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La comptabilité en ligne, comment ça marche ?

La sélection d’un expert-comptable est une étape clef dans la croissance d’une entreprise. Rendue nécessaire par la croissance et la complexité grandissante des comptes… elle arrive pourtant souvent trop tôt pour que l’entreprise ait vraiment les moyens de faire face à cette dépense. À côté des comptables classiques, figures devenant rapidement familières dans l’entreprise, effectuant des visites régulières dans les bureaux, existe désormais une formule alternative : celle de la comptabilité en ligne.

La comptabilité en ligne, comment ça marche ? Quel est le principe de ce type de service de comptabilité ? Quelle est l’organisation au quotidien et quelle implication de la part du comptable et du professionnel cette organisation nécessite-t-elle ? Quels sont les avantages de la comptabilité en ligne et ses inconvénients, et comment choisir son comptable en ligne ? Cet élément étant un élément-clef du choix, quel est le coût d’un expert comptable en ligne ?

 

Comptabilité en ligne : principe et fonctionnement

Si ces nouveaux experts-comptables ont les mêmes missions et les mêmes compétences que les anciens, ils ne travaillent pas exactement de la même manière avec leurs clients. Explications.

 

La comptabilité en ligne, un cabinet comptable à portée de clic

La gestion comptable en ligne, appelée encore, il y a quelques années, comptabilité en mode ASP est une option de gestion comptable dématérialisée et à distance. Comme le recours à un expert comptable externe ou à un centre de gestion agréé, elle suppose de faire traiter la comptabilité de l’entreprise par un prestataire spécialisé.

Ce prestataire est contacté exclusivement à distance et les pièces nécessaires à l’établissement de la comptabilité de l’entreprise lui sont communiquées en ligne, via un logiciel de comptabilité en ligne. L’apparition du « cloud » signifie que l’entreprise cliente n’a aucun logiciel à installer : tout se fait par le site du comptable en ligne, dans un espace sécurisé et dédié, depuis le navigateur internet.

 

Comment travailler avec un expert-comptable en ligne ?

Dans cette formule de comptabilité externalisée en ligne, les rôles respectifs du client et du professionnel sont quelque peu différents de la relation traditionnelle avec un expert-comptable.

L’expert-comptable en ligne joue absolument le même rôle et remplit les mêmes fonctions qu’un cabinet « physique ». Il conseille le client, tient sa comptabilité, dresse le bilan et le compte de résultat, procède à l’établissement de la liasse fiscale. Il a les mêmes prérogatives qu’un expert-comptable « hors ligne », et surtout les mêmes responsabilités.

Le client doit lui davantage s’impliquer. Avec un cabinet d’expertise comptable classique, il suffit de transmettre factures, déclarations de TVA et autres documents courants. Dans la formule en ligne, le client doit renseigner chaque ligne de sa comptabilité pour les transmettre au professionnel via son interface Web. Il doit ainsi enregistrer les ventes, les achats, les règlements clients ainsi que l’ensemble des écritures mensuelles.

Certains experts-comptables allègent quelque peu ce travail en offrant la possibilité au client de scanner les pièces et de les envoyer sur la plateforme du cabinet, sans avoir à les saisir.

 

L’organisation du travail entre le client et le comptable se résume donc ainsi :

-      L’expert-comptable en ligne fournit au client l’accès à une plate-forme collaborative sur internet, accessible via un simple navigateur sur n’importe quel ordinateur connecté à internet ;

-      Le client enregistre sur cette plate-forme les identifiants et mot de passe de l’espace client sur internet du compte bancaire de la société ;

-      Les opérations enregistrées sur le compte bancaire (virements, retraits, prélèvements etc.) sont enregistrées quasiment en temps réel par le logiciel, pour peu que les libellés soient explicites ;

-      Les opérations échappant à l’imputation automatique sont saisies manuellement par le client dans le logiciel, en catégorisant simplement dépenses et recettes ;

-      Le comptable en ligne contrôle les éléments de comptabilité enregistrés par le logiciel et établit les déclarations et le bilan ;

-      En fin d’année, le comptable vérifie l’ensemble des opérations et atteste les comptes ;

-      Des échanges téléphoniques entre le client et le comptable, nécessaires à ces vérifications, sont généralement inclus dans le forfait.

 

Avantages, inconvénients de la comptabilité en ligne et critères de choix

L’expertise comptable en ligne est donc un modèle alternatif pour l’externalisation de la comptabilité d’une entreprise qui comporte des avantages et des inconvénients qu’il faut sereinement évaluer avant de s’engager.

 

Des avantages réels

Les avantages de la comptabilité en ligne sont réels :

-      Au niveau du prix de la comptabilité en ligne :

  • Pas d’investissement initial,
  • Une tarification simple, quand le forfait adapté a été choisi,
  • Un coût fragmenté mensuellement…
  • … réputé inférieur au coût d’un comptable de proximité.

-      Au niveau de la simplicité d’usage :

  • Une fois le client familiarisé avec l’outil, les communications avec le comptable sont simplifiées,
  • Au-delà des saisies automatisées, pour les opérations restant à renseigner manuellement, des modèles peuvent en effet être conçus,
  • Stockées dans le « cloud » les écritures ne sont jamais perdues et échappent aux éventuelles « catastrophes » qui pourraient survenir tant chez le client que chez l’expert comptable,
  • Aucune maintenance n’est nécessaire : le client est utilisateur et non propriétaire, toutes les mises à jour sont donc du ressort de l’éditeur du logiciel,
  • L’application et les données comptables sont accessibles depuis n’importe quel PC et parfois même depuis un smartphone ou une tablette, n’importe où, n’importe quand.

-      Au niveau des fonctionnalités avancées :

  • L’application permet au client de consulter une grande variété de chiffres comptables utiles à la gestion de son entreprise, qui sont calculés automatiquement : chiffre d’affaires, solde de TVA, dettes et créances diverses, etc.
  • La gestion de la paie peut être intégrée au logiciel de comptabilité en ligne, permettant d’éditer les bulletins de paie en quelques clics.

En savoir plus sur les solutions de gestion de la paie.

Des inconvénients à ne pas négliger

Pour autant, les inconvénients intrinsèques à ce type de solutions ne sont pas à négliger :

-      Au niveau du prix :

  • Il y a souvent un écart entre la promesse de « l’expert-comptable en ligne pas cher » et la réalité, comme on le verra plus loin dans cet article,
  • Les éventuelles économies sont liées à une identification précise du forfait le plus adapté.

-      Au niveau de l’usage :

  • Le métier d’expert-comptable reste un métier relationnel – certains dirigeants ont besoin d’être en contact avec leur expert-comptable pour être rassuré, pour établir une relation de confiance,
  • Les données transmises sur internet ont beau être sécurisées, certains clients peuvent être hésitants – surtout quand il s’agit de laisser au comptable un accès à l’espace client bancaire en ligne de l’entreprise,
  • Une formation est nécessaire pour s’habituer à l’outil – et elle est parfois payante, tout comme l’assistance

 

Comment choisir son comptable en ligne ?

Au final, plusieurs critères peuvent être identifiés pour choisir son expert-comptable en ligne :

-      Une offre claire et compréhensible : le client potentiel ne doit pas hésiter à demander plusieurs devis d’experts-comptables en ligne pour identifier dès que possible le forfait le pus adapté,

-      Le logiciel doit lui aussi être clairement compréhensible : s’il ne faut pas s’attendre à maîtriser toutes les fonctionnalités immédiatement, une période d’essai sans engagement, pendant plusieurs semaines gagne à être demandée,

-      La compétence des experts-comptables : le logiciel ne fait pas tout le travail – il faut s’assurer de la compétence des comptables qui traitent les données soumises,

-      L’écoute : choisir un comptable, c’est souvent une question d’affinité personnelle – donc quand le comptable travaille à distance, il est essentiel d’avoir une bonne impression de la réactivité de l’écoute et du professionnalisme de son équipe, au moins par téléphone…

-      La crédibilité de l’offre découle de tous les critères précités : comme pour chaque prestataire, le nombre de clients, d’années dans le métier sont des indicateurs pertinents. Il ne faut pas hésiter à demander des retours d’expérience aux autres clients de l’expert comptable en ligne !

 

Un modèle de pricing innovant et séduisant

Le coût d’un expert-comptable en ligne, généralement exprimé en forfait, est un élément essentiel à prendre en compte lors du choix. Car attention, au-delà de la promesse du comptable en ligne pas cher, tout n’est pas compris dans le forfait. Et tous les clients n’ont pas le même forfait. Explications.

 

La promesse : le comptable en ligne pas cher

Le prix d’un expert-comptable en ligne est souvent le premier argument avancé.

Et outre le prix, la simplicité de la tarification est également séduisante. En effet, l’idée est celle d’un abonnement mensuel au forfait. Comme il n’y a pas de logiciel à acheter, il n’y a pas d’investissement initial et le forfait couvre l’ensemble des prestations nécessaires pour le client, selon un prix fixe, payé donc tous les mois. Et ce prix paraît extrêmement concurrentiel, comparé à ceux pratiqués par les experts-comptables « traditionnels » dits « de proximité » qui visitent physiquement l’entreprise et doivent assumer des frais de déplacement et de loyer élevés.

Il n’est ainsi pas rare de voir des offres d’abonnement pour moins de 100 euros par mois, voire moins de 50 euros par mois ! Ce qui représente une économie substantielle comparé au prix d’un comptable de proximité, souvent supérieur à un millier d’euros par an.

 

La réalité : le coût de la comptabilité en ligne est plus complexe qu’à première vue

En réalité, les prix d’appel ne disent pas tout. Le forfait, et ce qu’il comprend, est calculé selon plusieurs critères, dont les plus courants sont :

-      Le type de société : EURL, SARL, SA, autre ?

-      Le type d’activité : s’agit-il d’une profession libérale, d’un simple artisan ou commerçant, ou d’un prestataire de services structuré en société avec plusieurs clients voire salariés ?

-      Le volume de facturation : c’est l’élément clef, celui qui représente le volume d’opérations à saisir et donc de travail ; une moyenne mensuelle doit être estimée, qui comprend aussi bien les factures clients que les factures fournisseurs ;

-      Le chiffre d’affaires sur un exercice comptable, qui peut refléter ou ne pas refléter le critère précédent, notamment dans le cas d’activité B2B avec un faible nombre de factures mais au montant chaque fois conséquent.

Une fois ces données compilées, il apparaît que le différentiel entre le prix d’un expert comptable en ligne et celui d’un comptable de proximité n’est plus si considérable.

D’autant que pour mesurer le coût de la comptabilité en ligne, il faut ajouter au prix de l’expert comptable en ligne, les coûts liés au format : formation des collaborateurs qui effectueront la saisie et temps de travail en jours/hommes passé à effectuer cette saisie. Avec au final le prix d’un expert-comptable en ligne pour une centaine d’euros par mois environ, la formule reste surtout avantageuse en région parisienne.

Si vous souhaitez obtenir des informations tarifaires précises, nous vous invitons à compléter notre formulaire de demande de devis d'experts-comptables.



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