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Créez un fichier de suivi de prospection performant

Temps de lecture : 8 min

 

Vous en avez assez de perdre de vue vos prospects ? Un tableau Excel, c'est bien, mais un outil de suivi de prospection, c'est mieux ! Imaginez : toutes les informations sur vos prospects à portée de clic. Nom, entreprise, dernières interactions, prochaines actions... tout est centralisé.

Un CRM (Customer Relationship Management), c'est comme un copilote pour vos commerciaux. Il vous aide à organiser vos données, à suivre l'évolution de vos leads et à optimiser vos actions commerciales. Plus besoin de jongler entre différents fichiers et logiciels, tout est réuni dans un seul et même outil.

Les avantages ? Une meilleure gestion de votre temps, une vision claire de votre pipeline de vente, une collaboration facilitée au sein de votre équipe et, surtout, une augmentation de votre taux de conversion.

Vous souhaitez booster vos performances commerciales ? Téléchargez notre modèle de fichier de suivi de prospection et découvrez comment tirer le meilleur parti de vos outils. Parce qu'un commercial bien équipé, c'est un commercial qui atteint ses objectifs !

Votre fichier de suivi : le carnet d'adresse du commercial 2.0

1. La fiche signalétique : qui est ce prospect ?

Imaginez  votre fichier de suivi comme un carnet d'adresses ultra-personnalisé. Pour chaque prospect, vous aurez besoin de quelques informations clés :

  • Les bases : Nom, prénom, fonction, entreprise, secteur d'activité. C'est le B-A-BA pour ne pas mélanger les pinceaux.
  • Les coordonnées : Téléphone, email, adresse du siège social. Ces informations sont essentielles pour les contacter et leur montrer que vous êtes intéressé.
  • Le lien : Comment avez-vous fait leur connaissance ? Un salon professionnel, un réseau social, une recommandation ? Cela vous aidera à personnaliser vos échanges.

2. L'histoire de la relation : chaque contact compte

Un fichier de suivi, c'est aussi un journal de bord. Pour chaque interaction avec un prospect , notez :

  • La date et l'heure : Cela vous permettra de suivre l'évolution de la relation et d'éviter les relances trop rapprochées (ou trop espacées).
  • Le moyen de contact : Email, téléphone, LinkedIn ? Chaque canal a ses spécificités.
  • Le sujet de la conversation : Qu'avez-vous évoqué ? C'est important pour ne pas revenir sur des points déjà abordés.
  • Le résultat : Intérêt marqué, rendez-vous fixé, demande de documentation... Cela vous aidera à évaluer l'efficacité de vos actions.

3. Les notes personnelles : parce que chaque prospect est unique

Votre fichier de suivi est un espace personnel. N'hésitez pas à y noter toutes les informations qui vous semblent pertinentes :

  • Les centres d'intérêt du prospect : Cela vous permettra de personnaliser vos échanges et de créer du lien.
  • Les objections soulevées : Cela vous aidera à anticiper les questions et à y répondre de manière efficace.
  • Les prochaines étapes : Un email de relance, un appel téléphonique, un rendez-vous... Fixez-vous des objectifs clairs pour chaque prospect.

4. Le statut : où en est-on ?

Pour vous y retrouver facilement, attribuez un statut à chaque prospect :

  • Prospect qualifié : Il a exprimé un réel intérêt pour votre offre.
  • En cours de qualification : Vous devez encore affiner son profil.
  • Non qualifié : Il n'est pas un bon candidat pour votre produit ou service.
  • Client : Félicitations, vous avez converti un prospect en client !

Pourquoi un fichier de suivi si détaillé ?

En ayant toutes ces informations à portée de main, vous gagnerez un temps précieux et vous optimiserez vos actions commerciales . Vous pourrez :

  • Personnaliser vos approches : Chaque prospect est unique, et votre approche doit l'être aussi.
  • Suivre l'évolution de votre pipeline : Vous aurez une vision claire de l'avancement de vos différentes affaires.
  • Identifier les opportunités : Vous ne manquerez aucune occasion de conclure une vente.
  • Améliorer votre stratégie : En analysant vos données, vous pourrez identifier les actions les plus efficaces et ajuster votre démarche.

Votre fichier de suivi est votre arme secrète pour réussir en prospection. Il vous permet de gagner en efficacité, de renforcer votre relation avec les prospects et, in fine, de booster vos résultats commerciaux. Alors, n'attendez plus pour le mettre en place !

Remplissez le formulaire de devis en ligne  et vous recevrez les conseils avisés de nos partenaires. Ils sauront vous orienter vers les meilleures solutions.

Quel outil choisir pour booster votre prospection ?

Vous avez décidé de mettre en place un suivi de prospection efficace, mais vous ne savez pas quel outil choisir ? Pas de panique, nous allons y voir plus clair ensemble !

  • Excel, le classique revisité : Excel, c'est un peu le couteau suisse du bureau. Il est simple d'utilisation et permet de créer des tableaux personnalisés à l'infini. Parfait pour les petites entreprises ou pour ceux qui débutent dans le suivi de prospection. Mais attention, au-delà d'une centaine de contacts, Excel peut vite devenir limité et fastidieux à gérer.
  • Les CRM, des alliés de choix : Les CRM (Customer Relationship Management) sont des logiciels spécialement conçus pour gérer les relations clients. Ils offrent un large éventail de fonctionnalités : gestion des contacts, suivi des opportunités, automatisation des tâches, génération de rapports... Si vous recherchez un outil complet et performant, un CRM est fait pour vous.
  • Les outils spécialisés : Il existe également des outils spécialisés dans le suivi de prospection. Ces outils sont souvent plus simples d'utilisation que les CRM et proposent des fonctionnalités spécifiques aux commerciaux. Ils peuvent être une bonne option si vous avez des besoins très précis.

Comment choisir le bon outil ?

Le choix de l'outil dépend de plusieurs facteurs :

  • La taille de votre entreprise : Si vous êtes une petite entreprise, un tableur Excel peut suffire. En revanche, si vous avez un grand nombre de contacts, il est préférable d'opter pour un CRM.
  • Votre budget : Les outils de suivi de prospection peuvent avoir des tarifs très variables. Il est important de définir votre budget avant de commencer vos recherches.
  • Vos besoins : Quelles sont les fonctionnalités dont vous avez besoin ? Gestion des contacts, suivi des opportunités, automatisation des tâches, génération de rapports... Faites une liste de vos besoins pour trouver l'outil qui y répond le mieux.
  • La facilité d'utilisation : L'outil doit être simple à prendre en main et à utiliser au quotidien. N'hésitez pas à tester les différentes solutions avant de faire votre choix.

Les critères à ne pas négliger

Lorsque vous comparez les différents outils, prêtez attention aux critères suivants :

  • L'interface utilisateur : L'interface doit être intuitive et agréable à utiliser.
  • Les fonctionnalités : L'outil doit vous permettre de gérer efficacement vos contacts et de suivre l'évolution de vos ventes.
  • La personnalisation : Vous devez pouvoir adapter l'outil à vos besoins spécifiques.
  • L'intégration avec d'autres outils : L'outil doit pouvoir s'intégrer avec les autres logiciels que vous utilisez au quotidien (email, agenda, etc.).

En choisissant le bon outil, vous gagnerez en productivité, vous optimiserez vos ventes et vous fidéliserez vos clients. Alors, n'hésitez plus et lancez-vous dans la recherche de l'outil idéal !

Structurer son fichier

Un fichier bien rangé, c'est la clé du succès !

Une fois que vous avez choisi votre outil de suivi, il est temps de structurer votre fichier. Imaginez votre fichier comme un placard : si tout est bien rangé, vous trouverez facilement ce que vous cherchez.

Les colonnes, les tiroirs de votre fichier

Chaque colonne de votre fichier correspond à une information spécifique sur votre prospect. Nom, prénom, entreprise, dernière interaction... Assurez-vous que vos colonnes sont claires et concises pour faciliter la saisie des données.

Les lignes, vos prospects

Chaque ligne représente un prospect. Plus vous aurez de lignes, plus votre fichier sera complet. Mais attention à ne pas vous perdre dans une masse de données !

Les onglets, pour organiser vos pensées

Si vous avez beaucoup de prospects, vous pouvez créer différents onglets pour les organiser par secteur d'activité, par stade de qualification ou par commercial. C'est un peu comme avoir plusieurs placards pour ranger vos affaires.

Les couleurs, pour une meilleure visibilité

Utilisez des couleurs pour mettre en évidence les informations importantes. Par exemple, vous pouvez colorier en vert les prospects qualifiés et en rouge les prospects à relancer.

Les formules, pour gagner du temps

Si vous utilisez un tableur comme Excel, vous pouvez créer des formules pour automatiser certains calculs. Par exemple, vous pouvez calculer le nombre de jours écoulés depuis la dernière prise de contact ou calculer votre taux de conversion.

Quelques conseils pour structurer votre fichier

  • Soyez cohérent : Utilisez toujours la même terminologie et le même format pour saisir les données.
  • Soyez précis : Notez toutes les informations pertinentes, même si elles vous semblent insignifiantes au premier abord.
  • Soyez régulier : Mettez à jour votre fichier régulièrement pour qu'il reste à jour.
  • Soyez flexible : N'hésitez pas à modifier votre fichier si vous vous rendez compte qu'il ne répond plus à vos besoins.

Un modèle pour vous aider à démarrer

Si vous ne savez pas par où commencer, vous pouvez trouver de nombreux modèles de fichiers de suivi de prospection sur internet. Ces modèles vous donneront une base solide pour créer votre propre fichier. N'hésitez pas à les adapter à vos besoins spécifiques.

Un fichier bien structuré est un atout indispensable pour réussir votre prospection. Il vous permet de gagner du temps, d'être plus efficace et de prendre de meilleures décisions. Alors, prenez le temps de bien organiser vos données et vous verrez les résultats !

Pour finir 

De la simple feuille de calcul à l'outil CRM sophistiqué, les solutions pour suivre vos prospects sont nombreuses. Le choix de l'outil dépendra de vos besoins, de votre budget et de la taille de votre entreprise.

L'essentiel est de trouver un système qui vous permette de centraliser toutes les informations pertinentes, de suivre l'évolution de vos ventes et de personnaliser vos échanges.

En structurant efficacement votre fichier, vous gagnerez en productivité, vous améliorerez votre relation client et vous atteindrez plus facilement vos objectifs commerciaux.