Mise sous pli d’occasion : avantages, risques et conseils

Investir dans une machine de mise sous pli d'occasion peut représenter un levier d’optimisation des coûts pour les entreprises, mais aussi un risque si certaines vérifications ne sont pas effectuées. Face à l’évolution des modes de communication et aux exigences croissantes de maîtrise budgétaire, de nombreuses directions achats ou DAF s’interrogent sur la pertinence de s’équiper en matériel reconditionné.
Ce guide a pour objectif d'apporter une vue complète et documentée, pour vous aider à faire le meilleur choix.

Quelles sont les spécificités du marché des machines de mise sous pli d'occasion ?

Quels sont les segments de marché des machines de mise sous pli ?

Le marché des machines de mise sous pli se divise en plusieurs segments selon le volume de documents traités et l’automatisation souhaitée. On distingue principalement les modèles d’entrée de gamme (jusqu’à 1 000 plis/heure), les machines intermédiaires (jusqu’à 5 000 plis/heure) et les modèles haute performance destinés aux grands volumes (jusqu’à 15 000 plis/heure ou +). En France, les petites et moyennes entreprises représentent la majeure partie de la demande pour des modèles compacts ou semi-automatisés.

À l'échelle internationale, des marques comme Pitney Bowes, Quadient (ex-Neopost), ou Francotyp-Postalia dominent le marché. Il y a quelques années, Quadient détenait environ 35 % du marché européen. Les États-Unis et l'Allemagne privilégient les équipements automatisés pour répondre au besoin de traitement rapide du courrier. En France, l’usage est plus large, allant de l’administratif aux services de gestion client, avec un intérêt croissant pour la maintenance préventive intégrée, même sur le marché de l’occasion.

Le marché de la machine mise sous pli d'occasion est également dopé par les réformes postales et la réduction des fréquences de distribution, encourageant les entreprises à rationaliser rapidement l’envoi de documents dès l’interne.

Quelles sont les évolutions et tendances actuelles du marché ?

La digitalisation des processus métier influence fortement les ventes de mise sous pli machine. Le marché mondial des solutions d’automatisation du courrier connaît une croissance de 4,3 % par an, portée par la transition numérique et l’hybridation des solutions (physique et digital combinés).

Les tendances actuelles incluent : l'intégration avec des ERP ou CRM, l’ergonomie orientée utilisateur, la télémaintenance via IoT, et des formats de plis compatibles avec des communications multicanales. Parallèlement, on note un glissement d'une demande pour des machines neuves vers les machines de mise sous pli d'occasion, en raison de la pression sur les budgets.

En matière de prix, toujours selon Xerfi, une machine neuve moyenne gamme coûte entre 3 200 € et 5 500 € en 2025, contre 1 500 € à 2 800 € pour une version reconditionnée. Le marché de l’occasion affiche une croissance de 6,2 % sur deux ans grâce à la demande des PME.

Quels sont les avantages d'acheter une machine de mise sous pli d'occasion ?

Comment l'achat d'occasion réduit-il les coûts d'acquisition ?

L’un des principaux bénéfices d’acheter une machine mise sous pli d'occasion réside dans son coût réduit. À caractéristiques équivalentes, une machine d’occasion peut coûter 40 % à 60 % moins cher qu’un modèle neuf. Par exemple, une Quadient DS-63 neuve se situe autour de 3 800 € TTC, alors qu’un modèle reconditionné certifié est proposé à partir de 1 500 € TTC.

Cette réduction de prix permet à de nombreuses PME/TPE d’accéder à une machine semi-professionnelle sans alourdir leur CAPEX. À l’échelle d’une année, si une entreprise réalise 1 000 plis par mois, elle peut économiser jusqu’à 1 200 € sur sa première année d’exploitation, en tenant compte de l’amortissement, de la maintenance et des coûts fixes.

L’achat d'occasion facilite également l’accès à des fonctionnalités avancées (pliage double, lecture OMR, chargement multi-bacs) qui seraient autrement inaccessibles pour des budgets modérés. Cet achat stratégique est donc une excellente approche pour les acheteurs orientés ROI et optimisation des équipements bureautiques.

Quel est l'impact environnemental de l'achat d'occasion ?

Acquérir une machine reconditionnée participe activement à la réduction de l’empreinte environnementale. D’après l’Agence de la transition écologique (ADEME), prolonger la durée de vie d’un appareil bureautique de 2 à 4 ans permet d’économiser en moyenne 35 kg de CO₂ par unité.

En réduisant la demande pour de nouvelles productions, les entreprises limitent l’extraction de ressources non renouvelables (métaux rares, plastiques industriels) et les émissions liées au cycle de fabrication. Opter pour une machine mise sous pli d'occasion entre ainsi pleinement dans une démarche de RSE, d’autant plus encouragée par la loi n° 2020-105 relative à la lutte contre le gaspillage (loi AGEC), mise à jour au 1er janvier 2025, rendant obligatoire la prise en compte du cycle de vie dans les achats publics.

Quels sont les risques associés à l'achat d'une machine de mise sous pli d'occasion ?

Quels problèmes de fiabilité peut-on rencontrer ?

Le principal frein à l’achat d’une machine reconditionnée reste la fiabilité. L'usure des composants (courroies, têtes de pli, capteurs optiques) peut altérer les performances. Une machine trop ancienne, souvent au-delà de 10 ans, peut présenter un taux d’erreur supérieur à 15 % par lot traité).

Pour éviter cela, privilégiez les reconditionnements certifiés incluant un changement des pièces critiques, un diagnostic à 360° et un test de conformité en charge. À noter également que certaines machines, notamment des modèles américains anciens, peuvent être difficilement compatibles avec les enveloppes C5 ou C6 utilisées en France. Vérifiez aussi que la vitesse de traitement corresponde à vos besoins : une machine d’occasion peut offrir une cadence inférieure par rapport à un modèle neuf de même gamme théorique.

Existe-t-il un service après-vente et des pièces de rechange disponibles ?

La disponibilité du service après-vente machines et des pièces détachées est essentielle. Les modèles des grandes marques (Quadient, Pitney Bowes) bénéficient d’un écosystème solide de pièces d’origine ou compatibles, avec des délais de livraison entre 24h et 72h pour les composants courants.

En revanche, certains modèles plus anciens ou disparus (comme les anciennes Gammes SI Series) peuvent poser problème en termes de disponibilité. Il est donc crucial de s'assurer que la machine achetée est compatible avec les stocks actuels d’approvisionnement. Un bon reconditionneur proposera également un contrat de maintenance adapté, avec options d’intervention sur site ou en ligne, élément qui fait souvent la différence pour une rentabilité sur le long terme.

Comment comparer une machine neuve à une machine d'occasion ?

Tableau comparatif des coûts et performances : neuf vs occasion

Quelles vérifications doivent être faites avant l'achat ?

• Vérifier le kilométrage machine (nombre de plis cumulés).
• Inspecter visuellement : usure des rouleaux, présence de pièces fissurées ou en plastique cassé.
• Demander un rapport de diagnostic technique (idéalement avec logiciel de test intégré).
• Vérifier la présence de la documentation (manuel, historique SAV).
• Tester en réel avec votre type de pli et vos enveloppes habituelles.
• Analyser la consommation électrique et le niveau sonore (< 60 dB recommandé en open space).

Ces vérifications sont essentielles pour comment choisir une machine mise sous pli d'occasion sans mauvaise surprise.

À retenir

Investir dans une machine sous pli d'occasion peut être une décision économiquement pertinente si elle s’accompagne des bonnes vérifications et d’un prestataire de confiance. Grâce à l’option d’occasion, les petites structures peuvent accéder à des équipements performants sans exploser leur budget. Toutefois, il est impératif de comparer les options neuves et reconditionnées pour évaluer les compromis entre prix et fiabilité.

• Anticipez vos besoins réels et les volumes mensuels pour adapter la cadence machine.
• Interrogez les fournisseurs sur la disponibilité des pièces et services de maintenance.
• Privilégiez les reconditionnements certifiés, avec historique clair et testés en charge.

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