Flotte de Véhicules : meilleures pratiques et astuces

Qu'est-ce qu'une flotte automobile et sa gestion?

Une flotte automobile représente tous les véhicules utilisés par une entreprise pour ses activités. Ceux-ci peuvent inclure des véhicules de fonction, des utilitaires, ou même des deux-roues, selon les besoins spécifiques de l'entreprise. La gestion de flotte consiste à organiser et à superviser ces véhicules, en se concentrant sur l'optimisation des coûts et l'efficacité opérationnelle.

Flotte automobile et ses composants

Les composants d'une flotte automobile varient selon le secteur d'activité et les besoins de l'entreprise. Ils peuvent inclure :

• Véhicules de service pour les opérations quotidiennes.
• Véhicules utilitaires pour le transport de marchandises.
• Voitures de fonction pour les employés.
• Deux-roues pour une mobilité rapide en milieu urbain.

Gestion de flotte automobile pour une entreprise

La gestion de flotte dans une entreprise implique plusieurs aspects :

• Réduction des coûts: optimisation des coûts liés à la location ou à l'achat, à la maintenance, au carburant, à l'assurance, etc.
• Meilleure gestion et suivi: gestion des bons de commande, des marchés, et renouvellement de la flotte.
• Politique d’attribution: gestion des véhicules de pool et définition d'une politique d'attribution claire.

Enjeux et Objectifs de la Flotte de Véhicules

Une flotte automobile bien gérée peut contribuer à différents enjeux stratégiques pour une entreprise :

• Réduction des coûts: Optimisation des coûts de fonctionnement en gérant efficacement les aspects tels que la maintenance, le carburant, l'assurance, et la gestion générale des véhicules.
• Sécurité et optimisation: Sélection de véhicules sûrs et mise en place d'une maintenance efficace pour assurer la sécurité des passagers et la disponibilité des véhicules.
• Image/communication externe: Choix de véhicules reflétant positivement l'image de l'entreprise.
• Développement durable: Adoption de pratiques d'éco-conduite et réduction des émissions de CO2, notamment en intégrant des véhicules électriques ou hybrides dans la flotte.

Contexte Réglementaire

Quota de « véhicules propres » dans les flottes

• Entreprises publiques et collectivités territoriales: Obligation légale d'inclure un quota de 20 % de véhicules à faibles émissions, qui passera à 30 % dès juillet 2021.
• Entreprises privées: Objectifs progressifs fixés par la loi LOM pour le renouvellement de la flotte avec des véhicules propres, atteignant 50 % d'ici 2030.

Les Zones à Faibles Émissions (ZFE)

• Objectif de réduire les émissions de trafic routier en priorisant les véhicules moins polluants.
• Mise en place de restrictions de circulation basées sur les vignettes Crit’Air dans plusieurs métropoles françaises, avec des mesures de plus en plus strictes au fil des années.

Financement d'une Flotte de Véhicules

Plusieurs options sont disponibles pour financer une flotte :

• Achat comptant: Nécessite une trésorerie solide.
• Location longue durée (LLD): Paiement de mensualités fixes couvrant l'utilisation et certaines prestations.
• Location avec option d’achat: Flexibilité à la fin du contrat pour acheter ou non le véhicule.

Assurance d'une Flotte de Véhicules

• Contrats d'assurance flottes: Adaptés aux besoins de chaque parc automobile, généralement disponibles pour des flottes d'au moins 3 à 5 véhicules.
• Critères de tarification: Basés sur le nombre et la puissance des véhicules, leur ancienneté, et l'activité de l'entreprise.

Gestionnaire de Parc Automobile

Le rôle d'un gestionnaire de parc automobile est crucial pour une gestion efficace. Ses responsabilités comprennent :

• Achat et entretien des véhicules.
• Décision entre location ou achat.
• Recrutement et gestion des chauffeurs.
• Élaboration de stratégies pour l'efficacité énergétique et la réduction des coûts.
• Utilisation de systèmes GPS pour le suivi des véhicules.

Logiciels de Gestion de Flotte

L'utilisation de logiciels de gestion de flotte est essentielle pour un suivi efficace et une gestion optimale. Ces outils offrent des fonctionnalités avancées pour la gestion fiscale, administrative, et des alertes sur les dépenses. Ils permettent également un meilleur suivi et une optimisation des itinéraires.

Optimisation de la Gestion de Flotte

L'optimisation de la gestion de flotte implique l'identification des leviers de gestion nécessitant une amélioration. Un audit régulier est essentiel pour évaluer les coûts et identifier les domaines d'optimisation.

Les 5 Piliers pour Optimiser la Gestion d’un Parc

1. Pertinence dans le choix du modèle de véhicules: Choix basé sur la fiabilité, la consommation de carburant et les émissions de CO2.
2. Contrôle du budget carburant: Gestion efficace de la consommation de carburant.
3. Maîtrise des coûts d’entretien: Entretien régulier pour améliorer la longévité des véhicules et garantir la sécurité.
4. Sensibilisation des conducteurs: Formation des conducteurs pour la préservation et le bon usage des véhicules.
5. Limitation du nombre de fournisseurs: Réduction du nombre de fournisseurs pour une gestion plus simple et des tarifs plus avantageux.

Observation et Pilotage du Parc Auto au Quotidien

• Utilisation d'un logiciel de gestion pour suivre les indicateurs de performance tels que la valeur résiduelle des véhicules, les consommations de carburant, le suivi kilométrique, les dépenses en pneumatiques, et l'accidentologie du parc

Stratégies pour Optimiser la Gestion d'une Flotte de Véhicules

L'optimisation de la gestion d'une flotte de véhicules implique l'utilisation stratégique de diverses techniques et pratiques. Voici quelques stratégies clés :

Intégration de Véhicules Électriques et Hybrides

• Renouvellement progressif de la flotte: Remplacer les véhicules thermiques par des véhicules électriques ou hybrides, en tenant compte des objectifs réglementaires et de la réduction des émissions de CO2.
• Rapport annuel: Publier un rapport sur le pourcentage de véhicules à faibles émissions intégrés chaque année.

Utilisation de Logiciels de Gestion de Flotte Avancés

• Fonctionnalités de suivi: Suivre la localisation des véhicules, proposer des itinéraires optimisés et gérer les dépenses.
• Alertes et gestion administrative: Recevoir des notifications pour les dépenses et gérer les aspects fiscaux et administratifs de la flotte.

Adaptation aux Nouvelles Formes de Mobilité

• Inclusion de la mobilité douce: Intégrer des options telles que le vélo, les navettes, ou le covoiturage pour les déplacements domicile-travail et les voyages d'affaires.
• Orientation vers la RSE: S'aligner sur les principes de Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) pour favoriser des déplacements plus propres et plus verts.

Impact Financier et Négociation

Pouvoir de Négociation lors de l'Achat de Véhicules

• Achat groupé: Bénéficier de remises importantes et négocier des prestations complémentaires lors de l'achat groupé de véhicules.
• Options de financement: Explorer différentes options de financement, comme l'achat comptant, la location longue durée, ou la location avec option d'achat, pour trouver la plus avantageuse.

Assurance Flotte Automobile

• Optimisation des coûts d'assurance: Évaluer les options d'assurance flotte, en tenant compte du nombre de véhicules, de leur valeur, de leur ancienneté et de l'activité de l'entreprise.
• Appels d'offres pour l'assurance: Mettre en concurrence les offres d'assurance pour obtenir les meilleures conditions et tarifs.

Rôles et Responsabilités en Gestion de Flotte

Le Gestionnaire de Flotte

• Expertise et compétences: Posséder des compétences en logistique, gestion, communication et une connaissance des réglementations en vigueur.
• Tâches quotidiennes: Gérer l'achat, l'entretien des véhicules, la location ou l'achat de nouveaux véhicules, et superviser les conducteurs et les chauffeurs.

Externalisation du Fleet Management

• Pourquoi externaliser : Dans certains cas, il est plus rentable d'externaliser la gestion de flotte, notamment pour les entreprises de taille moyenne à grande.
• Avantages de l'externalisation: Accéder à un suivi professionnel, déléguer les fonctions d'entretien, d'assurance, d'approvisionnement en carburant, et bénéficier de reporting avancé.

Audit et Suivi de Performance

Audit de Flotte

• Identification des leviers d'optimisation: Réaliser un audit pour identifier les dysfonctionnements et définir des pistes d'optimisation des coûts.
• Processus d'audit: Mener un audit régulier pour évaluer l'efficacité et organiser le travail quotidien.

Suivi des Indicateurs de Performance

• Utilisation de logiciels de gestion: Suivre les indicateurs de performance comme la valeur résiduelle des véhicules, les consommations de carburant, et le suivi kilométrique.
• Pilotage du parc: Effectuer une gestion quotidienne basée sur les données recueillies pour optimiser la performance et la rentabilité.

l'essentiel à retenir sur la gestion efficace d'une flotte de véhicules :

• Optimisation des Coûts : Centraliser la gestion des véhicules pour réduire les coûts liés à la maintenance, au carburant, à l'assurance, et à la gestion générale.
• Intégration des Véhicules Électriques et Hybrides : Adapter la flotte aux réglementations environnementales en intégrant progressivement des véhicules à faibles émissions.
• Utilisation de Logiciels de Gestion de Flotte : Employez des outils avancés pour le suivi, la planification des itinéraires, et la gestion administrative et fiscale.
• Adaptation aux Nouvelles Mobilités : Inclure des options de mobilité douce et développer des stratégies alignées avec la RSE.
• Stratégies de Financement Flexibles : Explorer différentes options de financement telles que l'achat comptant, la location longue durée, ou la location avec option d'achat.
• Gestion et Audit Rigoureux : Réaliser des audits réguliers pour identifier les dysfonctionnements et optimiser les coûts de gestion.
• Rôle Clé du Gestionnaire de Flotte : Recruter ou former un gestionnaire compétent pour une gestion quotidienne efficace et conforme aux réglementations.
• Externalisation du Fleet Management : Considérer l'externalisation comme une option viable pour accéder à une expertise spécialisée.
• Suivi des Indicateurs de Performance : Utiliser un logiciel de gestion pour suivre les indicateurs clés tels que la consommation de carburant, le suivi kilométrique, et les coûts d'entretien.
• Engagement envers le Développement Durable : S'orienter vers des véhicules plus écologiques et adopter des pratiques d'éco-conduite pour réduire l'empreinte carbone.