Combien de temps conserver les données d’une badgeuse ?

La durée de conservation des données d'une badgeuse dépend de leur finalité, mais dans le cadre du suivi du temps de travail, il est généralement recommandé de les conserver pendant 5 ans. Cette durée permet à l'employeur de répondre à d'éventuels litiges relatifs aux horaires, aux heures supplémentaires ou au temps de travail, conformément aux délais de prescription prévus par le Code du travail.

Les données collectées par une badgeuse constituent des données personnelles. Leur traitement doit donc respecter les exigences du RGPD, notamment en matière de proportionnalité, de sécurité et de limitation de la durée de conservation.

Pour assurer leur conformité, les entreprises doivent :

• informer les salariés de la collecte et de l'utilisation des données ;
• limiter l'accès aux seules personnes habilitées ;
• sécuriser les données contre les accès non autorisés ;
• conserver les informations uniquement pendant la durée nécessaire à leur finalité ;
• supprimer ou anonymiser les données lorsque leur conservation n'est plus justifiée.

En cas de contrôle de l'administration, d'audit interne ou de contentieux prud'homal, les relevés issus d'une badgeuse peuvent constituer des éléments de preuve importants pour justifier les horaires réellement effectués.

À l'issue de la période de conservation, l'entreprise peut procéder à la suppression des données ou à leur anonymisation afin de les exploiter à des fins statistiques sans identifier les salariés concernés.

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