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      Si utiliser une machine à affranchir permet de rationaliser, d’accélérer et de considérablement simplifier les opérations liées à l’affranchissement du courrier, il faut encore… mettre le courrier dans les enveloppes. Et si une machine à affranchir s’est avérée nécessaire, c’est logiquement parce que l’entreprise a des masses de courrier telles qu’une solution de mise sous pli s’impose également. Des machines existent, qui permettent de réaliser d’immenses gains de temps sur ces opérations, mais qui peuvent s’avérer onéreuses. Or acheter une plieuse professionnelle n’est pas la seule solution proposée aux professionnels. Entre l’achat, la location de plieuse et l’externalisation pure et simple de la mise sous pli, plusieurs prestataires, plusieurs références doivent être prises en compte avant de choisir la solution qui correspond le mieux aux besoins de l’entreprise.

      Dans ce contexte, cet article a pour objet :

      -        De détailler le fonctionnement et les avantages de chaque solution de mise sous pli professionnelle,

      -        De dresser un tableau des différents fabricants et prestataires de service de ce marché,

      -        De donner une idée des prix de ces différentes solutions – et d’indiquer la meilleure méthode pour avoir des informations tarifaires plus précises et comparer les différentes offres de solutions de mise sous pli.

      Les différentes solutions pour la mise sous pli du courrier des entreprises et leurs avantages

      L’achat d’une plieuse de courrier professionnelle onéreuse n’est pas la seule solution de mise sous pli proposée aux entreprises : la location d’une machine de ce type, voire l’externalisation de la tâche constituent deux alternatives avantageuses.

      L’achat de plieuse de courrier professionnelle

      Les plieuses de courrier professionnelles ou machines à mise sous plis permettent de façon totalement automatique :

      -        De trier les documents à envoyer de différents formats selon des critères programmés,

      -        De plier ces courriers de formats divers,

      -        De les assembler, parfois même en les agrafant,

      -        De les glisser dans les enveloppes correspondantes (machine « inséreuse »),

      -        Voire de compter les courriers ainsi constitués,

      -        Et même parfois de les affranchir.

       

      Différentes machines existent pour des volumes de traitement plus ou moins importants et prenant en compte plus ou moins de formats de papier, de courriers et d’enveloppes différents :

      -        Les plieuses compactes pour les volumes de moins de 2 000 courriers, qui comportent déjà différents étages à fins de classement et se répartissent généralement entre les modèles permettant un pli parallèle (plieuse « à poche ») et les modèles permettant un pli croisé (plieuse « à couteaux »),

      -        Les plieuses à friction pour des volumes pouvant prendre en charge près de 30 0000 feuilles par heure,

      -      Les plieuses ajoutant la fonctionnalité de « piquage », c'est-à-dire les plieuses agrafeuses.

       

      Certains modèles peuvent même appliquer des règles de pliage différentes (simple, pincé, double parallèle, demi-pli…).

      L’achat d’une plieuse est dans tous les cas une solution avantageuse puisqu’elle permet d’être jusqu’à 10 fois plus rapide qu’avec une opération manuelle, même avec un geste expérimenté ! Pour les entreprise ayant des besoins importants et récurrents, pour des milliers d’envois tous les mois, l’achat représente rapidement la solution la plus intéressante.

      La location de machine de mise sous pli

      Etant donné le prix des plieuses à l’achat, plusieurs entreprises privilégient la formule de location. De nombreux prestataires spécialisés proposent en effet ce service, à des tarifs tout à fait abordables.

      Un peu comme pour les photocopieuses en location, le tarif des locations de plieuses est souvent composé d’un abonnement et d’un prix potentiellement variable en fonction du nombre d’opérations réalisées. La machine est donc dans ces cas-là équipée d’un compteur.

      Outre le fait de minimiser l’investissement de départ, la location de plieuse a pour avantage d’externaliser la responsabilité de l’entretien et de la maintenance des machines, qui revient au prestataire assurant la location du matériel.

      L’externalisation de la mise sous pli

      L’externalisation est une solution encore plus radicale sous certains aspects. L’entreprise n’a en effet alors plus besoin ni d’acheter la plieuse ni même de la louer.

      Bien souvent, le prestataire spécialisé se chargera également de l’affranchissement des plis et de leur expédition. Il s’agit alors tout simplement d’une opération complète de routage et le prestataire est considéré comme un routeur.

      Cette solution a évidemment tous les avantages d’une solution clefs-en-main, laissant les salariés et collaborateurs de l’entreprise cliente en mesure de consacrer tout leur temps et toute leur énergie à leurs métiers.

       

      Choisir sa machine de mise sous enveloppe et son prestataire

      Si les différents producteurs de machines sont faciles à identifier et relativement peu nombreux, il existe une multitude de prestataires en location de machines ou en externalisation de services de mise sous pli.

      Les différents producteurs de machines de mise sous enveloppe

      Parmi les différents producteurs de machines de mises sous enveloppe ou de mise sous pli se trouvent, assez logiquement, des fabricants de machines à affranchir, comme :

      -        Pitney Bowes,

      -        Neopost,

      -        Doc Up,

      -        Francotyp Postalia.

       

      Mais aussi des fabricants plus spécialisés comme :

      -        Satas,

      -        Gilmat,

      -        RBS (Renaud Binding Systems),

      -        Ideal,

      -        Ability access…

       

      Pour choisir entre ces différentsfournisseurs de plieuses, les critères principaux à prendre en compte peuvent sont ceux portant sur les modèles, à savoir :

      -        Le prix des plieuses,

      -        La capacité de traitement des machines,

      -        Indiquée notamment par le nombre de bacs de chargement et de distribution,

      -        Les formats et grammages de papiers et d’enveloppes pris en charge,

      -        Les modalités de la garantie,

      -        Les possibilités de paramétrage et de programmation,

       

      La présence de fonctionnalités avancées comme le détecteur de double document pour les plis non conformes, la reconnaissance de marque optique, l’autoset et l’alimenteur horizontal.

      Les prestataires en location de plieuse de courrier et en mise sous enveloppe

      Face à ce nombre relativement faible de producteurs de plieuses, un très grand nombre de prestataires spécialisés proposent la location des différents modèles disponibles sur le marché, dont La Poste elle-même.

      Les prestataires proposant l’externalisation de la mise sous pli sont encore plus nombreux, regroupant un grand nombre de routeurs ayant décidé de singulariser cette prestation.

      Choisir le meilleur prestataire pour ses besoins implique de se renseigner sur :

      -        Sa capacité à traiter les volumes habituels constatés ou prévisibles,

      -        Sa réactivité,

      -        Sa disponibilité,

      -        La qualité de son service client,

      -        Les clauses spécifiques des contrats, notamment sur les dépôts de garantie, la rupture du contrat, le calcul des dépassements des volumes prévus…

       

      Connaître les tarifs des machines de mise sous pli et de l’externalisation

      La location de machines et l’externalisation permettent de rendre abordables les solutions de mise sous pli professionnelles. Pour connaître exactement les tarifs de ces prestataires de services, des campagnes de demandes de devis méthodiquement organisées sont nécessaires.

      Les prix des machines de mise sous pli à l’achat et à la location

      A l’achat, le prix des plieuses dépend logiquement des caractéristiques techniques de la machine :

      -       Pour une machine capable de traiter 4 000 feuilles par heure, des formats allant jusqu’à A4 et des pliages communs (pliage zigzag, demi-pli, pliage simple), des tarifs aux alentours des 600 euros sont envisageables,

      -      Pour une machine à mémoire, prenant en compte les formats B6 ou A3 et des dizaines de types de pliages différents, les prix grimpent jusqu’à plus de 4 000 euros,

      -        Et pour une plieuse-inséreuse automatique, jusqu’à plus de 20 000 euros.

       

      A la location, les prix sont généralement compris, une fois encore selon les performances de la machine, entre 90 et 500 euros par mois. Mais comme mentionné plus haut, le nombre de documents mis sous pli sur une période donnée peut également jouer sur le prix mensuel.

      Généralement exprimés en prix par lettre ou en prix par feuille, les prix de l’externalisation de la mise sous pli sont eux directement fonction du volume à traiter, et dégressifs selon l’importance des commandes.

      Comparer les tarifs des fournisseurs et des spécialises de la mise sous enveloppe avec Companeo

      Pour toutes ces raisons, il est donc recommandé de multiplier les demandes de devis de plieuses de courrier automatiques afin de connaître exactement les tarifs qui seraient pratiqués pour les besoins de chaque entreprise.

      Des services en ligne comme Companeo permettent de considérablement simplifier le choix de la solution et de comparer les offres. Grâce à Companeo, il ne suffit que de quelques clics pour être mis en relation avec les meilleurs prestataires du marché de la mise sous pli. Et Companeo est complètement gratuit et sans engagement. Ainsi, pas besoin de plieuse pour demander des devis de machines de mise sous pli aux dizaines d’entreprises sur le marché !