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Secrétariat téléphonique, les différentes solutions

Afin de traiter les appels entrants des différents correspondants, de gérer les rendez-vous et de véhiculer une image de qualité, le secrétariat téléphonique d'une entreprise ou d'une organisation est un élément crucial. Plusieurs solutions existent pour mettre en place un service professionnel et de qualité. Voici les principales.

secrétariat téléphonique

Le télé-secrétariat téléphonique à domicile : une solution de plus en plus répandue 

Alternative intéressante à l'emploi en CDD ou en CDI d'un secrétaire, le télésecrétaire remplit les mêmes fonctions qu'un secrétaire téléphonique classique mais en travaillant à distance, le plus souvent depuis son domicile.

Cette solution, souple et flexible, intéresse de plus en plus d'entreprises de type PME en raison des avantages que cela représente pour la gestion du secrétariat téléphonique :

  • Economies : absence de charges sur les salaires car la télésecrétaire facture ses prestations.
  • Facilité comptable : les montants dépensés en prestations sont comptabilisés comme des charges déductibles pour le client (l'entreprise en l'occurrence).
  • Même niveau de compétences et de professionnalisme : car qui dit télésecrétaire ne veut pas pour autant dire secrétaire amateur. Les télésecrétaires ont en effet reçu la même formation que ceux officiant en interne, et sont détenteurs d'un diplôme spécialisé de type BEP ou Bac Pro Secrétariat.
  • Des tâches définies clairement à l'avance, à effectuer selon la philosophie et les valeurs de l'entreprise : l'accueil, la présentation, la prise de rendez-vous sont autant de fonctions qui font l'objet d'un service entièrement sur-mesure.

Les grands groupes et organisations peuvent également faire appel aux services d'un ou plusieurs télésecrétaires à domicile pour notamment absorber des surcharges temporaires de travail.

Les télésecrétaires à domicile remplissent exactement les mêmes fonctions qu'une personne employée en interne pour gérer le secrétariat téléphonique :

  • accueil personnalisé au nom de l'entreprise cliente
  • transfert des appels au correspondant
  • prise de message
  • gestion des questions et réclamations
  • prise de rendez-vous et gestion des agendas...

Les plateformes téléphoniques : alternative intéressante pour le secrétariat téléphonique

Externaliser la gestion du poste de secrétariat téléphonique est également réalisable en ayant recours à l'un des nombreux prestataires en plateforme téléphonique.

Une plateforme téléphonique donne la possibilité de gérer un très grand nombre d'appels à la fois car il s'agit de société regroupant un nombre important d'opérateurs en charge de réaliser des missions de traitement d'appels pour telle ou telle société.

Les plateformes téléphoniques gèrent à la fois des appels entrants et des appels sortants. On parle également de centre d'appels ou de call-centers, popularisés notamment par le secteur d'activité de la téléphonie mobile et d'Internet qui ont massivement recours à des sociétés externes pour gérer leurs appels.

C'est une solution intéressante notamment pour les entreprises ayant affaire avec un nombre massif d'appels car les missions réalisées par une plateforme téléphonique sont notamment:

  • Le SAV
  • L'information clientèle
  • La téléprospection
  • La gestion des requêtes
  • Les relances pour les impayés ou les factures en cours

 

Mis à part l'avantage du coût de fonctionnement plus intéressant que l'emploi de nombreux salariés en interne, une plateforme de secrétariat téléphonique génère des atouts pour ses clients :

  • Une présentation professionnelle adaptée aux pré-requis de l'entreprise
  • Un service client de qualité : par un temps d'attente réduit à son strict minimum et un décroché rapide
  • Un niveau de compétences élevé : le personnel est dûment qualifié et expérimenté
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