Mise sous pli et routage : faut-il internaliser ou externaliser ?

La gestion des envois postaux reste un sujet sensible pour de nombreuses entreprises. Entre l’achat et la maintenance du matériel, l’organisation des impressions et la gestion des délais d’acheminement, la mise sous pli mobilise du temps et des ressources internes. Au-delà du coût, elle pose de véritables enjeux organisationnels et opérationnels. Faut-il continuer à traiter ces flux en interne ou confier la mise sous pli et le routage à un prestataire spécialisé ?
Ce guide vous aide à comparer les deux approches afin d’identifier la solution la plus adaptée à votre activité, en tenant compte des coûts, de la productivité, de la flexibilité et de la sécurité des envois.

Comment comparer les coûts d'internalisation et d'externalisation en 2026 ?

Quels sont les coûts cachés de l'internalisation de la mise sous pli ?

La mise sous enveloppe réalisée en interne peut sembler économique à première vue, mais de nombreux coûts cachés s'y glissent. L’achat d’équipements ( machines de mise sous pli , imprimantes spécifiques, logiciels de gestion) représente un investissement initial important, souvent supérieur à 10 000€. À cela s’ajoutent les frais de maintenance, les consommables et l’énergie.

La masse salariale est un autre coût conséquent. Former du personnel à la mise sous pli routage et allouer plusieurs heures hebdomadaires à cette tâche réduisent la disponibilité des équipes pour des missions à plus forte valeur ajoutée. Par exemple, la PME ServiPoste, basée à Lyon, a constaté en 2024 que la mise sous pli internalisée mobilisait 1,3 ETP à raison de 35h/semaine, engendrant un coût annuel de 42 000€ incluant charges sociales et formation continue. Un coût bien supérieur à ce qui avait initialement été prévu au budget.

Enfin, les erreurs humaines (mauvais insert, mauvais affranchissement), peuvent occasionner des retours coûteux ou des pertes d’image. Tous ces éléments doivent être pris en compte dans l'analyse des coûts d’internalisation, notamment pour les PME avec des ressources limitées.

Comment l'externalisation peut-elle absorber les hausses tarifaires postales ?

Les prestataires d’externalisation de courrier mutualisent les volumes de plusieurs clients, ce qui leur permet de négocier des tarifs postaux réduits auprès de La Poste. En fonction des volumes, les réductions peuvent aller jusqu’à 20 %. Ces partenaires utilisent également des équipements de pointe automatisés, permettant de réduire les coûts d'affranchissement et d’envoi tout en garantissant fiabilité et rapidité.

Comment évaluer l'efficacité et la gestion des ressources humaines ?

Que révèle la gestion des ressources dans l'option internalisation ?

Gérer par soi-même les opérations de mise sous pli requiert une planification rigoureuse des ressources humaines. Les tâches étant chronophages et répétitives, il est souvent nécessaire de mobiliser plusieurs collaborateurs, au détriment de leurs missions initiales. Cela impacte directement la productivité globale de l’entreprise. Toutefois, pour certaines structures de taille moyenne, internaliser peut représenter un intérêt stratégique lorsqu’il s’agit de protéger le contenu des courriers sensibles ou de garder un contrôle total sur les délais.

Pour des PME très spécialisées ou à forte technicité (comme les études notariales ou cabinets d’huissiers), l’internalisation permet de former en profondeur le personnel et de mieux maîtriser les processus sensibles à la confidentialité.

Quelles sont les implications de l'externalisation sur la productivité ?

• Libération des ressources internes : plus de temps pour les activités opérationnelles à forte valeur ajoutée
• Réduction des interruptions : aucun besoin de stopper une activité pour préparer un envoi postal urgent
• Gains de temps immédiats : traitement de plusieurs milliers de courriers en quelques heures grâce à des systèmes automatisés

En vous appuyant sur des prestataires spécialisés, vos équipes peuvent se recentrer sur leur cœur de métier. L'externalisation permet également une réactivité accrue face aux pics de charge, tout en garantissant la qualité du service postal.

Pourquoi la fiabilité et la traçabilité sont-elles cruciales dans le routage ?

Quelle est la fiabilité des solutions de courrier dématérialisé en 2026 ?

Les solutions de courrier dématérialisé connaissent en 2026 une croissance rapide. Presque la moitié des entreprises de plus de 50 salariés ont adopté au moins une solution numérique pour le traitement de leurs courriers.
Les technologies d'envoi dématérialisé (Lettre Recommandée Électronique, coffre-fort numérique) permettent une traçabilité renforcée avec des accusés de réception électroniques, le tout dans le respect du Règlement eIDAS (UE) n°910/2014. De nouveaux opérateurs qualifiés, comme AR24 ou Maileva, garantissent une sécurité juridique et technique équivalente au courrier papier, tout en réduisant délais et coûts.

Quels sont les risques associés à l'externalisation du routage ?

L’externalisation de l’envoi postal implique la transmission de données sensibles à un tiers. Les principaux risques identifiés sont la perte de confidentialité, la dépendance à un prestataire unique et un manque de contrôle sur les délais ou les erreurs d’adressage. Afin de limiter ces risques, il est recommandé de :

• Choisir un prestataire certifié ISO 27001 pour la sécurité de l’information
• Insérer des clauses de confidentialité dans le contrat
• Vérifier l’origine géographique du traitement (préférer des centres basés en France)

Plusieurs entreprises dans le secteur médical ont été contraintes de suspendre leur partenariat avec un acteur basé hors UE suite à un non-respect du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

Quelles sont les solutions flexibles face aux fluctuations de volume ?

Comment l'internalisation s'adapte-t-elle aux fluctuations de volume ?

Une structure internalisée doit être surdimensionnée pour absorber les pics d’envoi, par exemple en période fiscale (avis, relances, bilans). Cela implique des coûts fixes importants, même en période creuse. Adapter sa gestion des courriers sous pli aux variations saisonnières exige de maintenir des équipements capables de fonctionner en surcharge ponctuelle, ou de mobiliser plus de personnel de manière temporaire.

Ce manque d’agilité peut nuire à la compétitivité, surtout pour les PME peu staffées. De plus, les délais d’impression ou de mise sous pli peuvent augmenter eux aussi en haute saison, entraînant des retards parfois pénalisants pour la communication d’entreprise.

Quels avantages offre l'externalisation pour gérer les variations de volume ?

• Capacité d’absorption forte, même pour +100 000 plis/jour
• Mobilisation rapide de ressources sans coût structurel
• Facturation à l’usage : vous ne payez que ce qui est réellement envoyé
• Services modulables : courrier papier, courrier dématérialisé, impressions spécifiques
• Cas concret : l'entreprise ComTax a délégué en 2025 à un prestataire l’envoi de 120 000 relances fiscales sur 10 jours, en conservant un taux d’ouverture de 92 % suivi par tracking QR postaux

À retenir

La mise sous pli de courriers et le routage représentent un pôle stratégique qui mérite une analyse rigoureuse. L’internalisation reste adaptée pour des structures avec des besoins réguliers, confidentiels, et disposant d’un personnel formé. Toutefois, l’externalisation courrier, grâce à ses tarifs optimisés et sa flexibilité, constitue une réponse efficace pour de nombreuses PME en quête de performance et de maîtrise budgétaire.

• Évaluez les volumes annuels et saisonniers de plis émis
• Calculez précisément les coûts directs et indirects
• Testez plusieurs prestataires via des périodes pilotes ou benchmarks

En optimisant vos flux de courrier sous pli, vous libérez des ressources, réduisez vos coûts et améliorez la qualité du service client.  Comparez gratuitement les solutions adaptées à vos besoins sur Companeo.