Mise sous pli : Les machines de mise sous enveloppe

Pour gagner du temps et améliorer la productivité, de nombreuses entreprises recherchent des solutions pour optimiser la gestion de leur courrier. Avec un volume important à traiter, les solutions modernes permettent de répondre efficacement à ce besoin, notamment grâce à la machine de mise sous enveloppe.

Qu’est qu’une machine de mise sous enveloppe ?

Une machine de mise sous enveloppe a pour rôle de placer un document dans une enveloppe et de fermer cette enveloppe. Cette machine peut avoir diverses fonctions et faire également office de plieuse papier et de plieuse agrafeuse .

Les appareils commercialisés brillent par leur modernité. Aujourd’hui, grâce aux nouvelles technologies, les réglages et le choix des options se fait grâce à un écran tactile. Les machines de mise sous enveloppe peuvent même être pilotées à distance.

Pourquoi utiliser une machine de mise sous enveloppe ?

La mise sous enveloppe est une des étapes les plus chronophages dans la gestion du courrier. Voici les avantages clés de ces machines :

• Gain de temps :

  • Mise sous enveloppe à la main : environ 100 plis/heure.

  • Avec une machine : entre 900 et 3 500 plis/heure.

• Efficacité et précision : la machine réduit les erreurs humaines et assure une gestion fluide, même avec de grands volumes.

• Confidentialité assurée : ces appareils sont conçus pour garantir la sécurité et la discrétion des documents sensibles.

Intégration de la machine de mise sous enveloppe

Comme toutes les machines mise sous pli, la machine de mise sous enveloppe peut être utilisée individuellement ou faire partie d’une chaine. Elle sera alors complétée par une plieuse papier ou une plieuse agrafeuse et par une machine à affranchir.

La machine de mise sous enveloppe permet de :

• Réaliser des mailings,
• Traiter le courrier quotidien,
• Gérer les fiches de paie.

Machine de mise sous enveloppe et confidentialité

L’une des problématiques majeures dans la gestion du courrier est d’assurer la confidentialité des documents. Ce paramètre est pris en compte et les machines de mise sous enveloppe  garantissent la confidentialité.

Les machines de mise sous enveloppe peuvent être utilisées par tous les services d’une entreprise et la tâche peut donc déléguée.

Acheter ou louer une machine de mise sous enveloppe

Les entreprises ont le choix entre l'achat ou la location en fonction de leurs besoins et de leur budget. Voici quelques éléments à prendre en compte :

• Volume quotidien : une machine devient rentable dès qu'une centaine de plis sont à traiter chaque jour.

• Politique budgétaire : achat pour un investissement à long terme ou location pour une flexibilité accrue.

• Options disponibles : certaines machines proposent des fonctionnalités supplémentaires, comme la gestion de différents formats de documents.

Trouver le bon fournisseur

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Pour conclure

• La machine de mise sous enveloppe est un outil indispensable pour gagner en productivité.

• Elle permet de réduire le temps passé à traiter le courrier tout en garantissant la confidentialité.

• Acheter ou louer une machine dépend des besoins et des objectifs de votre entreprise.