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La lettre de relance

La lettre de relance fait partie de la panoplie des outils à disposition des créanciers et de leurs mandataires lors d’une phase de recouvrement à l’amiable. Son utilisation est néanmoins étroitement encadrée par la réglementation française et européenne, afin de limiter les abus.

 lettre de relance

Du bon usage de la lettre de relance

La lettre de relance est l’une des étapes constituant une procédure de recouvrement à l’amiable. Son contenu diffère en fonction de l’état d’avancement de cette procédure : relance téléphonique préalable ou non, première lettre de relance ou non, etc.

La lettre, qui doit rappeler les relances précédentes s’il y en a eu, sera d’autant plus ferme que le débiteur se montre peu coopératif.

La toute première lettre se contera de préciser :

  • qu’un règlement de facture n’a pas été honoré  et que le retard de paiement a dépassé le délai prévu dans les conditions générales de vente
  • le montant dû ainsi que l’existence de pénalités de retard. Depuis le 1er janvier 2013, la législation prévoit également le paiement d’indemnités de frais de recouvrement
  • la date du contrat commercial et les biens ou prestations livrés

Il est normal d’adopter un ton plus formel, voire ferme, dans la deuxième lettre de relance. Cette dernière peut mentionner l’intervention prochaine d’un mandataire professionnel si le problème venait à persister (société de recouvrement de recouvrement, avocat, huissier).

La troisième lettre est bien souvent une lettre de mise en demeure de paiement.

Bien sûr, à chaque créancier de juger de nombre de relances opportunes avant d’abandonner la procédure amiable, en fonction de facteurs tels que le montant de la somme impayée, son contexte et l’historique de la relation commerciale avec ce client.

 

Les limites à ne pas dépasser

La loi française (et européenne) lutte contre les problèmes de retards de paiement, mais elle s’efforce également de mettre en place des barrières face aux éventuels abus des créanciers et de leur mandataires, qui doivent mener leurs prestations de recouvrement dans le respect de certaines règles.

  • Des lettres de relance nombreuses et incessantes et/ou l’emploi d’un ton trop agressif ou menaçant peuvent être punis par la loi et faire l’objet d’une condamnation à une amende.
  • Le créancier ne peut s’adresser qu’à son débiteur et en aucun cas à un membre de son entourage professionnel ou privé. Il est en effet interdit de divulguer l’existence d’un impayé en citant le nom du débiteur, sous peine de poursuites pour atteinte à la vie privée.
  • Vigilance quant au vocabulaire employé dans la lettre :
    • ne pas citer de procédures juridiques que seuls une cour de justice, un avocat ou un huissier sont en mesure de lancer
    • ne pas entretenir de confusion quant à la valeur juridique de la lettre de relance. Cette dernière ne représente la volonté d’aucun tribunal et n’a donc aucun caractère exécutoire. 

 

 

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