Gestion de la paie : Quel logiciel de paie ?

Si vous choisissez de gérer la paie en interne plutôt que de recourir à des prestataires externes, votre entreprise aura besoin de s'équiper avec un logiciel de paie. Quel logiciel choisir et pour quel prix ? Spécialisé en fonction de la taille de l’entreprise, le secteur d’activité, les fonctionnalités… le choix est vaste et les prix extrêmement étendus.

Le fonctionnement des logiciels de paie 

Les logiciels de paie disposent d'une base de données vous permettant d'enregistrer de façon permanente toutes les informations immuables ou rarement modifiées (date d'embauche, type de contrat, état civil, salaire mensuel, adresse et numéros de contact) concernant vos salariés. De cette manière, vous vous contentez de saisir chaque mois les données variables (heures supplémentaires, absences, titres-restaurant) pour gagner en temps et en efficacité.

Certains modèles plus haut de gamme mettent parfois à disposition des documents-types et vous aident à effectuer les déclarations obligatoires, comme la déclaration annuelle des données sociales (DADS) ou les déclarations uniques d'embauche (DUE) grâce à la télétransmission.

Une grande diversité de choix

Dans le commerce, on recense plus d'une cinquantaine de logiciels de paie, qu’on peut regrouper en quatre catégories :

• Les logiciels dédiés aux petites structures, indépendants, créateurs : édition des bulletins de paie, congés 
• payés, déclaration d’embauche…
• Les logiciels pour PME, qui possèdent des fonctionnalités plus étendues et permettent par exemple d’établir le bilan social.
• Les logiciels conçus pour satisfaire les besoins particuliers de secteurs d'activité déterminés (logiciels pour les entreprises du BTP, les EHPAD, les services publics, les restaurateurs, etc.).
• Les packs tout-en-un ou ERP (Enterprise Ressource Planning), qui comprennent plusieurs modules fonctionnels. Le logiciel de paie est fourni en lien avec un logiciel de comptabilité, un logiciel RH (gestion des emplois du temps, des carrières et des compétences) et d’autres modules (gestion commerciale, production, etc.).

Il existe également des logiciels dits collaboratifs qui ont vocation à être utilisés par l'ensemble de vos salariés : ils envoient directement leurs demandes de congés ou les notes de frais, sans que vous n'ayez à saisir ultérieurement ces informations.

Combien coûte un logiciel ?

Les prix de vente démarrent à 200 € ou 300 € pour les versions basiques destinées aux très petites entreprises avec un faible nombre de bulletins de paie à réaliser chaque mois. Toutefois, le coût du logiciel ne se limite pas au prix d'achat de la licence : il faut ajouter à cela les frais de formation et les frais de mises à jour. Ensuite, il existe des offres pour les grandes entreprises (plusieurs centaines ou milliers de salariés) qui affichent des tarifs bien supérieurs, pouvant atteindre 20  000 €.