à se servir des données enregistrées par le système de contrôle d’accès relatives aux durées du travail

  • pour justifier un licenciement pour cause de non-respect des horaires
  • ou encore pour justifier un refus de paiement d’heures supplémentaires.

Par ailleurs, si l’employeur ne décompte pas les heures travaillées, il sera soumis au paiement d’amendes

 

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