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Mettre sous pli : les différentes solutions

Les entreprises qui traitent un gros volume de courrier ont tout intérêt à trouver des solutions pour optimiser la mise sous pli. Pour ce faire, elles peuvent déléguer la tâche en faisant appel à une société de mise sous pli ou investir dans une machine pour mettre sous pli. Quelles sont les différentes solutions ? Comment bien choisir ? Voici quelques éléments de réponse.

Mettre sous pli

Pourquoi choisir une solution pour mettre sous pli ?

Mettre sous pli consiste à placer un document dans une enveloppe afin que cette dernière soit envoyée à son destinataire. Pour certaines entreprises, la mise sous pli représente une partie non-négligeable de leur travail. Pour optimiser leur productivité et concentrer leur savoir-faire sur d’autres pôles de production, il existe différentes solutions pour que la mise sous pli soit plus rapide, à savoir :

  • Faire appel à une société de mise sous pli,
  • Louer une machine de mise sous pli,
  • Acheter une machine de mise sous pli.

Les sociétés de mise sous pli

Les sociétés de mise sous pli proposent aux entreprises qui le souhaitent de mettre sous pli leur courrier. Ces sociétés ont l’avantage d’offrir un service sur-mesure adapté à chaque entreprise et surtout à leur volume de courrier.

Parmi les services, nous pouvons citer :

  • L’impression des documents,
  • La fourniture des enveloppes,
  • La gestion des retraits,
  • La mise sous pli associée à l’affranchissement du courrier,
  • L’envoi.

Les sociétés de mise sous pli peuvent intervenir à l’année ou de manière ponctuelle, dans le cadre d’une campagne de communication par exemple.

Bon à savoir : Si l’intégralité de la gestion du courrier est externalisée, on parle de routage.

 

L’achat d’une machine de mise sous pli

Le volume de courrier traité définit la solution de mise sous pli à privilégier. Si le volume est très important, et ce tout au long de l’année, l’achat d’une machine destinée à mettre sous  pli le courrier doit être considéré. L’investissement sera amorti puisque grâce à votre machine de mise sous pli, il est possible d’envoyer :

  • Le courrier,
  • Les mailings,
  • Les factures,
  • Les fiches de paie.

La location d’une machine de mise sous pli

La location d’une machine de mise sous pli est une solution pour les entreprises qui ne peuvent pas investir dans l’achat d’une machine de mise sous pli. En effet, d’un point de vue comptable, la location est considérée comme frais de fonctionnement alors que l’achat est considéré comme un investissement.

La location d’une machine de mise sous pli permet aussi de tester un modèle ou le service en général, avant de se décider sur un éventuel achat. C’est aussi une option de confort pour les entreprises qui ne souhaitent pas avoir à charge la maintenance de leur machine de mise sous pli.

Mettre sous pli : comment choisir la meilleure solution ?

Pour savoir vers quelle solution de mise sous pli se tourner, les entreprises doivent analyser leur besoin, leur budget et les avantages recherchés. Il existe des sociétés de mise sous pli qui proposent à la fois des machines à la vente et à la location.  Pour répondre aux besoins de leurs clients, elles étudient les besoins et proposent des solutions adaptées.

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