Optimisation de la mise sous pli : gagnez en temps et en efficacité

Les entreprises qui traitent un gros volume de courrier ont tout intérêt à trouver des solutions pour optimiser la mise sous pli. Pour ce faire, elles peuvent déléguer la tâche en faisant appel à une société de mise sous pli ou investir dans une machine pour mettre sous pli.

Quelles sont les différentes solutions ? Comment bien choisir ? Voici quelques éléments de réponse.

Pourquoi choisir une solution pour mettre sous pli ?

Mettre sous pli consiste à placer un document dans une enveloppe afin que cette dernière soit envoyée à son destinataire. Pour certaines entreprises, la mise sous pli représente une partie non-négligeable de leur travail. Pour optimiser leur productivité et concentrer leur savoir-faire sur d’autres pôles de production, il existe différentes solutions pour que la mise sous pli soit plus rapide, à savoir :

• Faire appel à une société de mise sous pli ,
• Louer une machine de mise sous pli ,
• Acheter une machine de mise sous pli.

Au-delà de cet aspect pratique, intégrer un dispositif dédié permet d’envoyer un courrier préparé soigneusement, et parfois sous pli affranchi de façon plus économique. En effet, une organisation structurée autour de la mise sous pli contribue à réduire les erreurs de tri, ce qui accélère le traitement global et limite les coûts d’affranchissement.

Cette efficacité logistique se traduit aussi par une meilleure productivité des équipes, qui peuvent se focaliser sur leurs missions principales plutôt que sur la préparation de documents. En centralisant ce processus, les entreprises s’assurent une vision plus claire du temps et des ressources alloués à chaque étape, ce qui facilite la planification budgétaire.

Par ailleurs, grâce à une solution de mise sous pli adaptée , la gestion du courrier devient plus fluide : le pliage, l’insertion et l’éventuel affranchissement sont rationalisés, diminuant ainsi le risque de pertes.

Dans un contexte concurrentiel où chaque gain de temps représente un avantage, le fait d’optimiser ce segment de la chaîne documentaire peut renforcer la satisfaction des clients et collaborateurs. En intégrant une solution structurée, les entreprises améliorent leurs processus et réalisent des économies substantielles tout en gardant un contrôle total sur l’expédition des documents.

Les sociétés de mise sous pli

Les sociétés de mise sous pli proposent aux entreprises qui le souhaitent de mettre sous pli leur courrier. Ces sociétés ont l’avantage d’offrir un service sur-mesure adapté à chaque entreprise et surtout à leur volume de courrier.

Parmi les services, nous pouvons citer :

• L’impression des documents,
• La fourniture des enveloppes,
• La gestion des retraits,
• La mise sous pli associée à l’affranchissement du courrier,
• L’envoi.

Les sociétés de mise sous pli peuvent intervenir à l’année ou de manière ponctuelle, dans le cadre d’une campagne de communication par exemple.

Les avantages sont multiples : une entreprise spécialisée dans la mise sous pli peut préserver la souplesse opérationnelle de ses clients en proposant l’externalisation globale du flux postal. Ainsi, vous trouverez sous pli l’ensemble des éléments nécessaires, de l’impression initiale jusqu’à l’envoi final.

Certaines structures ont pu constater une amélioration de leur efficacité opérationnelle en transférant la totalité ou une partie du routage de documents à un partenaire externe. Cette approche facilite la concentration sur le cœur de métier, puisque la coordination et la préparation des lots de courrier ponctuels ou massifs ne mobilisent plus les ressources internes.

Une autre force de ce système réside dans sa flexibilité : un prestataire compétent peut ajuster le volume de courrier traité en fonction des pics d’activité, garantissant une réactivité optimale. De plus, collaborer avec une entreprise vraiment experte pour la mise sous pli permet de bénéficier de solutions modulables à la demande, tout en contrôlant les coûts par rapport à un investissement matériel lourd.

L’achat d’une machine de mise sous pli

Le volume de courrier traité définit la solution de mise sous pli à privilégier. Si le volume est très important, et ce tout au long de l’année, l’achat d’une machine destinée à mettre sous pli le courrier doit être considéré.

L’investissement sera amorti puisque grâce à votre machine de mise sous pli , il est possible d’envoyer :

• Le courrier,
• Les mailings,
• Les factures,
• Les fiches de paie.

Avant de choisir un tel équipement, il est essentiel d’évaluer la capacité des machines disponibles sur le marché, car leur vitesse de traitement peut varier sensiblement. Une machine adaptée au pliage automatique peut s’occuper de volumes conséquents tout en réduisant les erreurs manuelles.

Pour comparer rapidement, voici un tableau distinguant l’achat de cette technologie et sa location :

Ainsi, en investissant dans un automate dédié à la mise sous pli, vous bénéficiez d’une réactivité accrue si votre flux de documents est stable et massif toute l’année. Pour les structures souhaitant gérer elles-mêmes un pli de courrier sans dépendre d’un prestataire, c’est un choix judicieux.

La location d’une machine de mise sous pli

La location d’une machine de mise sous pli est une solution pour les entreprises qui ne peuvent pas investir dans l’achat d’une machine de mise sous pli. En effet, d’un point de vue comptable, la location est considérée comme frais de fonctionnement alors que l’achat est considéré comme un investissement.

La location d’une machine de mise sous pli permet aussi de tester un modèle ou le service en général, avant de se décider sur un éventuel achat. C’est aussi une option de confort pour les entreprises qui ne souhaitent pas avoir à charge la maintenance de leur équipement pour automatiser l’envoi des documents.

Lorsque l’activité est moins régulière, la possibilité de se désengager facilement à la fin d’un contrat est un atout non négligeable.

Mettre sous pli : comment choisir la meilleure solution ?

Pour savoir vers quelle solution de mise sous pli se tourner, les entreprises doivent analyser leur besoin, leur budget et les avantages recherchés. Il existe des sociétés de mise sous pli qui proposent à la fois des machines à la vente et à la location. Pour répondre aux besoins de leurs clients, elles étudient les demandes et suggèrent des formules adaptées.

Dans tous les cas, la configuration exacte dépendra aussi du volume de documents à traiter : si vous envoyez un gros flux toute l’année, l’achat d’un dispositif peut être rapidement rentable, alors qu’une location sera préférable pour gérer des pics saisonniers ou un besoin ponctuel. Enfin, une entreprise vraiment tournée vers la mise sous pli saura accompagner et conseiller de manière personnalisée pour faire le meilleur choix.

Certains professionnels optent même pour l’externalisation du traitement du courrier, pour bénéficier d’un service clé en main gérant de bout en bout la mise sous enveloppe et l’affranchissement. Les sociétés spécialisées peuvent par ailleurs organiser un suivi précis de chaque envoi, ce qui est crucial lorsqu’il faut tracer tous les documents ou respecter des délais légaux.

Cette maîtrise du processus contribue à la qualité du service client, car personne ne souhaite retarder la distribution de factures ou de notifications importantes. Même si la mise sous pli peut paraître secondaire, elle peut influencer significativement l’image de l’entreprise et le ressenti des destinataires, surtout quand la rigueur et la rapidité font partie des critères décisifs.

Dans une démarche de croissance, opter pour la location ou l’achat d’un équipement performant, ou encore pour la délégation auprès d’un prestataire, revient à renforcer votre efficacité globale. De plus, grâce à ces solutions, vous trouverez sous pli l’intégralité des supports utiles à votre communication : qu’il s’agisse de courriers administratifs, de brochures promotionnelles ou d’envois à forte valeur ajoutée, tout est traité rapidement et sans effort superflu.