Comment sélectionner la meilleure machine de mise sous pli

Pour gagner en performance au quotidien, une machine à mettre sous pli reste un investissement incontournable en 2025. Que vous envisagiez de la louer ou de l’acheter, voici les critères essentiels à prendre en compte pour choisir un modèle adapté à vos besoins.

Le volume de courrier traité

Le débit d’une machine à mettre sous pli est déterminant pour répondre à vos besoins en termes de volume de courrier. Voici une comparaison des capacités :

• Petit volume : jusqu’à 1 000 documents par heure, idéal pour les PME avec des envois occasionnels.

• Moyen volume : entre 1 000 et 3 000 documents par heure, adapté pour les entreprises avec une activité régulière.

• Gros volume : plus de 3 000 documents par heure, parfait pour les grandes entreprises ou les services administratifs volumineux.

Les formats acceptés par la machine à mettre sous pli

Si vous traitez des courriers variés (coupon-réponse, cartons d’invitation, brochures), choisissez un modèle capable de gérer différents formats.

• Formats de papier : assurez vous que la machine accepte les tailles courantes comme A4, A5 ou encore des formats personnalisés.

• Grammage : les machines modernes prennent en charge des grammages variés (de 80 à 200 g/m²).

• Enveloppes : vérifiez la compatibilité avec les formats (DL, C5, C4) et l’épaisseur totale autorisée par enveloppe.

Bon à savoir : certaines machines permettent d’insérer jusqu’à 10 documents dans une seule enveloppe, un atout pour les mailings complexes.

Pour obtenir une machine adaptée à vos besoins, demandez un devis en ligne et comparez les modèles disponibles.

Le nombre de bacs de chargement

Si, pour vous, la contrainte de temps importe peu, vous pouvez vous tourner vers une machine ne disposant que d’un seul bac. Souvent un peu moins rapide, ce type de machine est néanmoins capable d’insérer plusieurs documents dans une même enveloppe. Si, en revanche, vous souhaitez traiter des volumes importants en un minimum de temps, préférez une machine comportant 2, voire 3 bas de chargement.

Des fonctionnalités variables

Selon l’efficacité recherchée et le type de tâches que doit effectuer la machine de mise sous pli, les fonctionnalités diffèrent :

-  La fonction autoset : la taille de l’enveloppe est mesurée automatiquement, en fonction des plis présentés ;

-  L’alimenteur horizontal : cet accessoire est idéal pour mettre sous pli les brochures ;

-  La reconnaissance par marque optique : abrégée par les lettres OMR, cette fonctionnalité consiste à appliquer un marquage discret sur les documents afin de personnaliser le contenu de chaque enveloppe, notamment dans le cadre de l’envoi de relevés de compte ou de mailings personnalisés. La machine à mettre sous pli doit alors être dotée d’un capteur réflectif pour analyser ces marquages et réagir en fonction des informations lues (1ère ou dernière page d’un même document, par exemple) ;

-  Le détecteur de double document : grâce à cette fonctionnalité, la machine de mise sous pli est capable de repérer les plis non conformes. La plupart des modèles disposent d’un module d’éjection, qui écarte ces plis non conformes sans interrompre le fonctionnement de la machine.

Prix et éco-responsabilité

• Location ou achat ? En fonction de votre fréquence d’utilisation, choisissez entre la location (souplesse) et l’achat (rentabilité à long terme).

• Eco-conception : Privilégiez des modèles éco-responsables (matériaux recyclés, faible consommation énergétique).

Pour conclure

Une machine à mettre sous pli est bien plus qu’un simple outil : c’est une solution d’automatisation complète qui optimise vos processus administratifs. Prenez le temps d’analyser vos besoins (volume, formats, fonctionnalités) pour choisir un modèle adapté.