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Tarif permanence téléphonique : combien ça coûte ?
La permanence téléphonique externalisée est peut-être la solution qu'il vous faut !
Imaginez : un standard téléphonique professionnel répondant à tous vos appels, un secrétariat à distance qui prend vos messages et vos rendez-vous, et tout cela sans avoir à vous soucier de l'installation d'une ligne téléphonique supplémentaire. C’est la promesse du télésecrétariat, un service de plus en plus plébiscité par les entreprises de toutes tailles.
Mais alors, quels sont les tarifs de ce service ? Combien coûte la prise d’un appel ? Quels forfaits choisir pour optimiser son budget ? Autant de questions légitimes auxquelles nous allons répondre dans cet article. Nous vous guiderons à travers les différents modèles de facturation (forfait, à l’heure, à l’appel), les services inclus (prise de messages, gestion d’agenda, transfert d’appels), et les options supplémentaires (SMS, messagerie vocale).
Les facteurs influençant le coût d'une permanence téléphonique externalisée
Le volume d'appels : le nerf de la guerre
Le premier facteur à prendre en compte pour évaluer le coût d'une permanence téléphonique externalisée est, sans surprise, le nombre d'appels que vous recevez. Plus vous avez d'appels entrants, plus le coût du service aura tendance à augmenter. Les prestataires proposent généralement différents forfaits :
- Forfaits illimités : Idéals pour les entreprises ayant un nombre d'appels très important et imprévisible.
- Forfaits avec un nombre d'appels inclus : Plus économiques, mais attention à ne pas dépasser le seuil défini, sous peine de frais supplémentaires.
- Facturation à l'appel : Une solution flexible pour les entreprises avec un nombre d'appels faible ou très variable.
La complexité des tâches : au-delà de la simple prise de messages
Le coût de votre permanence téléphonique sera également influencé par la complexité des tâches à réaliser . Une simple prise de messages ne sera pas facturée au même prix qu'une gestion d'agenda complexe, incluant la prise de rendez-vous, la coordination avec différents intervenants ou encore le suivi de dossiers médicaux.
Les horaires de permanence : 24h/24, 7j/7 si besoin
Les horaires de permanence sont un autre élément clé à prendre en compte. Si vous avez besoin d'une permanence téléphonique en dehors des heures ouvrables classiques, voire 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, le coût sera naturellement plus élevé. Certains secteurs d'activité, comme le médical, nécessitent par exemple une disponibilité en continu.
Les options supplémentaires : personnalisez votre service
Les prestataires proposent de nombreuses options supplémentaires pour personnaliser votre service de permanence téléphonique :
- Enregistrement des appels : Utile pour des raisons légales ou pour améliorer la qualité de service.
- Rapports détaillés : Pour suivre l'activité de votre standard et analyser les performances de vos équipes.
- Intégration avec votre CRM : Pour une gestion centralisée de vos contacts et de vos données.
- SMS et messagerie vocale : Pour offrir à vos clients de nouvelles voies de communication.
Ces options entraînent généralement des coûts supplémentaires, mais peuvent s'avérer très utiles pour optimiser votre gestion de la relation client.
La localisation du prestataire : un choix stratégique
Le choix de la localisation du prestataire peut également avoir un impact sur le coût du service. Les tarifs peuvent varier d'un pays à l'autre, en fonction du coût de la vie et des réglementations en vigueur. Il est également important de prendre en compte le fuseau horaire si vous avez des clients à l'étranger.
Les différents modèles de tarification : quel est le plus adapté à vos besoins ?
Le forfait mensuel : une solution simple et transparente
Le forfait mensuel est sans doute le modèle de tarification le plus répandu dans le domaine de la permanence téléphonique. Il offre une grande visibilité sur les coûts, puisque vous connaissez à l'avance le montant de votre facture chaque mois. Ce type de forfait inclut généralement :
- Un nombre d'appels inclus: Le prestataire définit un nombre d'appels que vous pouvez recevoir chaque mois.
- Des services de base: Prise de messages, transfert d'appels, gestion d'un agenda simple.
- Des options personnalisables: Enregistrement des appels, rapports détaillés, etc.
Avantages : Simplicité, transparence, budget maîtrisé.
Inconvénients : Peut être peu flexible si votre volume d'appels varie beaucoup.
La facturation à l'heure : une solution adaptée aux besoins variables
Ce modèle est particulièrement intéressant pour les entreprises dont le nombre d'appels fluctue fortement d'un mois à l'autre. Vous payez uniquement les heures de permanence réellement utilisées.
Avantages : Grande flexibilité, coût adapté à l'activité.
Inconvénients : Moins prévisible en termes de budget.
La facturation à l'appel : la transparence absolue
Avec ce modèle, vous ne payez que les appels effectivement reçus. C'est une solution très transparente, mais elle peut s'avérer plus coûteuse si vous avez un flux d'appels important.
Avantages : Transparence totale, pas de mauvaise surprise.
Inconvénients : Peut être plus onéreux pour un nombre d'appels élevé.
Les modèles hybrides : le meilleur des deux mondes
Certains prestataires proposent des modèles hybrides, combinant les avantages du forfait et de la facturation à l'heure ou à l'appel. Par exemple, vous pouvez souscrire un forfait de base et payer à l'heure supplémentaire.
Avantages : Flexibilité, personnalisation.
Inconvénients : Peut être plus complexe à comprendre.
Comparaison des prix sur le marché : un exercice incontournable
Les fourchettes de prix : une grande variabilité
Les tarifs de la permanence téléphonique externalisée peuvent varier considérablement d'un prestataire à l'autre. Plusieurs facteurs expliquent cette disparité :
- La qualité du service : Un prestataire proposant des services haut de gamme avec des télésecrétaires qualifiées et expérimentées aura naturellement des tarifs plus élevés.
- Les options incluses : Le nombre de services inclus dans le forfait (prise de messages, gestion d'agenda, transfert d'appels, etc.) influe directement sur le prix final.
- Le volume d'appels : Plus le flux d'appels est important, plus le tarif peut être négocié à la baisse.
- La localisation du prestataire : Les tarifs peuvent varier d'une région à l'autre, voire d'un pays à l'autre.
Les différents modèles de tarification : du forfait à la facturation à l'appel
Les prestataires proposent différents modèles de tarification :
- Le forfait mensuel : Il s'agit d'un abonnement mensuel qui inclut un certain nombre d'appels. Ce modèle est intéressant pour les entreprises ayant un volume d'appels stable et prévisible.
- La facturation à l'heure : Ce modèle est plus flexible et adapté aux entreprises dont le flux d'appels varie fortement d'un mois à l'autre.
- La facturation à l'appel : Ce modèle est transparent et simple à comprendre. Chaque appel est facturé individuellement.
Les options supplémentaires : un coût variable
Les options supplémentaires peuvent faire varier considérablement le prix final. Parmi les options les plus courantes, on retrouve :
- L'enregistrement des appels: Utile pour des raisons légales ou pour améliorer la qualité de service.
- Les rapports détaillés: Pour suivre l'activité de votre standard et analyser les performances de vos équipes.
- L'intégration avec votre CRM: Pour une gestion centralisée de vos contacts et de vos données.
- Les SMS et la messagerie vocale: Pour offrir à vos clients de nouvelles voies de communication.
Les critères à prendre en compte lors de la comparaison
Lorsque vous comparez les offres, ne vous focalisez pas uniquement sur le prix. D'autres critères sont tout aussi importants :
- La qualité du service client: Un bon prestataire doit être à l'écoute de vos besoins et vous proposer un accompagnement personnalisé.
- La réactivité: Un prestataire réactif est en mesure de répondre rapidement à vos demandes et de résoudre les éventuels problèmes.
- La flexibilité: Un prestataire flexible pourra s'adapter à l'évolution de vos besoins.
- La réputation du prestataire: Renseignez-vous sur la réputation du prestataire auprès d'autres entreprises.
La comparaison des prix est une étape essentielle pour choisir la solution de permanence téléphonique qui vous convient le mieux. N'hésitez pas à demander plusieurs devis et à comparer les offres en détail. Souvenez-vous que le prix ne doit pas être le seul critère de sélection.
Pour finir
Le choix d'une permanence téléphonique externalisée est une décision stratégique pour toute entreprise souhaitant optimiser sa communication et améliorer sa productivité. En comparant les différentes offres du marché et en sélectionnant le prestataire qui correspond le mieux à vos besoins, vous pouvez bénéficier d'un service de qualité tout en maîtrisant vos coûts. N'hésitez pas à demander plusieurs devis et à négocier les tarifs pour obtenir les meilleures conditions.
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