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Standard virtuel, ce qu'il faut savoir

Dispositif technique efficace et performant, le standard virtuel représente une solution de choix pour toutes les entreprises qui ne peuvent ou ne souhaitent pas avoir recours au service d'un secrétaire.

standard virtuel

Qu'est ce qu'un standard virtuel ? Quel est son mode de fonctionnement ?

Un standard virtuel est un boîtier servant à réceptionner automatiquement les appels entrants d'une société ou une organisation. On parle de standard virtuel car à l'inverse d'autres types de standards téléphoniques (PABX, Centrex ou fonctionnant avec la voix sur IP), il est en réalité absent des locaux de l'entreprise cliente mais hébergé tel un site web sur les serveurs du prestataire spécialisé.

Son mode de fonctionnement repose sur la technologie classique employée pour l'émission et la réception d'appels : le réseau RTC à l'inverse d'autres standards qui utilisent quant à eux le réseau internet.

Pour utiliser et bénéficier des services et avantages d'un standard virtuel, après sélection du prestataire, il suffit de :

  • Définir librement un numéro de téléphone unique pour l'ensemble de la clientèle, les fournisseurs et les divers interlocuteurs de l'entreprise,
  • Informer le prestataire du choix du numéro,
  • Indiquer enfin les emails des employés et collaborateurs ainsi que leurs numéros de téléphone portable.

 

Principales fonctionnalités d'un standard virtuel

En fonction du budget de l'entreprise et de la technologie proposée par le prestataire, les fonctionnalités de ces standards virtuels varient quelque peu mais bon nombre d'entre elles sont communes, parmi lesquelles :

  • La mise en place d'un message d'accueil personnalisé, au nom de l'entreprise
  • La mise en place d'une musique d'attente
  • La réception en simultané de plusieurs appels
  • Le transfert d'appel vers le bon correspondant, que ce soit sur sa ligne fixe ou sur son téléphone portable
  • L'identification de la personne appelant
  • Le transfert des messages vocaux directement sur la boîte email du destinataire de l'appel
  • Le filtrage des appels
  • L'enregistrement des appels

 

Standard virtuel : les avantages non négligeables

Utiliser les services d'un standard virtuel constitue pour de nombreuses entreprises une solution de choix, une alternative des plus satisfaisantes à l'emploi d'un secrétaire.

  • Le vaste panel de fonctionnalités remplit les mêmes tâches qu'un standard physique, sans avoir néanmoins la nécessité de l'acheter, de le louer ou de gérer son installation et sa maintenance régulière.
  • L'image de marque de l'entreprise est renforcée positivement via une réception professionnelle des appels, avec message d'accueil personnalisé et musique d'attente.
  • Les collaborateurs ne loupent plus aucune opportunités d'affaires ou réclamations clients et fournisseurs car les appels et messages leurs sont directement transférés.
  • Il s'agit d'une solution moins onéreuse que l'emploi d'un ou plusieurs secrétaires.
  • A l'inverse d'autres équipements comme un serveur IP, l'entreprise n'a pas besoin de renouveler son parc de téléphone.
  • Le réseau RTC par lequel transite les appels est plus stable que le réseau internet sur lequel fonctionne les autres technologies de standards.
  • L'entreprise cliente bénéficie d'une possibilité de réception d'appel en non-stop : 7j/7 et 24H/24 si besoin

 

Il est à noter enfin que, si cette solution correspond plutôt aux besoins de petites entreprises voire d'indépendants, elle n'en reste pas moins intéressante pour les entreprises de taille plus importante au vu des avantages qu'elle génère.

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