Mobilier de bureau : Rayonnages bureau : la solution pratique pour l’archivage

L’archivage des documents est souvent un vrai problème pour une entreprise : il faut ranger les documents professionnels pour faire de la place, tout en ayant la possibilité d’y avoir accès facilement. Il existe de nombreuses solutions de rangement, mais les rayonnages restent l’une des plus utilisées : ces étagères amovibles posées sur des structures modulables, permettent de stocker un grand nombre de documents dans un espace réduit.

Les rayonnages se montent facilement et s’adaptent parfaitement à la nature des éléments stockés : cartons, pochettes, dossiers suspendus, vrac… L’ajout d’accessoires (bacs, corbeilles, châssis télescopiques, rails d’accrochage, porte-étiquettes…) permettent d’optimiser l’espace de rangement et de le personnaliser. Une solution modulable, simple à mettre en place et particulièrement économique.

Les questions à se poser

Où vont-ils être installés ? La plupart des modèles sont prévus pour être adossés à un mur : attention donc de vérifier que l’installation de ces étagères 

ne gênera pas l’ouverture d’une porte ou d’une fenêtre, ni l’accès à des prises électriques ou téléphoniques. Dans le cas de rayonnages fixes installés en allées, il est important de prévoir un espace suffisant entre les étagères, afin de permettre la circulation et l’accès aux documents.

• Seront-ils visibles par les clients ? Si c’est le cas, mieux vaut prévoir des boîtes de rangement ou des corbeilles, afin de rendre les rayonnages plus esthétiques.
• Quels documents y seront stockés ? Si les éléments archivés ont un format particulier (boîtes, fournitures en vrac, dossiers suspendus…), il faudra prévoir des accessoires adaptés (rails de suspension, bacs…).
• Les documents archivés sont-ils confidentiels ? Les rayonnages sont constitués d’étagères ouvertes : impossible de les fermer à clé. Si les documents sont particulièrement sensibles, mieux vaut opter pour une solution plus sécurisée (armoire avec cadenas) ou prévoir une salle des archives fermée à clé.
• Quel est le volume à stocker ? Il est capital d’anticiper la quantité et le poids des documents à archiver, afin de sélectionner des rayonnages suffisamment solides. La taille des éléments stockés doit également être connue (ex : cartons très larges…) afin de prévoir des étagères assez grandes.

Les rayonnages : une solution modulable

Les rayonnages sont constitués :

• D’une ossature tubulaire (en bois ou métal) télescopique facile à monter… et à démonter. Il existe des modèles tôlés, mais leur hauteur n’étant pas modulable, ces solutions sont beaucoup moins personnalisables.
• D’étagères (en bois ou métal) accrochables à différentes hauteurs, selon les besoins.
• Eventuellement, des croisillons arrière pour renforcer la solidité de la structure.

Le montage de la structure se fait en fonction des besoins : hauteur totale, profondeur, nombre de rails, hauteur des étagères…

Certains modèles sont mobiles : montés sur roues ou sur des rails fixés au sol, ils peuvent se déplacer et permettent d’optimiser l’espace de stockage.

Il existe par ailleurs de nombreux accessoires permettant de stocker toutes sortes d’éléments :

• bacs en plastique,
• boîtes en carton,
• suspension,
• tablettes réglables,
• corbeilles,
• porte-étiquettes,
• rails de suspension…

Combien ça coûte ?

L’installation de rayonnages reste la solution d’archivage la plus économique.

Le prix varie en fonction de la qualité des matériaux utilisés (métal ou bois…), de la solidité de l’ossature, de la taille de la structure et des accessoires ajoutés :

• Etagère de base pour archivage de bureau : à partir de 100 euros
• Kit 2 mètres : à partir de 150 euros
• Rayonnage mobile : à partir de 500 euros