Optimiser votre budget téléphonie : Combien coûte la plateforme idéale ?

L'externalisation de la fonction de secrétariat, d'accueil et de permanence téléphonique chez une plate-forme spécialisée est une alternative performante et efficace à l'emploi d'une secrétaire en interne à temps plein. Toutes les typologies d'entreprises y trouvent largement leur compte. Mais combien coûte une telle opération ? Quelles sont les différentes formules proposées par le marché ?

Plateforme téléphonique : des tarifs qui varient en fonction des services proposés

En confiant la gestion de l’accueil à une structure externalisée d’appels, les entreprises et organisations clientes voient le niveau de facturation varier en fonction des services auxquels ils ont souscrits. Car les sociétés ou indépendants spécialisés en permanence téléphonique proposent en effet une palette large de prestations telles que :

• la réception des appels entrants
• la prise de message
• la prise de rendez-vous
• le filtrage des appels
• la gestion des agendas
• l'envoi de message par email, SMS, fax
• la saisie de compte-rendu
• la retranscription de rapport
• la frappe de courriers commerciaux

Les solutions d’externalisation peuvent donc offrir un premier niveau de simple réception d'appels ou un panel plus large de services administratifs et de soutien complet. Les coûts peuvent évoluer selon l’étendue de la mission demandée, notamment si l’entreprise souhaite uniquement filtrer les appels entrants ou si elle désire une gestion intégrale de son agenda et de ses tâches quotidiennes.

Ainsi, la tarification de la permanence téléphonique repose sur la complexité des missions : plus la plate-forme prend en charge d’éléments (suivi des dossiers, comptes-rendus, assistance administrative), plus le prix s’élève. Par exemple, un pack de simple réception peut s’avérer très abordable, tandis qu’un ensemble complet de services administratifs coûtera davantage en raison de la formation et de la disponibilité requises.

Pour y voir plus clair, voici un aperçu comparatif entre des prestations basiques et avancées :

Cette flexibilité de configuration permet aux entreprises de moduler précisément leurs coûts, en choisissant les options qui leur importent le plus, qu’il s’agisse d’un grand groupe ou d’une petite société réalisant parfois un budget réduit pour son téléphone-secrétariat.

Les différentes formules proposées par une plateforme téléphonique

En ce qui concerne la facturation à proprement parler, là encore, plusieurs options sont offertes. Il est ainsi possible de choisir parmi les différentes formules proposées par les prestataires de secrétariat par téléphone. Une facturation au temps passé : via un taux horaire clairement défini dès le démarrage de la collaboration, la permanence au temps passé convient ainsi aux collaborations qui s’étalent sur la durée. Il est également courant de voir des enveloppes mensuelles négociées à l’avance en termes de budget.

Une facturation à la tâche : nombre d’appels reçus, nombre de rapports et courrier saisis, nombre de rendez-vous établis, de messages transmis… tout dépend du besoin précis de l’entreprise en la matière, cette formule peut s’avérer particulièrement intéressante pour des missions ciblées.

Enfin, la facturation au forfait. Cela revient à décider d’une enveloppe globale qui comprendra différentes prestations, qu’il s’agisse simplement d’appels entrants ou d’un accompagnement administratif complet. Pour obtenir un devis détaillé pour la permanence téléphonique, il est conseillé d’évaluer la volumétrie d’appels, la durée de la collaboration et le niveau d’expertise attendu.

Voici un tableau récapitulatif des formules courantes et de leurs avantages :

Le choix de la formule dépend donc du volume d’activité et du type de prestation souhaitée. Un service de secrétariat téléphonique conçu pour des tâches administratives complexes convient généralement mieux à une facturation mensuelle forfaitaire, alors qu’un cabinet médical avec quelques appels quotidiens préférera parfois une tarification à la minute.

Chaque entreprise doit ainsi définir ses priorités et solliciter un prestataire de secrétariat afin de recevoir un contrat adapté à ses besoins spécifiques.

Plateforme téléphonique : quelques exemples de tarifs

De manière générale, la tarification d'un secrétaire indépendant réalisant à distance la permanence téléphonique se situe dans une fourchette large allant de 15€ à 35€ de l'heure selon le niveau d'expérience et de qualification. Il est à noter que les tarifs horaires peuvent grimper en fonction également de la plage horaire souhaitée. Par ailleurs, bon nombre de prestataires proposent une tarification sur mesure.

Pour information, il est possible de bénéficier des seuls services de réception d'appels comme suit : 50€ HT par mois pour la réception illimitée d'appels ou 0.99€ par appel, 55 € HT par mois pour 35 appels, 80€ HT par mois pour 50 appels, 150 € HT par mois pour 100 appels, 350€ HT par mois pour 300 appels.

Pour une prestation complète cette fois, comprenant la réception, le filtrage, la prise de rendez-vous, la gestion des agendas, le transfert des messages par SMS/email ou fax, certaines structures spécialisées proposent des packages allant de quelques 200€ HT par mois à plus de 500€ HT par mois. Les coûts peuvent aussi varier selon le secteur d’activité (par exemple un cabinet médical aura parfois besoin d’un suivi plus poussé) et la localisation géographique, puisque certains prestataires basés dans de grandes villes ont des charges plus élevées.

Les grandes entreprises seront souvent prêtes à investir davantage pour un accompagnement plus personnalisé, tandis que les TPE et PME privilégieront un secrétariat téléphonique tarif raisonnable, éventuellement réduit à la seule réception d’appels. On constate également que le coût d’une enquête téléphonique, s’il s’agit par exemple de sondages clients ou de suivis marketing, peut être supérieur à la simple prise d’appel, car il requiert une formation spécifique des opérateurs.

Voici un tableau comparatif donnant quelques estimations modifiées selon le secteur et la région :

Au final, ces tarifs s'adaptent aux besoins de chaque structure, qu’il s’agisse d’un service de base ou de la prise en charge intégrale d’un téléphone-secrétariat complet. Cette flexibilité tarifaire explique pourquoi l’externalisation d’un service de secrétariat intéresse autant les chefs d’entreprise, qui bénéficient ainsi d’une solution modulable et potentiellement plus économique qu’un recrutement à plein-temps, tout en gagnant un temps précieux au quotidien.