Gestion du temps de travail, pointeuse : Installation d’un système de pointage : les démarches légales obligatoires

Si la gestion du temps de travail est une obligation légale, l’installation d’un système de pointage dans une entreprise exige un certain nombre de formalités préalables. Ce qu’il faut savoir sur le sujet.

La CNIL, l’organisme à contacter

Dès lors qu’un chef d’entreprise envisage de mettre en place un système de pointage, il est soumis à l’obligation d’obtenir l’accord préalable de la CNIL, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés. Pour ce faire, il est nécessaire de déclarer, d’informer voire d’obtenir l’autorisation écrite de la CNIL, qu’une pointeuse est sur le point d’être installée.

La CNIL publie régulièrement des avis sur tel ou tel système de traitement des données qu’elle atteste comme étant conforme avec le respect des libertés individuelles.

Selon cette approche, deux cas de figures se présentent pour la déclaration :

• Soit le système de pointage apparaît comme respecter les principes de la CNIL – pointeuses mécaniques, numériques et badgeuses : dans ce cas une déclaration simplifiée ou ordinaire en ligne ou par courrier suffit et aucune autorisation écrite est requise. Le formulaire étant le CERFA 138009 et le CERFA 13810.

• Soit le système de pointage ne fait pas partie de ceux admis par la CNIL - c’est le cas de la pointeuse biométrique - dans ce cas l’employeur a l’obligation d’obtenir une autorisation expresse et écrite de la CNIL à l’aide du formulaire CERFA 13786 ainsi que du document annexe « dispositif biométrique. »

Dans ce deuxième cas de figure, si vous n’avez pas reçu une réponse de la CNIL dans un délai de 2 mois, la réponse est alors négative, l’autorisation n’est pas donnée.

Informer les représentants du personnel

Il s’agit d’une autre obligation légale. Tout chef d’entreprise est tenu par la loi de réunir les représentants du personnel pour les informer de la prochaine mise en place d’un dispositif de pointage.

Les délégués du personnel, le CE ou encore le CHSCT (Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail) doivent ainsi être consultés et informés par :

• L’affichage d’une note, accompagnée de l’autorisation de la CNIL
• Un vote

Les conséquences du non-respect des déclarations

Si aucune déclaration préalable n’a été effectuée à la CNIL et si aucune consultation avec les représentants du personnel n’a été menée, le dirigeant s’expose ainsi à :

• Des amendes
• Une peine éventuelle de prison

D’autre part, lors d’un litige aux Prud’hommes, les représentants du personnel seront en droit de demander le retrait de la pointeuse et aucune information relevée par le système ne pourra être retenue comme preuve.