Quels sont les critères de choix d’une machine à affranchir ?

Vous vous êtes laissé convaincre par les arguments en faveur de la machine à affranchir le courrier et souhaitez faire des économies de temps et d’argent ? Découvrez ces cinq conseils indispensables pour choisir l’équipement qui correspond le mieux aux besoins et attentes de votre entreprise.

1) Déterminer le nombre de plis quotidiens

Les TPE qui envoient une petite vingtaine de plis chaque jour n’ont évidemment pas besoin de la même machine que les entreprises qui envoient plusieurs centaines de courriers par jour. Il existe plusieurs  types de machines à affranchir le courrier :

- la tpMAc, très petite machine à affranchir : moins d’une trentaine d’envois quotidiens.

- la pMAc, petite machine à affranchir : jusqu’à 200 plis par jour.

- la MAi, machine à affranchir intelligente : plus de 1 000 courriers envoyés quotidiennement.

Pour savoir de quel type de machine vous avez besoin, comptabilisez le nombre de plis que vous faites partir sur deux semaines puis faites une moyenne quotidienne.

2) Identifier les types d’envoi

Faites-vous uniquement partir des lettres simples ou bien postez-vous souvent des lettres recommandées et des colis ?

La réponse à cette question va influer sur le choix de votre machine à affranchir puisque toutes ne sont pas capables de gérer l’affranchissement des paquets. Si vous envoyez régulièrement des colis, vous aurez ainsi besoin d’une machine qui puisse peser vos colis et imprimer sur des étiquettes autocollantes.

3)  Evaluer le besoin d’avoir un abonnement « collecte de courrier »

Si, grâce à la machine à affranchir, vous pouvez affranchir vos lettres dans vos locaux puis les déposer dans d’importe quelle boite aux lettres, pour les colis et paquets, vous devrez vous rendre à la Poste. De plus, les entreprises qui envoient de nombreux plis quotidiens ne peuvent pas  déposer le courrier dans une boîte aux lettres. Elles sont obligées de le déposer dans un établissement d’attache.

Si vous postez régulièrement des colis, il vous est possible de souscrire à un abonnement spécifique : un employé de la Poste viendra alors collecter vos plis chaque jour à heure régulière (aux alentours de 58 € par mois pour 30 plis maximum par jour).

4) Réfléchir à vos besoins de personnalisation

Certains modèles de machines à affranchir permettent d’imprimer ce que l’on appelle des flammes publicitaires, c’est-à-dire des logos, messages ou promotions… Pour une TPE ou PME, la flamme publicitaire est un média intéressant qui permet de véhiculer une image très professionnelle.

5) Estimer votre budget

Seuls cinq prestataires sont habilités à louer des machines à affranchir en France. N’hésitez pas à comparer non seulement leurs tarifs mais aussi le contenu exact de leurs propositions commerciales (conditions de location, de résiliation, durée de l’abonnement…). Pour ce faire, vous pouvez utiliser notre formulaire de demande de devis en machine à affranchir le courrier  : nos fournisseurs agréés vous enverront des offres personnalisées !