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Guide pour l'externalisation de la gestion de la paie

Comprendre comment calculer correctement toutes les cotisations salariales et les cotisations patronales sur un bulletin de paie, et comment mettre en forme ce bulletin de paie en respectant les obligations légales est une tâche complexe. Maintenir à jour ces informations avec les évolutions légales en cours complique encore davantage la gestion de la paie. Même pour une demi-douzaine de salariés, un chef d'entreprise peut vite comprendre qu'il est judicieux de demander des devis pour l'externalisation de la paie. Heureusement, plusieurs solutions permettent aujourd'hui de simplifier grandement l'externalisation de la gestion de la paie. Cependant, de nombreux dirigeants ignorent encore ces différentes options, ainsi que leur coût et leurs avantages.

Cet article a pour but de fournir un guide d'aide à la décision pour choisir un cabinet d'externalisation de paie :

• En expliquant les différents modes de fonctionnement de l'externalisation de la paie, avec les services courants et optionnels disponibles.

• En détaillant les tarifs possibles pour ces prestations et en indiquant comment obtenir des devis d'externalisation afin de choisir le meilleur prestataire au meilleur prix.

Mettre en place l'externalisation de la gestion de la paie

L'externalisation de la paie peut se faire de différentes façons, en fonction du type de prestataire choisi. Certains services courants peuvent être inclus ou optionnels selon le contrat d'externalisation conclu.

Modes de fonctionnement de l'externalisation de la paie

L'externalisation de la paie fonctionne principalement de deux manières :

• En confiant à un prestataire ultra-spécialisé la seule gestion de la paie.

• En confiant à un expert-comptable cette mission, en plus des autres missions habituelles que l'expert-comptable réalise pour l'entreprise, si ce dernier propose également ce type de service.

Quel que soit le prestataire choisi, chaque mois l'entreprise lui transmet toutes les données nécessaires à l'établissement des bulletins de paie, notamment :

• Les heures travaillées par chaque salarié.

• Le détail des éventuelles heures supplémentaires.

• Les congés pris par les salariés.

• Les primes éventuellement accordées.

• Les titres restaurant attribués.

• Les éventuelles modifications du contrat de travail et du salaire.

Avec le prélèvement à la source et les Déclarations Sociales Normatives (DSN), la gestion de la paie est devenue plus complexe. Les entreprises doivent donc transmettre également des données supplémentaires liées à ces obligations. Le prestataire n'a pas besoin d'être physiquement présent dans l'entreprise pour accomplir ces tâches ; tout peut être fait à distance, notamment via des interfaces de gestion en ligne.

Certaines solutions intermédiaires permettent à l'entreprise de réaliser elle-même ses bulletins de salaire grâce à un logiciel de paie en "cloud", avec l'assistance en ligne d'un expert-comptable.

Services inclus et optionnels

Selon le prestataire et l'offre choisie, plusieurs services peuvent être inclus ou proposés en option dans le cadre de la gestion de la paie.

Services inclus dans la gestion de la paie :

• Le calcul des charges sur le bulletin de paie.

• Le suivi du temps de travail incluant les congés, les RTT et la gestion du registre du personnel.

• L'édition des bulletins de paie.

• L'envoi des bulletins de paie par courrier.

Services optionnels disponibles :

• La saisie et l'envoi des déclarations aux Urssaf, caisses de retraite, prévoyance et autres organismes sociaux.

• La préparation des contrats de travail.

• La préparation des soldes de tout compte.

• L'édition des certificats de travail.

La gestion de la paie est souvent un service d'appel pour les grandes sociétés comptables qui peuvent proposer en option d'autres services globaux pour l'entreprise, notamment ceux d'un expert-comptable.

Comprendre les coûts de l'externalisation de la paie et obtenir des devis d'externalisation

L'externalisation de la paie représente une dépense pour l'entreprise, mais elle n'est pas nécessairement plus coûteuse que la gestion en interne de la paie. Il est essentiel d'obtenir autant de devis d'externalisation de paie que possible afin de savoir si cette solution est économiquement intéressante, et de pouvoir sélectionner le meilleur prestataire.

Les tarifs de l'externalisation de la paie

L'externalisation de la paie peut être facturée de plusieurs manières :

• Un prix par bulletin de salaire, variant entre 5 et 30 euros par mois.

• L'envoi des bulletins de salaire, qui ajoute entre 2 et 3 euros de plus par bulletin.

• Un abonnement à une plateforme en ligne, entre 20 et 40 euros par mois.

Les services optionnels sont souvent facturés soit sous forme de forfait, soit à l'heure.

Si un expert-comptable professionnel prend en charge la préparation et l'édition des bulletins de salaire, cette prestation peut être incluse dans son forfait annuel ou s'ajouter au quota d'heures s'il est payé à l'heure. Pour plus d'informations, consultez notre guide sur les experts-comptables.

Comparaison des coûts de la sous-traitance et de la gestion en interne

Bien que ces tarifs puissent paraître élevés, surtout lorsqu'ils sont annualisés sur l'ensemble des salariés (à 20 euros par bulletin de salaire pour 20 salariés, le coût annuel est de 4 800 euros), il est éclairant de comparer le coût d'un bulletin de paie externalisé à celui d'un bulletin internalisé.

Si l'entreprise ne dispose pas d'un salarié spécialisé pour réaliser les bulletins de salaire, il faut prendre en compte :

• Le salaire d'une ressource humaine dédiée à cette tâche, ne serait-ce qu'à mi-temps, soit un coût minimum de 800 euros par mois.

• Un logiciel de gestion de paie, pour au moins 20 euros par mois en mode "cloud".

• La formation du personnel (ou la montée en compétences des ressources formées), pour au moins 2 000 euros, soit environ 166 euros par mois.

Ce qui donne un total d'environ 986 euros par mois.

Pour ce prix, une solution de gestion externalisée de milieu de gamme permet de gérer près de 50 bulletins de paie.

Une solution intermédiaire de logiciel en mode cloud avancé avec support de comptables professionnels coûterait environ 30 euros par mois, plus 50 à 80 euros de l'heure pour le support, lequel s'avère souvent indispensable. Avec seulement 3 heures de support par mois en moyenne, le coût mensuel approche déjà les 255 euros.

Obtenir des devis d'externalisation de paie pour trouver le meilleur prestataire

Quelle que soit la solution choisie, le coût de ces prestations dépend de devis personnalisés fournis par les prestataires sur demande.

Un décideur d'entreprise souhaitant trouver la solution la plus efficace, fiable et économique en matière de gestion de la paie devra comparer les différentes offres disponibles pour les trois possibilités évoquées plus haut : prestataire spécialisé en gestion de la paie, expert-comptable, ou logiciel avec assistance.

Étant donné le nombre important de prestataires disponibles pour chacune de ces options, comparer les trois implique souvent de passer beaucoup de temps à solliciter des devis d'externalisation de paie.

Heureusement, des services en ligne comme Companeo permettent d'obtenir rapidement et facilement des devis d'externalisation de paie de plusieurs des meilleurs prestataires du marché. C'est simple, gratuit et sans engagement.